Vào mỗi đợt định kỳ, cơ quan, đơn vị sẽ yêu cầu thực hiện báo cao công tác văn thư, lưu trữ trong một năm đã qua. Việc thực hiện báo cáo công tác có vai tròng quan trọng đến việc quản lý và phương hướng nhiệm vụ hướng tới trong năm tiếp theo của tổ chức đó. Dưới đây là mẫu phiếu khảo sát cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay.
Mục lục bài viết
1. Mẫu phiếu khảo sát cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:
PHIẾU KHẢO SÁT CÁN BỘ LÀM CÔNG TÁC, VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Thông tin cơ bản:
– Họ và tên: …. Ngày sinh: …..
– Đơn vị: ….
– Ngày vào Đảng: ……Ngày chính thức: …..Dân tộc: ….
– Làm công tác văn thư, lưu trữ: ……
Các công việc đang kiêm nhiệm: …..
– Bậc lương: Bậc ……Hệ số: ….. Phụ cấp khác: …….
Ngày tuyển dụng (hoặc vào làm việc): ……
Ngày vào làm công tác văn thư, lưu trữ: …..
2. Trình độ đào tạo
– Văn hóa phổ thông: …..
– Chuyên môn nghiệp vụ: ….
– Cơ sở đào tạo: ….
– Chuyên ngành: ….
– Lý luận chính trị: ….Quản lý nhà nước: …..
– Ngoại ngữ: …..Tin học: ……
– Đã qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ VTLT: …..
– Đã tham gia hội nghị triển khai Luật Lưu trữ của Sở Nội vụ Thừa Thiên Huế tổ chức.
3. Kiến nghị, đề xuất
…..
….. ./
|
| ….., ngày…tháng…năm… |
| Xác nhận của Thủ trưởng đơn vị | Người lập biểu |
2. Mục đích của công tác văn thư lưu trữ:
Công tác văn thư trong đó bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư, lưu trữ sẽ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư lưu trữ trong đó bao gồm các nội dung như: quản lý đến văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ. Theo đó thì việc tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư.
– Việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc.
– Như vậy có thể thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải là công việc của riêng người làm văn thư.
3. Hướng dẫn viết báo cáo công tác văn thư lưu trữ:
– Báo cáo công tác văn thư lưu trữ để tổng kết lại một năm vừa qua và trình bày các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư lưu trữ trong năm mới. Dựa theo đó, trong báo cáo công tác văn thư lưu trữ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây:
+ Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ trong năm tới cần thực hiện là gì?
+ Thực hiện những nhiệm vụ thường xuyên như thế nào?
+ Phương hướng và nhiệm vụ trọng tâm trong năm tiếp theo?
+ Những đề xuất kiến nghị để thực hiện công tác văn thư lưu trữ được hiệu quả hơn?
– Mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2024 cũng bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.
– Đối với phần mở đầu: đầu tiên cần ghi quốc hiệu và tiêu ngữ; tổ chức cơ quan thực hiện; ngày, tháng năm soạn thảo báo cáo và tên tiêu đề báo cáo cần được viết rõ ràng với nội dung: BÁO CÁO về kết quả thực hiện nhiệm vụ công tắc văn thư, lưu trữ năm 2024 và phương hướng nhiệm vụ năm 2025.
– Đối với phần nội dung, cần đảm bảo một số nội dung cơ bản sau đây:
+ Tổng kết công tác triển khai thực hiện năm 2024
+ Phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm 2025
Về phần tổng kết công tác triển khai thực hiện năm 2024, trong đó bao gồm các nội dung:
– Công tác tuyên truyền và phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như:
+ Thực hiện về việc triển khai thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, cục văn thư nhà nước và các cấp;
+ Tổ chức các hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan ,đơn vị; phổ biến bằng các hình thức tuyên truyền thông qua phương tiện thông tin đại chúng;
+ Nâng cao về ý thức trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ công chức viên chức về công tác văn thư, lưu trữ.
– Công tác để xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như:
+ Cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành đối với các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ tại các bộ phận, địa bàn,
+ Ban hành các quy chế hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản phù hợp với cơ quan, tổ chức.
– Công tác tổ chức cán bộ làm việc công tác văn thư, lưu trữ, ví dụ như:
+ Phòng nội vụ bố trí 01 công chức kiêm nhiệm làm công tác quản lý về văn thư, lưu trữ theo đúng chức năng, nhiệm vụ;
+ Cán bộ sẽ được bổ nhiệm làm văn thư, lưu trữ đều có năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp;
+ Nhân viên văn thư đã được tham gia tập huấn, bồi dưỡng nhiệm vụ.
– Kết quả đã đạt được trong việc thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, có thể liệt kê các kết quả về:
+ Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến: quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan theo đúng quy trình và được quản lý bằng cơ sở dữ liệu trên hệ thống hồ sơ công việc; chuyển giao văn bản đến bảo đảm kịp thời, nhanh chóng, chính xác, …;
+ Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữcơ quan đã có nhiều chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện được việc thu thập tài liệu ở bộ phận chuyên môn, … ;
+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu kháo bí mật theo đúng quy định của pháp luật;
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, …
– Kết quả đạt được trong việc thực hiện hạo động nghiệp vụ lưu trữ, có thể trình bày về các nội dung sau:
+ Bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu;
+ Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Số lượng hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý, tài liệu tồn động chưa chỉnh lý;
+ Thu thập, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
+ Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
– Ngoài ra, có thể đề cập đến kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
– Đưa ra đanh giá chung về việc thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ trong một năm qua, cụ thể về:
+ Ưu điểm: Trong năm 2024, hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị tiếp tục nhận được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của cấp trên; Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ có sự chuyển biến tích cực; Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp, được sử dụng một cách khoa học;
+ Hạn chế: Nhận thức của một số thủ trường đơn vị về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ, chưa thật sự quan tâm đúng mức về công tác này; Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ chưa kịp đáp ứng được yêu cầu; Kinh phí đầu tư trang thiết bị chuyên dụng chưa đáp ứng yêu cầu; …
+ Đề nghị, kiến nghị: Hằng năm mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Xem xét và bổ sung các chính sách, chế độ đãi ngộ với người làm công tác văn thư, lưu trữ; …
Về phần phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2023, có thể bao gồm các nội dung sau đây:
+ Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tiếp tục khảo sát tình hình tài liệu còn tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ;
+ Hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định;
+ Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Như vậy, những thông tin đói với báo cáo trong việc thực hiện các công tác văn thư lưu trữ thường được biết như là việc thống kê một loạt các tài liệu, hồ sơ ghi chế đầy đủ và đánh giá kết quả đạt được , cũng như phương hướng nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ trong năm mới. Tùy thuộc vào cơ quan, đơn vị, nhà trường mà những nội dung cơ bản sẽ được điều chỉnh phù hợp với tình hình của từng nơi.
THAM KHẢO THÊM:
