Mẫu thông báo phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp (PL II-15)

1. Thông báo phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 01/2021: ” Đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của Nghị định này.”

Đăng ký doanh nghiệp là quá trình đánh dấu sự ra đời của một doanh nghiệp được pháp luật thừa nhận như một thực thể tham gia vào nền kinh tế với đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình. nó đánh dấu việc kết thúc một quá trình thảo luận, đi đến thống nhất giữa các sáng lập viên và mở ra sự công nhận của pháp luật với sự bàn bạc, thảo luận đó. Các thành viên sáng lập sẽ chịu sự ràng buộc doanh nghiệp và trách nhiệm về tài sản đối với doanh nghiệp.

Hoạt động rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp phát sinh dựa trên chuyển đổi dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong đó, theo Khoản 3, Điều 3 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định: “Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về doanh nghiệp.”

Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được chuyển đổi ở đây bao gồm: Thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế lưu giữ tại tất cả các Phòng Đăng ký kinh doanh và thông tin về nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán.

Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: tạm ngừng kinh doanh; không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cưỡng chế về quản lý thuế; đang làm thủ tục giải thể, đã bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập; đang làm thủ tục phá sản; đã giải thể, phá sản, chấm dứt tồn tại; đang hoạt động.

Thông báo phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp là văn bản do doanh nghiệp gửi tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố) nhằm trả lời về kết quả rà soát thông tin trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã được Phòng đăng ký kinh doanh gửi thông báo trước đó đồng thời cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp/tình trạng pháp lý của doanh nghiệp nếu có sai sót hoặc thiếu nội dung.

Thông báo phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp là văn bản bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện trên cơ sở đã nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền, là văn bản thể hiện tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, giúp cho cơ quan nhà nước nắm bắt được thông tin, để tiến hành rà soát, đối chiếu lại một lần nữa, tiến hành sửa đổi, bổ sung trên cơ sở dữ liệu quốc gia nếu thông tin bị thiếu hoặc sai sót. Đồng thời văn bản này sẽ giúp cho cơ quan nhà nước rút ra được những kinh nghiệm trong việc chuẩn hóa thông tin, để dẫn đến không bị thiếu cho các doanh nghiệp khác.

Để đi tới hoạt động thông báo rà soát tới doanh nghiệp, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền là chuẩn hóa dữ liệu, đó là việc thực hiện các bước rà soát, kiểm tra đối chiếu và bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nghĩa vụ thông báo tới doanh nghiệp về việc rà sót thông tin của cơ quan có thẩm quyền và nghĩa vụ phản hồi của doanh nghiệp được ghi nhận tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, cụ thể: Trên cơ sở thông tin đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong phạm vi địa phương quản lý, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo về việc rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đến doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp đối chiếu, bổ sung, cập nhật thông tin và phản hồi tới Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin phản hồi tới Phòng Đăng ký kinh doanh.

Hoạt động số hóa và lưu trữ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được thực hiện bởi Phòng Đăng ký kinh doanh, là chủ thể có trách nhiệm số hóa, đặt tên văn bản điện tử tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với hồ sơ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và lưu trữ đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi cấp đăng ký doanh nghiệp.

Có thể thấy rằng, việc thực hiện chuyển đổi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đang là phương án quản lý cực kỳ hiệu quả, tạo nên sự thống nhất, tập trung, dễ dàng tìm kiếm, rà soát, điều chỉnh thông tinh nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Việc tạo thông báo rà soát là cơ sở để đảm bảo thông tin của doanh nghiệp được công khai là đúng đắn, tránh gây ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp trong sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, bên cạnh đó là sự phối hợp giữa nhà nước và doanh nghiệp trong việc tạo nên một hệ thống dữ liệu chặt chẽ, đầy tính ưu việt.

2. Mẫu thông báo phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp:

TÊN DOANH NGHIỆP

Số:……..(1)……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

..(2).., ngày…… tháng…… năm…… 

THÔNG BÁO

Về việc phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp,

tình trạng pháp lý của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố……..(3)…….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……..(4)……….

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:…………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):…………… Ngày cấp…/…/…… Nơi cấp:………

Sau khi rà soát, kiểm tra đối chiếu thông tin tại Thông báo số… ngày…/…/… của Quý Phòng về việc rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, doanh nghiệp xác nhận (đánh dấu X vào phần kết quả phù hợp với kết quả kiểm tra của doanh nghiệp):

I.	Thông tin đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp tại Thông báo của Quý Phòng là đầy đủ, chính xác
II.	Thông tin đăng ký doanh nghiệp/tình trạng pháp lý của doanh nghiệp tại Thông báo của Quý Phòng là chưa chính xác

Doanh nghiệp cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp/tình trạng pháp lý của doanh nghiệp như sau: (5)

1. Đối với doanh nghiệp:…..

2. Đối với chi nhánh:….

3. Đối với văn phòng đại diện:….

4. Đối với địa điểm kinh doanh:….

Doanh nghiệp cam kết:

– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

– Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký và ghi họ tên) (6)

3. Hướng dẫn mẫu thông báo phản hồi kết quả rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp:

(1) Ghi số ký hiệu văn bản, điều này vào hệ thống số, ký hiệu của doanh nghiệp, ví dụ: Số 01/TB-“tên doanh nghiệp”.

(2) Ghi địa danh (tỉnh, thành phố), ngày tháng năm ra thông báo

(3) Ghi tên tỉnh, thành phố, ví dụ: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Hà Nam

(4) Ghi tên đã đăng ký với cơ quan nhà nước, ghi in hoa, mã số thuế theo quy định.

(5) Cập nhật thông tin đối với từng nội dung lần lượt, nếu có sự thay đổi hoặc bổ sung

(6) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trực tiếp vào phần này.

Cơ sở pháp lý:

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.