Hiện nay, việc các tổ chức, cơ quan cử các cá nhân đi công tác trở nên rất phổ biến. Giấy đi đường được ra đời từ lâu và đã trở thành một căn cứ quan trọng để cán bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về doanh nghiệp nơi mình làm việc.
Mục lục bài viết
1. Mẫu giấy đi đường là gì?
Khi đi công tác về người lao động hay các cán bộ, công chức được cử đi công tác sẽ cần phải xuất trình giấy đi đường để cấp trên hoặc bộ phận phụ trách xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú cũng như các khoản chi phí phát sinh. Trong quá trình này các chủ thể cần xuất trình các chứng từ trong đợt công tác và giấy đi đường để nộp cho phòng kế toán để được làm thủ tục thanh toán công tác phí, thanh toán tạm ứng. Sau khi nhận lệnh từ cấp trên cử cán bộ, người lao động đi công tác, bộ phận hành chính có trách nhiệm làm thủ tục cấp giấy đi đường. Người đi công tác có nhu cầu ứng tiền tàu xe, công tác phí sẽ mang theo giấy đi đường đến phòng kế toán làm thủ tục ứng tiền. Mẫu giấy đi đường được sử dụng khá phổ biến trong thực tiễn và có những vai trò cũng như ý nghĩa quan trọng.
Giấy đi đường được xem là một trong những căn cứ quan trọng để người lao động và các cán bộ, công chức khi đi công tác được cơ quan, doanh nghiệp nơi mình làm việc thực hiện thanh toán các công tác về chi phí tàu xe và một số thủ tục cần thiết của cán bộ, công nhân viên khi thực hiện công tác chi trả cho chi phí đi đường. Hiện nay, trong một công ty thì mẫu giấy đi đường là giấy tờ không thể thiếu. Giấy đi đường giúp công ty cũng như nhân viên làm rõ khoản phí đi đường. Sau khi hoàn thành chuyến công tác, nhân viên xuất trình giấy đi đường để xác nhận ngày về và thời gian hưởng lưu trú. Ngoài giấy đi đường, còn cần kèm theo các chứng từ, giấy tờ để phòng kế toán hoàn thành thủ tục thanh toán công tác phí theo đúng các quy định của pháp luật.
Mẫu giấy nêu rõ thông tin chủ thể được cử đi công tác, thông tin nơi đi, nơi đến công tác, ngày đi và ngày đến công tác, thông tin về các phương tiện cán bộ sử dụng (ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu, máy bay…), độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi công tác, khoảng thời gian công tác,… Mẫu giấy đi đường được ban hành theo
2. Mẫu giấy đi đường:
Đơn vị: …….
Bộ phận: …..
Mẫu số 04-LĐTL
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày
26/8/2016 của Bộ Tài chính)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số: …….
Cấp cho: ……..
Chức vụ: ……..
Được cử đi công tác tại: ……….
Theo công lệnh (hoặc
Từ ngày……….tháng…….năm………. đến ngày………tháng……..năm……
Ngày….tháng…..năm…
Người duyệt
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Tiền ứng trước
Lương ……..đ
Công tác phí ……..đ
Cộng ………đ
| Nơi đi Nơi đến | Ngày | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Nơi đi….. Nơi đến… | ||||||
| Nơi đi….. Nơi đến…… |
| – Vé người ………vé | x………đ = ………đ |
| – Vé cước ……….vé | x………đ = ………đ |
| – Phụ phí lấy vé bằng điện thoại …….vé | x………đ = ………đ |
| – Phòng nghỉ ……….vé | x………đ = ………đ |
| 1- Phụ cấp đi đường: Cộng ……..đ 2- Phụ cấp lưu trú: ………đ Tổng cộng ngày công tác: ……đ | |
Ngày…….tháng…….năm….
