Trên thực tế, các công ty có thể thay đổi địa điểm, trụ sở làm việc của mình trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo không gián đoạn, ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng, đối tác, công ty cần thông báo chuyển địa điểm. Trong đó, nội dung thông báo phải đề cập đến thông tin liên quan, địa chỉ làm việc mới.
Mục lục bài viết
1. Địa chỉ công ty được hiểu như thế nào?
Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ làm việc thường xuyên, ổn định này giúp đối tác, khách hàng có thể đến làm việc trực tiếp hoặc liên hệ giải quyết công việc.
Địa chỉ công ty được xác định cụ thể bằng vị trí, địa chỉ để tìm kiếm. Thể hiện bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Ngoài ra công ty còn được thể hiện bởi số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Các thông tin này giúp liên hệ và làm việc gián tiếp qua hình thức liên lạc khác.
Sự cần thiết
– Việc doanh nghiệp gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là việc làm cần thiết. Đây là công việc phải thực hiện đồng thời khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm làm việc chính.
Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp. Khách hàng, đối tác nếu có nhu cầu liên hệ sẽ được tiến hành hiệu quả. Tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến các địa chỉ cũ, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đạt được hiệu quả công việc.
– Thông qua việc thông báo công ty cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Các thay đổi này có liên quan đến quyền lợi và ràng buộc công việc trong tương lai. Gửi văn bản thông báo vừa đỡ mất thời gian mà khi nhận được thông báo khách hàng lại cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp. Cũng như họ kịp thời cập nhật được các thay đổi của công ty.
– Thông báo còn thể hiện sự tôn trọng, trân trọng mà công ty muốn gửi đến khách hàng, đối tác. Đây là các chủ thể cần được biết, được tiếp cận thông tin.
Điều này giúp cho những khách hàng quen của bạn không bị bỡ ngỡ và có sự sắp xếp, điều chỉnh phù hợp trong quá trình giao dịch.
2. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty:
Ngoài việc thông báo bản mềm qua các hòm thư điện tử, công ty nên có một tấm biển thông báo tại địa chỉ văn phòng cũ để thông báo cho khách hàng chưa kịp cập nhập thông tin. Thực hiện nhiều hình thức thông báo giúp khách hàng, đối tác có nhiều kênh tiếp cận thông tin. Qua đó họ nhanh chóng nắm bắt và điều chỉnh nhu cầu liên quan.
Mẫu thông báo chuyển địa điểm công ty hay mẫu thông báo thay đổi địa điểm công ty gửi khách hàng, đối tác:
THÔNG BÁO
(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)
Kính gửi: Quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng
Công ty … xin gửi tới Quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng lời chào trân trọng.
Căn cứ Giấy chứng nhận ĐKKD số … do Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày … tháng … năm …
Công ty …….. trân trọng gửi tới quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng thông báo về việc thay đổi địa chỉ của Công ty kể từ ngày … tháng … năm …, cụ thể:
CÔNG TY …
Địa chỉ trụ sở cũ:
– Địa chỉ: ……
– Điện thoại: ….. Fax: ……
Địa chỉ trụ sở mới:
– Địa chỉ: …
– Điện thoại: … Fax: ……
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Qúy cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng trong thời gian qua và hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác chặt chẽ hơn trong thời gian tiếp theo.
Xin chân thành cảm ơn!
3. Hướng dẫn viết thông báo thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở:
Thông báo chuyển cơ quan hay thông báo về việc chuyển trụ sở làm việc không chỉ đơn giản là một đoạn thông báo. Nó mang đến các giá trị kịp thời, để quyền lợi, nhu cầu của các đối tượng liên quan được điều chỉnh hiệu quả. Công việc này cần thực hiện một cách chỉnh chu, thể hiện sự chuyên nghiệp từ phía công ty.
3.1. Nội dung mẫu thông báo:
Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên trong các cuộc họp hay bằng mail cho toàn bộ nhân sự. Việc không thể bỏ quên là thông báo gửi đối tác. Thông báo cần được triển khai trong nội dung chuyển địa chỉ. Cũng như xây dựng nội dung đảm bảo mục đích truyền tải.
