Mẫu thông báo thay đổi mức cổ tức và hướng dẫn soạn thảo chi tiết nhất

1. Mẫu thông báo thay đổi mức cổ tức là gì?

Mẫu thông báo thay đổi cổ tức là mẫu thông báo được lập ra khi có sự kiện thay đổi về mức cổ tức. Theo đó, theo quy định của pháp luật thì: ” Cổ tức là khoản lợi nhuận ròng được trả cho mỗi cổ phần bằng tiền mặt hoặc bằng tài sản khác.” Như vậy, có thể hiểu đơn giản nếu một người nắm giữ cổ phiếu của công ty, thì công ty sẽ trích ra 1 phần từ lợi nhuận sau thuế để trả lại cho người đó, gọi là cổ tức. Và sỗ tiền được trích ra để chi trả sẽ được thông quan Đại hội cổ đông vào hàng năm.

Mẫu thông báo thay đổi mức cổ tức là mẫu thông báo được dùng để thông báo về việc thay đổi cổ tức và được gửi đến các cổ đông trong công ty. Mẫu thông báo thay đổi mức là cơ sở để các cổ đông biết về việc thay đổi mức cổ tức của công ty, để từ đó có thể tính được tỷ lệ chi trả cổ tức . Theo đó, tỷ lệ chi trả cổ tức là tỷ lệ phần trăm (%) giữa Cổ tức bằng tiền chia cho Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp (hay Cổ tức chi trả cho 1 cổ phiếu thường/EPS). Mẫu thông báo thay đổi cổ tức nêu rõ những thông tin về cổ đông( họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/ căn cước công dân, số điện thoại, địa chỉ trụ sở,…)thông tin về phần cổ tức, nội dung của thông báo thay đổi mức cổ tức.

2. Mẫu thông báo thay đổi cổ tức:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CÔNG TY …

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ.

Số: ……../TB -……

….., ngày … tháng … năm 20…

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mức cổ tức

Kính gửi: Ông …(1) 

Quốc tịch: ……(2)

Địa chỉ thường trú: ………(3)

CMND số:……………. cấp ngày ……………. tại Cục Cảnh sát ĐKQL cư trú và DLQG về dân cư.(4)

Tên tổ chức: ………(5) .

Địa chỉ trụ sở: ……(6)

Điện thoại: ………(7)

Xin thông báo cho ông ………………. nội dung sau:(1)

Ngày …………., Công ty Cổ phần……tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông bất thường. Căn cứ Nghị quyết số … ngày ……………., Đại hội đồng cổ đông quyết định thay đổi mức trả cổ tức cho các cổ đông. Theo đó, mức cổ tức năm … được thay đổi từ mức …. lên mức ….. (tức 1 cổ phiếu được nhận …. đồng).(8)

Do vậy, thông tin về cổ phần và cổ tức ông ………(1)  được nhận như sau:

Thời điểm trả cổ tức: trước ngày..(9)

Phương thức trả cổ tức: Bằng chuyển khoản

NGƯỜI ĐỊA DIỆN THEO PHÁP LUẬT.

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

3. Hướng dẫn sử dụng mẫu thông báo thay đổi mức cổ tức:

(1): Điền tên người nhận thông báo

(2): Điền quốc tịch của người nhận thông báo

(3): Điền địa chỉ thường trú của người nhận thông báo

(4): Điền số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người nhận thông báo

(5): Điền tên tổ chức

(6): Điền địa chỉ của tổ chức

(7): Điền số điện thoại

(8): Điền nội dung của thông báo thay đổi mức cổ tức

(9): Điền thời điểm trả cổ tức

4. Quy định của pháp luật chi trả cổ tức:

Chi trả cổ tức được thực hiện dựa trên căn cứ của pháp luật về doanh nghiệp, theo đó, cổ tức trả cho cổ phần ưu đãi được thực hiện theo điều kiện áp dụng riêng cho mỗi loại cổ phần ưu đãi. Phần chi trả cổ tức cho cổ phần phổ thông được xác định dựa trên cứ vào số lợi nhuận ròng đã thực hiện và khoản chi trả cổ tức được trích từ nguồn lợi nhuận giữ lại của công ty. Theo quy định của pháp luật thì, tỷ lệ chi trả cổ tức sẽ ở mức hợp lý khi 2 đảm bảo được những yếu tố như:  công ty được bổ sung đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh và  công ty đảm bảo vẫn giữ được tỷ suất sinh lợi trên vốn .

– Điều kiện để công ty cổ phần chỉ được trả cổ tức của cổ phần phổ thông, theo đó điều kiện phải đáp ứng bao gồm: 

+ Điều kiện 1:  Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật;

+ Điều kiện 2: Đã trích lập các quỹ công ty và bù đắp lỗ trước đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty;

+ Điều kiện 3: Ngay sau khi trả hết số cổ tức, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.

