Thông cáo báo chí hiện nay đang là một văn bản được sử dụng khá phổ biến với mục đích để quả bá, thông báo tin tức về các sự kiện, quảng bá, giải thưởng, sản phẩm hay một dịch vụ mới của doanh nghiệp;... Cách viết thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông phải chứa thông tin nổi bật, mới lạ để gây được sự chú ý quảng bá được thương hiệu của tổ chức, doanh nghiệp.
Mục lục bài viết
- 1 1. Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới hay và ngắn gọn:
- 2 2. Quy định của pháp luật về thông cáo báo chí:
- 3 3. Khi nào cần viết thông cáo báo chí?
- 4 4. Thông cáo báo chí bao gồm những gì?
- 5 5. Hướng dẫn cách viết một thông cáo báo chí chuyên nghiệp:
- 6 6. Những lưu ý khi viết thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới:
1. Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới hay và ngắn gọn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…. ngày… tháng…. năm……
THÔNG BÁO
(Giới thiệu: Sản xuất sản phẩm mới)
Kính gửi: Khách hàng của công ty
(Rất biết ơn vì lợi ích , Gợi ý khách hàng trong quá khứ)
Sự quan tâm của khách hàng thực sự là nguồn động lực cho công ty liên tục thử, cải thiện để tiếp thị các sản phẩm tốt nhất để làm hài lòng khách hàng. Sau một thời gian nghiên cứu, nghiên cứu, khảo sát, điều tra,…. Công ty đã hoàn thành việc giới thiệu một mẫu sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Sản phẩm có thông tin sau:
Tên sản phẩm mới: ….
Màu sắc: …..
Kích thước, số , biểu tượng: …..
Giá : …..
Ưu điểm của sản phẩm mới: ……
Sản phẩm chính thức được mở từ ngày … / …/……
Khách hàng có thể mua sản phẩm trực tiếp tại công ty; địa chỉ: ………hoặc: Mua qua:………..
Chương trình khuyến mãi:……
Sản phẩm mới được hy vọng sẽ thành công trong thị trường xuất khẩu, và chúng tôi hy vọng rằng thành công này sẽ đem đến những cơ hội trong tương lai để hỗ trợ cho cộng đồng được tốt nhất.
Để biết thêm thông tin, câu hỏi về Sản phẩm, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua:
Tên công ty hoặc tên chính thức của bộ phận phụ trách truyền thông trong công ty:…
Địa chỉ cơ quan:…
Số điện thoại liên lạc:…
Email:….
Số fax:….
Địa chỉ website:…
2. Quy định của pháp luật về thông cáo báo chí:
Thông cáo báo chí được hiểu là một dạng tài liệu mà doanh nghiệp phát hành khi tiến hành chuẩn bị tổ chức một sự kiện hoặc một hoạt động nào đó nhằm mục đích để
Một mẫu thông cáo báo chí thường viết để gửi tới các nhà báo, phóng viên ngoài mục đích muốn thông báo còn như một lời mời dành cho phóng viên, nhà báo để tới dự sự kiện hay hoạt động nào đó sắp diễn ra của doanh nghiệp, tổ chức.
Thông cáo báo chí có vai trò nhất định đối với doanh nghiệp:
Trước hết thông cáo báo chí có vai trò như trợ thủ đắc lực trong việc quảng bá, PR cho các hoạt động của doanh nghiệp. Đây được xem là phương thức hiệu quả lớn góp phần tăng sức quan tâm, thu hút của phía truyền thông và đến gần hơn tới công chúng. Bởi với mỗi doan nghiệp, cụ thể khi đưa ra một mẫu sản phẩm mới sẽ phải tiến hành marketing để đưa sản phẩm tiếp cận với tệp khách hàng của chính doanh nghiệp đó.
Thứ hai, đây cũng là một phương thức để doanh nghiệp khẳng định độ phủ
3. Khi nào cần viết thông cáo báo chí?
Với bất kể một doanh nghiệp hay tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng muốn đánh mạnh vào truyền thông. Bởi đây là cách rất hiệu quả trong việc marketing. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể gửi thông cáo báo chí đi, chỉ nên lựa chọn những trường hợp quan trọng để gửi thông cáo báo chí, ví dụ:
– Gửi thông cáo báo chí khi doanh nghiệp ra mắt những dịch vụ hay sản phẩm mới
– Khi thực hiện những sự kiện quan trọng có sức ảnh hưởng lớn mới nên gửi thông cáo báo chí
– Thực hiện công bố những giải thưởng danh giá mà cá nhân hay doanh nghiệp đạt được
– Tổ chức những sự kiện công bố những thành tựu nghiên cứu của doanh nghiệp đến với giới truyền thông.
4. Thông cáo báo chí bao gồm những gì?
Thứ nhất, về mặt cấu trúc hình thức:
Về cấu trúc của một thông cáo báo chí phải chú ý đến những vấn đề sau:
– Tiêu đề: Tên thông cáo báo chí
– Thông tin liên hệ: Cần đưa đầy đủ tên, số điện thoại, địa chỉ người phụ trách để giúp cho phóng viên, nhà báo có thể tiện liên lạc nếu có vấn đề nào thắc mắc.