Một mẫu thông báo công ty chuyển địa chỉ văn phòng thường sẽ có nội dung cơ bản như sau:
– Tùy mong muốn về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc, có thể có hoặc không có quốc hiệu và tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty. Phụ thuộc vào hình ảnh, quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Thông báo càng đầy đủ càng thể hiện chất lượng chỉnh chu trong khâu chuẩn bị.
– Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc,…. Được thể hiện trong nhu cầu, sự phù hợp trong môi trường làm việc mới. Điều đó cũng thúc đẩy cho chất lượng cung cấp đến khách hàng, đối tác.
– Nêu chính xác địa chỉ cũ văn phòng và địa chỉ mới sẽ chuyển đến. Đặc bit là phải làm nổi bật thông tin của hai địa chỉ này. Cũng như xác nhận tính chất làm việc ổn định ở địa chỉ mới.
– Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới. Từ thời điểm đó, các hoạt động, công việc được giải quyết ở địa chỉ làm việc mới.
– Các thông tin khác của công ty về số điện thoại, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty, website,…(có thay đổi gì không hay sẽ giữ nguyên). Nếu thông tin không thay đổi cũng cần phản ánh lại để đối tác, khách hàng được thông tin chính thức lại.
– Gửi lời cảm ơn đến những người khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của cơ quan.
3.2. Hình thức của mẫu thông báo gửi khách hàng:
Bạn có thể soạn thành công văn – ký tên đóng dấu hoặc thiết kế thành một form đơn giản, ngắn gọn. Hoặc đồng thời kết hợp cả 2 trong hình thức thể hiện thông báo. Có thể lược bỏ phần quốc hiệu, tiêu ngữ đầu tiên.
Tóm lại, nội dung và thiết kế mẫu thông báo di chuyển văn phòng có thể thay đổi linh hoạt, tùy thuộc vào định hướng của công ty bạn. Thực hiện theo hướng truyền thống nghiêm túc hay phá cách năng động. Tuy nhiên chỉ cần đảm bảo bố cục, nội dung và các thông tin cần truyền tải.
Sau khi hoàn thành nội dung thông báo chuyển địa điểm đến đối tác. Song Song với đó, bạn cũng cần thông cáo chuyển cơ quan đến Chi Cục Thuế, một
3.3. Các kênh thông báo:
– Đăng thông báo trên website (có thể kèm theo thiết kế banner,…). Đây là hình thức thông báo hiệu quả đối với phần lớn khách hàng của bạn nếu đó là nghề dịch vụ.
– Gửi email đến từng khách hàng, để thể hiện sự quan tâm, chăm sóc khách hàng tốt nhất.
– Gửi kèm với các văn kiện, hợp đồng,… trong quá trình làm việc. Để khách hàng, đối tác có thể đồng thời tiếp cận các thông tin thay đổi trong hoạt động doanh nghiệp.
– Gọi điện thoại thông báo.
– Dán ở văn phòng công ty. Đây là hình thức truyền thống nhưng cũng mang đến hiệu quả lớn. Để các khách hàng mới, các chủ thể khác không tiếp cận được phương thức thông báo trên vẫn có thể nắm được.
– Đăng lên các trang mạng xã hội (như fanpage Facebook, Instagram, Zalo,…).
4. Việc cần thực hiện sau khi đổi địa điểm công ty:
– Đối với con dấu công ty:
Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu. Qua đó xác nhận và phản ánh các thông tin trên con dấu đúng với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Trường hợp thay đổi địa điểm công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại con dấu. Nếu không làm thay đổi thông tin thể hiện trên con dấu.
– Đối với hóa đơn công ty:
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện:
Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Qua đó xác định các thông tin chính thống mới nhất trong hoạt động tổ chức thực hiện của doanh nghiệp. Cần thực hiện các thủ tục để đảm bảo sử dụng hóa đơn có thể đảm bảo các nghĩa vụ thuế tương ứng.
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh:
+ Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
+ Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn.
+ Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.
+ Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế.
– Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm:
+ Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội. Đây là các cơ quan quản lý, thực hiện các quyền, nghĩa vụ bảo hiểm tương ứng cho doanh nghiệp.
+ Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty. Thực hiện trong cập nhật mới để đảm bảo quyền lợi, xác nhận tài khoản doanh nghiệp.
+ Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa điểm với các hợp đồng đã ký và đang tiến hành công việc.
+ Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó. Để đảm bảo tiếp tục các công việc đang, sẽ thực hiện trong tương lai.
