Bên cạnh cổng chính, ở một số xí nghiệp, công trường còn đặt các chòi gác để việc kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty được bao quát hơn, giúp giữ gìn trật tự, an toàn cho toàn thể nhân viên,... dựa trên quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào do Công ty ban hành.
Mục lục bài viết
1. Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty là gì?
Nhân viên công ty là các cá nhân làm việc chịu sự quản lý của công ty, có thể là nhân viên chính thức, cộng tác viên hoặc người phụ trách các dịch vụ của công ty, người lao động khác,… Khách ra vào công ty là những cá nhân có nhu cầu tìm hiểu, tham gia sử dụng các dịch vụ, sản phẩm của công ty đó. Đây đều là những người thường xuyên ra vào công ty. Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty là biểu mẫu dùng trong các doanh nghiệp trong việc giám sát hoạt động của nhân viên công ty cũng như khách hàng đến giao dịch phải thực hiện theo một quy trình nhất định nào đó.
Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty được sử dụng để quy định về việc giám sát hoạt động của nhân viên công ty cũng như khách hàng đến giao dịch phải thực hiện theo một quy trình nhất định nào đó. Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách hàng ra vào cổng được áp dụng cho bộ phận bảo vệ có trách nhiệm kiểm soát khách hàng và nhân viên, nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn trật tự, an toàn cho toàn thể nhân viên, đảm bảo an ninh và bảo vệ tài sản, trang thiết bị nhà xưởng của công ty.
2. Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty:
CÔNG TY ….
QUY ĐỊNH KIỂM SOÁT
NHÂN VIÊN, KHÁCH RA VÀO CỔNG
Mã tài liệu: HC-20
| QUY ĐỊNH KIỂM SOÁT NHÂN VIÊN, KHÁCH RA VÀO CỔNG | Mã hiệu: Phiên bản: Ngày ban hành: |
Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu
| Ngày sửa đổi | Vị trí | Nội dung sửa đổi | Lần sửa | Ghi chú |
| Người biên soạn | Phó ban ISO | Giám đốc | |
| Họ và tên | |||
| Chữ ký |
I/ MỤC ĐÍCH:
Hướng dẫn các bước kiểm soát khách và nhân viên ra vào công ty.
II/ PHẠM VI:
Áp dụng cho bộ phận bảo vệ của công ty.
III/ ĐỊNH NGHĨA:
Không có.
IV/ NỘI DUNG:
1. Khách đến sử dụng dịch vụ:
– Đối với trường hợp khách đến sử dụng dịch vụ của công ty thì gặp trực tiếp bộ phận giới thiệu sản phẩm.
2. Khách đến liên hệ công việc, xin việc, nhà cung cấp…
a. Hỏi thăm thông tin:
Nhân viên bảo vệ cần hỏi thăm thông tin của khách bao gồm: tên cơ quan,
Đối với trường hợp là các nhà cung cấp ra vào thường xuyên thì bộ phận mua hàng phải chuyển danh sách các nhân viên của mỗi nhà thầu cung cấp có chữ ký của Trưởng phòng HCQT cho bộ phận bảo vệ.
Nhân viên bảo vệ chỉ cho phép các nhân viên của nhà thầu phụ ra vào nếu các nhân viên đó có tên trong danh sách.
b. Mời khách vào phòng chờ:
Nhân viên bảo vệ trực tiếp dẫn khách vào trong phòng chờ.
Tiếp đó chuyển thông tin cho lễ tân xử lý.
c. Liên hệ với bộ phận hẹn gặp:
Nhân viên lễ tân gọi điện cho bộ phận cần hẹn gặp.
Nếu người cần hẹn gặp đồng ý thì chuyển qua bước tiếp theo.
Trường hợp người hẹn gặp không đồng ý hoặc không liên hệ được thì báo cho khách một cách tế nhị để khách hẹn lại sau (đồng thời ghi lại thông tin và báo lại cho người có trách nhiệm sau).
d. Dẫn khách lên:
Nhân viên bảo vệ cửa chịu trách nhiệm dẫn khách lên gặp trực tiếp bộ phận (theo thông tin từ lễ tân).
e. Ghi hồ sơ:
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm ghi hồ sơ quá trình ra vào của khách theo mẫu: HC–20–BM01.
3. Ra vào công ty của nhân viên
a. Vào công ty:
Nhân viên đi muộn thì phải ký vào sổ của bảo vệ và ghi rõ lý do đi muộn.
Nhân viên không được đưa bạn bè, người thân vào công ty; không được tiếp người thân trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp do bảo vệ báo cáo Ban Giám Đốc, Trưởng phòng Tổ chức Hành chánh xem xét giải quyết (tiếp ở Phòng khách hoặc ở xin phép ra ngoài).
Nhân viên không có nhiệm vụ thì không được ra khu vực cổng công ty, phòng bảo vệ trong giờ làm việc, nghỉ trưa.
Nhân viên vào ra vào cổng phải xuất trình giấy tờ, các vật tư hoàng hóa thiết bị, dụng cụ mang theo cho bảo vệ kiểm tra và ghi sổ.
b. Ra công ty:
Nhân viên đi công tác ngoài phải có giấy công tác do Quản lý cấp phòng đồng ý và xác nhận vào giấy đi công tác.
Đối với nhân viên thường xuyên ra ngoài thì không phải có giấy nhưng phải có văn bản của Quản lý gửi cho bộ phận bảo vệ.