Duyệt
Số tiền được thanh toán là ……
Người đi công tác
(Ký, họ tên)
Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
3. Mẫu giấy đi đường đã viết sẵn làm mẫu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————–
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số:22/GĐĐ
Cấp cho: Nguyễn Văn B
Chức vụ: Trưởng phòng Nhân sự
Được cử đi công tác tại: Công ty Cổ phần thương mại ABC
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số 22 ngày 30 tháng 3 năm 2019
Từ ngày 30 tháng 3 năm 2019 đến ngày 04 tháng 4 năm 2019
Ngày 30 tháng 3 năm 2019
Người duyệt
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Huỳnh Văn C
Tiền ứng trước
Lương: 10.000.000 VNĐ
Công tác phí: 5.000.000 VNĐ
Cộng: 15.000.000 VNĐ
| Nơi đi Nơi đến | Ngày | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Nơi đi: Phòng 22, tầng 2209 Toà nhà H, phường K, quận L, Thành phố P; Nơi đến: Số 1190 đường LVT, phường LXT, quận BT, Thành phố LM | Ngày đi: 30/3/2019 Ngày đến: 30/3/2019 | Ô tô công ty | 105 km | 06 ngày | Nghiên cứu mở rộng thị trường | |
| Nơi đi… Nơi đến… |
– Vé người 02 vé x 300.000 VNĐ = 600.000 VNĐ
– Vé cước 0 vé x 0 VNĐ = 0 VNĐ
– Phụ phí lấy vé bằng điện thoại 0 vé x 0 VNĐ = 0 VNĐ
– Phòng nghỉ 01 vé x 6.000.000 VNĐ = 6.000.000 VNĐ
1- Phụ cấp đi đường: 4.000.000 VNĐ
2- Phụ cấp lưu trú: 4.000.000 VNĐ
Tổng cộng ngày công tác: 14.600.000 VNĐ
Ngày 04 tháng 4 năm 2019
Duyệt
Số tiền được thanh toán là: 14.600.000
Người đi công tác Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng
(Ký, hộ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
4. Cách lập mẫu giấy đi đường chuẩn nhất:
Bộ phần hành chính có trách nhiệm làm thủ tục cấp mẫu giấy đi đường. Người đi công tác có nhiệm vụ mang giấy này đến phòng kế toán để làm thủ tục ứng tiền.
- Ghi rõ nơi đi, nơi đến.
- Trình bày cụ thể ngày đi và ngày đến. Khi đến nơi để công tác, cần phải có xác nhận ngày, giờ đến và đi từ cơ quan (đóng dấu và chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm của cơ quan trong thời gian công tác).
- Phương tiện sử dụng cần ghi rõ cụ thể: đi ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, máy bay, taxi…
- Độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi đến trong suốt thời gian đi công tác
- Ghi rõ thời gian công tác.
- Ghi lý do lưu trú tại mỗi địa điểm.
- Lấy chữ ký chứng nhận và đóng dấu của người có thẩm quyền tại nơi cán bộ, người lao động đến công tác.
Khi kết thúc công tác, người đi công tác xuất trình giấy đi đường để bộ phận phụ trách xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú.
Sau đó đính kèm các chứng từ trong thời gian công tác (như vé tàu xe, vé máy bay, vé phà, hóa đơn thanh toán tiền phòng nghỉ…) vào giấy đi đường và nộp cho phòng kế toán. Phòng kế toán dựa theo đó để làm thủ tục thanh toán công tác phí, thanh toán tạm ứng. Sau đó chuyển lên kế toán trưởng duyệt chi thanh toán.
5. Lưu ý khi lập và sử dụng giấy đi đường:
– Trình bày rõ khoảng thời gian hoặc ngày, tháng, năm bạn đi công tác;
– Trình bày rõ những khoản chi tiêu dự tính trong toàn bộ thời gian công tác, và trong quá trình công tác, bạn phải gửi tất cả những hoá đơn chứng từ đã chi tiêu hợp lý trong khoản thời gian này để sau này làm công tác khấu trừ chính xác;
– Lý do và quyết định công tác bạn cần phải chuẩn bị để xuất trình trước khi xin giấy đi đường của bộ phận kế toán;
– Khi có lệnh cử cán bộ công tác, bộ phận hành chính sẽ cấp giấy đi đường cho bạn. Bạn cầm giấy đi đường này đến bộ phận kế toán làm thủ tục ứng tiền vé tàu, xe, khách sạn, ….