Hình thức chi trả phần cổ tức: theo quy định của pháp luật thì cổ tức có thể được chi trả bằng tiền mặt, bằng cổ phần của công ty hoặc bằng tài sản khác quy định tại Điều lệ công ty. Nếu chi trả bằng tiền mặt thì phải được thực hiện bằng Đồng Việt Nam và theo các phương thức thanh toán theo quy định của pháp luật. Theo đó, chi trả cổ tức bằng tiền là việc doanh nghiệp trả cổ tức bằng tiền mặt trực tiếp vào tài khoản chứng khoán cho cổ đông. Đối với hình thức chi trả phần cổ tức bằng trái phiếu thì chi trả cổ tức bằng cổ phiếu là việc doanh nghiệp sẽ phát hành thêm cổ phiếu cho cổ đông. Việc phát hành thêm cổ phiếu để chi trả cổ tức sẽ không làm thay đổi vốn chủ sở hữu cũng như tỷ lệ nắm giữ của cổ đông. Hình thức chi trả phần cổ tức bằng tiền hay bằng trái phiếu sẽ phụ thuộc vào điều lệ của công ty và vẫn phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật về chi trả phần cổ tức.

Ngoài ra, công ty có thể chi trả cổ tức bằng cổ phần. Đối với hình thức chi trả như vậy thì công ty cần phải tiến hành những thủ tục chào bán cổ phần theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Theo đó, các hình thức chào bán cổ phần bao gồm:chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu, chào bán cổ phần riêng lẻ, chào bán cổ phần ra công chúng. Sau đó, công ty phải tiến hành đăng ký tăng vốn điều lệ tương ứng với tổng mệnh giá các cổ phần dùng để chi trả cổ tức trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc thanh toán cổ tức theo quy định của pháp luật. 

– Thời hạn chi trả phần cổ tức: theo quy định của pháp luật thì thời hạn chi trả phần cổ tức phải được thanh toán đầy đủ trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Thông báo về trả cổ tức được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến cổ đông theo địa chỉ đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông chậm nhất là 15 ngày trước khi thực hiện trả cổ tức, và Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả chậm nhất là 30 ngày trước mỗi lần trả cổ tức. Theo đó, trong thông báo về việc chi trả cổ tức phải đảm bảo những nội dung cơ bản như: (1)  Tên công ty và địa chỉ trụ sở chính của công ty, (2) Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức, (3) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân(4) Thời điểm và phương thức trả cổ tức, (5) Số lượng cổ phần từng loại của cổ đông; mức cổ tức đối với từng cổ phần và tổng số cổ tức mà cổ đông đó được nhận,(6)  Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật của công ty. 

Tuy nhiên trong một số trường hợp thì cổ đông có thể chuyển nhượng phần cổ phần của mình thì trong thời gian giữa thời điểm kết thúc lập danh sách cổ đông và thời điểm trả cổ tức thì người chuyển nhượng là người nhận cổ tức từ công ty theo quy định của pháp luật.  Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định về việc quyền của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức, theo đó: ” Cổ phần ưu đãi cổ tức là cổ phần được trả cổ tức với mức cao hơn so với mức cổ tức của cổ phần phổ thông hoặc mức ổn định hằng năm. Cổ tức được chia hằng năm gồm cổ tức cố định và cổ tức thưởng. Cổ tức cố định không phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty. Mức cổ tức cố định cụ thể và phương thức xác định cổ tức thưởng được ghi rõ trong cổ phiếu của cổ phần ưu đãi cổ tức.”

Khi sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức thì các cổ đông sở hữu có những quyền như: nhận cổ tức, nhận phần tài sản còn lại tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần tại công ty sau khi công ty đã thanh toán hết các khoản nợ, cổ phần ưu đãi hoàn lại khi công ty giải thể hoặc phá sản và cổ đống sở hữu phần ưu đãi cổ tức còn có những quyền khác theo quy định của pháp luật như: cổ đông phổ thông, trừ những trường hợp có quy định khác. Tuy nhiên, cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức không có quyền biểu quyết, dự họp Đại hội đồng cổ đông, đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, trừ trường hợp quy định khác. 

– Việc thông báo về thay đổi mức cổ tức sẽ được gửi đến cho các cổ đông và có nêu rõ những nội về việc thay đổi mức cổ tức của cổ đông đó, việc thay đổi về mức cổ tức có thể xuất phát từ tình hình thực tế của công ty, từ tình hình chung của thị trường, và việc thay đổi mức cổ tức phải được hội đồng quản trị thông qua và được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật đã quy định về việc thay đổi mức cổ tức và chi trả cổ tức.

– Cơ sở pháp lý: Luật doanh nghiệp 2020