Nhân viên bị bệnh ra ngoài phải có giấy xác nhận của bác sỹ công ty.
4. Khám xét
Chỉ khám xét đối với nhân viên khi bảo vệ nghi ngờ nhân viên vi phạm quy định của công ty, chỉ khám xét đối với nhân viên với mục đích không cho nhân viên mang vũ khí, chất nổ, chất cháy, ngăn chặn hành vi trộm cắp, bảo vệ tài sản trang thiết bị công ty và khách hàng.
Việc khám xét phải được tiến hành nhanh chóng, người khám xét và người bị khám cùng giới tính, phải được thực hiện trong phòng kín. Việc khám xét phải tuân thủ theo quy định của Pháp luật hiện hành liên quan.
Trong các trường hợp phát hiện vi phạm quy định của công ty thì bộ phận bảo vệ lập biên bản theo mẫu: HC–20–BM03 gửi về cho Trưởng phòng HCQT xử lý.
VI/ BIỂU MẪU KÈM THEO:
1. Sổ theo dõi khách hàng ra vào cổng.
2. Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.
3. Biên bản vụ việc .
3. Hướng dẫn soạn thảo quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty:
Quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty phải đảm bảo được đầy đủ nội dung về:
– Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu, gồm có: ngày sửa đổi, vị trí, nội dung sửa đổi, lần sửa, ghi chú
– Ghi rõ mục đích, phạm vi của quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty
– Về nội dung quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty gồm có các quy định về: khách đến sử dụng dịch vụ, khách đến liên hệ công việc, xin việc, nhà cung cấp…. và quy định về việc ra vào công ty của nhân viên, quy định về việc khám xét đối với người ra vào công ty
– Quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty phải có các biểu mẫu kèm theo như sổ theo dõi khách hàng ra vào cổng, sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng, biên bản vụ việc
4. Thông tin liên quan:
4.1. Phạm vi của quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào công ty:
Quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào công ty được áp dụng cho việc ra vào công ty của toàn thể nhân viên trong công ty, khách hàng, nhân viên cơ quan nhà nước, lao động thời vụ, người lao động khác, nhà thầu phụ, các phương tiện vận chuyển, vật tư, hàng hoá, thiết bị.
4.2. Nội dung quy định kiểm soát nhân viên, khách ra vào công ty:
1. Đối với nhân viên công ty
– Nhân viên ra vào công ty phải theo đúng giờ đã được quy định
– Trong trường hợp nhân viên đi muộn phải ký vào sổ của bảo vệ công ty và phải ghi rõ lý do
– Nhân viên công ty không được đưa bạn bè, người thân vào công ty trong giờ làm việc
– Nhân viên công ty ra vào công ty phải xuất trình giấy tờ cho bảo vệ công ty kiểm tra
2. Đối với khách ra vào công ty
– Khách hàng trong nước, nước ngoài, các đối tác, các nhân viên của cơ quan nhà nước… khi đến công ty để liên hệ làm việc, thực tập, tham quan, quay phim, chụp ảnh… thì phải liên hệ trước với công ty và chấp hành đúng theo quy định của công ty.
– Bảo vệ tiến hành kiểm tra giấy tờ, các dụng cụ mà khách mang theo khi khách vào công ty và khi vào công ty thì khách bắt buộc phải xuất trình và gửi lại giấy giới thiệu (ngoại lệ trường hợp khách cần giấy giới thiệu để làm việc với các bộ phận trong công ty và đã được bộ phận đó đồng ý).
4.3. Quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty:
– Thứ nhất, kiểm tra tên của công nhân viên vào cổng bằng máy chấm công hoặc thẻ từ, quan sát để đối chiếu giữa ảnh trên thẻ, trên chứng minh nhân dân (nếu không có thẻ), trên màn hình hiển thị bằng phần mềm chấm công để chắc chắn đó là người chủ của thẻ, hoặc chứng minh nhân dân.
– Thứ hai, tiến hành khám xét người ra vào cổng (nếu có yêu cầu của chủ quản) bằng cách dùng hai bàn tay rà soát từ nách xuống cuối ống quần sau đó cũng làm như vậy với thắt lưng, các túi quần, túi áo. Yêu cầu cho xem giày, túi xách. Trong khi kiểm soát người ra vào, nhân viên bảo vệ cần có thái độ nghiêm túc. Cần tạo điều kiện để có nhân viên nữ kiểm tra phái nữ.
– Thứ ba, trong quy trình kiểm soát khách ra vào công ty, phải xem xét kỹ giấy giới thiệu, giấy hẹn và giấy tùy thân để chắc chắn đó là người chủ của các giấy tờ đem theo, sau đó liên hệ bằng điện thoại với cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm tiếp đón và làm việc với khách. Quá trình kiểm tra cũng được thực hiện tỉ mỉ và với thái độ niềm nở vì công việc, vì lợi ích của chủ quản.
– Những nhân viên thầu phụ cũng được kiểm tra như công nhân viên để chắc chắn rằng họ trong danh sách những công nhân làm việc theo công trình hoặc theo thời vụ mà thủ trưởng cơ quan chủ quản đã cho phép.
– Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nếu thấy người ra vào cổng có trong người, trong giỏ xách những sản phẩm của chủ quản, những vật cấm, hoặc những vật có ảnh hưởng đến an ninh trật tự của chủ quản thì phải tiến hành lập biên bản theo quy định và báo cho chủ quản biết bằng phương tiện thông tin để quyết định có cho họ đi hay giữ lại.