– Khi đi công tác về, bạn cần xuất trình giấy đi đường để được xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú. Sau đó xuất trình kèm theo hoá đơn chứng từ trong thời gian bạn đi công tác để được hưởng khấu trừ thanh toán phí và tiền tạm ứng trước cho bộ phận kế toán;
– Kế toán trưởng sẽ là người duyệt chi cho bạn số tiền này;
6. Hướng dẫn soạn thảo mẫu giấy đi đường:
– Tên biên bản: Giấy đi đường.
– Thông tin người được cấp giấy đi đường.
– Cột 1: điền nơi đi, nơi đến công tác.
– Cột 2: điền ngày đi và ngày đến công tác. Khi đến nơi công tác, cơ quan nơi cán bộ công tác phải xác nhận ngày, giờ đến và đi.
– Cột 3: điền các phương tiện cán bộ sử dụng (ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu, máy bay…)
– Cột 4: điền độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi công tác.
– Cột 5: điền khoảng thời gian công tác.
– Cột 6: điền lý do lưu trú.
– Cột 7: người có thẩm quyền tại nơi cán bộ, nhân viên đến công tác ký và đóng dấu tại đây.
– Phần “vé người”, “vé cước”, “phụ phí lấy vé bằng điện thoại”, “phòng nghỉ”: điền số lượng, đơn giá và thành tiền của mỗi loại.
– Phần “phụ cấp đi đường”, “phụ cấp lưu trú”: đây là khoản tiền do cơ quan, đơn vị chi cho người đi công tác để hỗ trợ thêm cùng với tiền lương.
– Ký và ghi rõ họ tên người đi công tác.
– Ký và ghi rõ họ tên của kế toán trưởng.
– Ký và ghi rõ họ tên của phụ trách bộ phận.
7. Một số quy định về công tác phí:
7.1. Công tác phí là gì?
Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đã đưa ra định nghĩa về công tác phí như sau:
“Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)”.
Ta nhận thấy, thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác và bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường theo quy định của pháp luật hiện hành.
7.2. Điều kiện để được thanh toán công tác phí:
Theo quy định của pháp luật, điều kiện để được thanh toán công tác phí bao gồm ba điều kiện cụ thể sau:
– Các chủ thể phải thực hiện đúng nhiệm vụ được giao để được thanh toán công tác phí.
– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.
– Cần có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các chứng từ để thanh toán công tác phí bao gồm:
+ Thứ nhất: Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
+ Thứ hai: Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
+ Thứ ba: Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).
+ Thứ tư: Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).
+ Thứ năm: Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).
Cần lưu ý rằng đối với riêng hồ sơ thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 40/2017/TT-BTC gồm: Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác; Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).
7.3. Quy định mức khoán chi công tác phí:
Theo thông tư 40/2017/TT-BTC, quy định mức khoán chi công tác phí được áp dụng như sau:
– Các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động khi được cơ quan, đơn vị cử đi công tác thì các chi phí phát sinh đối với việc thuê phòng nghỉ nơi đến công tác thì được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo một trong hai hình thức cụ thể như sau: Thanh toán theo hình thức khoán hoặc thanh toán theo hóa đơn thực tế.
– Kinh phí để thực hiện chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị phải được quản lý, sử dụng theo đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và trong phạm vi tổng dự toán chi thường xuyên được giao hàng năm theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
– Mức chi công tác phí được quy định cụ thể tại Thông tư 40/2017/TT-BTC cũng là mức chi tối đa làm căn cứ để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác ở trung ương lập dự toán chi công tác phí, chi tổ chức hội nghị. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác ở trung ương quy định các mức chi cụ thể đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện cho phù hợp trong phạm vi dự toán ngân sách được giao và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.
– Dựa vào khả năng cân đối ngân sách của các địa phương và tình hình thực tế, Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định các mức chi cụ thể về công tác phí, chi hội nghị đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện cho phù hợp và đảm bảo theo đúng quy định pháp luật.
– Trong trường hợp khi mà các Bộ, ngành, địa phương chưa ban hành văn bản quy định mức chi cụ thể, thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tách nhiệm phải căn cứ mức chi quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC và đưa ra quyết định mức chi công tác phí, chi hội nghị trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị nhưng tối đa không vượt quá mức chi quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC để đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, trong phạm vi dự toán nguồn kinh phí được cấp có thẩm quyền giao.