– Địa điểm: Nơi sẽ diễn ra sự kiện/ hoạt động
– Thông tin chính của thông cáo báo chí: Thông báo nội dung chính của sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ hai, về mặt nội dung:
Bất kể trong một mẫu văn bản thông báo nào thì cũng cần chú trọng đến nội dung ngắn gọn và đầy đủ để mang lại hiệu quả nhất trong mục đích của doanh nghiệp hướng đến. Nội dung của một bản thông cáo báo chí cần phải đáp ứng những yếu tố sau đây:
– Thông báo báo chí này hướng đến ai? Đây là yếu tố tiên quyết khi viết một thông cáo báo chí, doanh nghiệp phải xác định được chủ thể thông cáo đó hướng đến đối tượng nào mà sản phẩm mình phù hợp. Đối tượng có thể là một người hay một nhóm người, một sự kiện hay một tổ chức doanh nghiệp nào đó.
– Thông cáo báo chí này là thông báo cái gì? Tức là nêu rõ được thông cáo báo chí dành cho sự kiện hay hoạt động nào sẽ diễn ra, tức là doanh nghiệp muốn thông báo gì tới công chúng qua sự kiện này.
– Sự kiện hay hoạt động diễn ra ở đâu: trình bày đầy đủ thông tin địa điểm diễn ra sự kiện hay hoạt động mà doanh nghiệp tổ chức là ở đâu. Lưu ý là doanh nghiệp phải trình bày đầy đủ, rõ ràng chi tiết địa chỉ, nếu trường hợp địa chỉ khó tìm thì nên có đính kèm chỉ dẫn bản đồ.
– Căn cứ, lý do tại sao lại có sự kiện hay hoạt động đó? Thông cáo báo chí cần giải thích rõ vì sao nên đưa tin về sự kiện hay hoạt động đó của doanh nghiệp đến với công chúng.
– Nêu rõ khi nào diễn ra sự kiện, hoạt động: nêu rõ thời gian ngày giờ để giúp cho doanh nghiệp có thể đảm bảo nhà báo, phóng viên tới tác nghiệp đúng giờ.
– Sự kiện hay hoạt động đó diễn ra như thế nào? Trong mẫu thông cáo báo chí nên nêu rõ về lịch trình diễn ra sự kiện, hoạt động cụ thể ra sao để cho phóng viên, nhà báo nắm được lịch trình có sự chuẩn bị chi tiết nhất.
5. Hướng dẫn cách viết một thông cáo báo chí chuyên nghiệp:
Phần mở đầu:
– Phải có tiêu đề thông cáo báo chí là gì?
– Về việc: Sự việc chính được nêu ra trong thông cáo
– Địa điểm, thời gian viết thông cáo
– Đơn vị, cá nhân, tổ chức viết thông cáo.
Phần nội dung:
Mỗi thông cáo báo chí về cơ bản sẽ có những nội dung khác nhau phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp. Nhưng về cơ bản sẽ phải đảm bảo những nội dung cơ bản như sau:
– Nêu nội dung quan trọng (thông tin chi tiết về sự kiện hay hoạt động đó của doanh nghiệp)
– Nêu những nội dung có liên quan
– Tiếp theo, sắp xếp theo trình tự những nội dung ít quan trọng hơn.
Phần kết thúc:
Doanh nghiệp sẽ lưu ý đưa thông tin của các bên phòng ban bên mình để phía bên phóng viên, báo chí có thể dễ dàng liên hệ được. Các thông tin cần lưu ý là:
– Tên công ty hoặc tên chính thức của bộ phận phụ trách truyền thông trong công ty
– Các thông tin liên lạc như địa chỉ cơ quan, website, số điện thoại, fax…
6. Những lưu ý khi viết thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới:
Thông cáo báo chí ra mắt một sản phẩm mới nhằm mục đích đưa sản phẩm tiếp cận đến công chúng cần đảm bảo tuân thủ những vấn đề sau:
– Về mặt nội dung: dễ hiểu, dễ đọc, không chứa những thuật ngữ chuyên môn, chuyên ngành gây nhầm lẫn và khó hiểu. Trường hợp cần sử dụng thì nên kèm chú thích trong văn bản.
Bên cạnh đó, nội dung cần phải chú trọng có liên quan và thu hút những đối tượng mục tiêu.
– Trường hợp gửi thông cáo không bằng văn bản mà bằng email, nên đặt tiêu đề hấp dẫn chứa nội dung chính của thông cáo để gây sự chú ý
– Tránh sử dụng các từ ngữ mang tính tiêu cực và phóng đại trong bản thông cáo. Hãy sử dụng giọng văn trang trọng cho thông cáo báo chí này. Doanh nghiệp cần chú ý đến việc sử dụng giọng văn và ngôn ngữ đảm bảo tính lịch sự nhưng gần gũi.
– Thông cáo báo chỉ cần phải ngắn gọn đầy đủ thông tin và đi thẳng vào vấn đề. Một thông cáo báo chí chỉ nên nằm gọn trong 1 trang giấy, tránh việc đưa quá nhiều nội dung lan man vào thông cáo làm người đọc bị rối và không chắt lọc được thông tin cần thiết và dễ chán.
