Mẫu đơn xin gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài

1. Mẫu đơn xin gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài là gì?

Mẫu đơn xin gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài là mẫu đơn được sử dụng do cá nhân lập ra gửi đến Ban Giám Hiệu nhà trường khi có mong muốn xin gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài.

Mẫu đơn xin gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài được dùng để gửi tới ban giám hiệu nhà trường, phòng tổ chức hành chính để xin về việc gia hạn thêm thời gian học tập tại nước ngoài khi người học có nhu cầu hoặc vì những lý do khác

2. Mẫu đơn xin gia hạn thời gian học tập tại nước ngoài:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————————–

ĐƠN XIN GIA HẠN THỜI GIAN HỌC TẬP Ở NƯỚC NGOÀI

Kính gửi: – Ban Giám Hiệu Trường…(1)

– Phòng Tổ chức – Hành chính

– Khoa:…….;(2)

– Bộ môn………(3)

Tên tôi là: …………….(4)

Đơn vị công tác: ……….(5)

Bộ môn: …………….(6)

Quốc gia đến học: ……..(7)

Tên trường đến học:…………. Khoa:…………..(8)

Trình độ đào tạo:…………… chuyên ngành:…………(9)

Tổng thời gian đào tạo: ……………… ngày nhập học:…………(10)

Kinh phí đào tạo: ………..(11)

Lý do xin gia hạn: ………….(12)

Thời gian xin gia hạn: ……(13)

Kinh phí trong thời gian gia hạn (nếu tự túc phải nói rõ, nếu cơ sở đào tạo nước ngoài đài thọ phải có giấy tờ xác nhận có tính pháp lý):…….(14)

Nay tôi viết đơn này kính đề nghị Ban Giám hiệu, Phòng Tổ chức – Hành chính, Ban chủ nhiệm Khoa, Bộ môn xem xét giải quyết các thủ tục cho tôi được gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu theo nguyện vọng.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Địa chỉ liên lạc:

Địa chỉ thư tín (ghi rõ ràng, đầy đủ, chi tiết):………….(15)

Email: …….(16)

ĐT…..(17)

…..ngày…tháng….năm….

Ý kiến của Trưởng Khoa.

Ý kiến của Trưởng Bộ Môn.

 Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên

3. Hướng dẫn soạn thảo:

(1): Điền tên Ban Giám hiệu Trường

(2): Điền tên Khoa quản lý

(3): Điền tên Bộ môn

(4): Điền tên người làm đơn

(5): Điền đơn vị công tác của người làm đơn

(6): Điền tên bộ môn học

(7): Điền quốc gia đến học

(8): Điền tên trường đến học, khoa học

(9): Điền trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo

(10): Điền tổng thời gian đào tạo, ngày nhập

(11): Điền kinh phí đào tạo

(12): Điền lý do xin gia hạn

(13): Điền thời gian xin gia hạn

(14): Điền kinh phí trong thời gian gia hạn ( nếu tự túc phải nói rõ, nếu cơ sở đào tạo nước ngoài đài thọ phải có giấy tờ xác nhận có căn cứ pháp lý

(15): Điền địa chỉ thư tín của người làm đơn

(16): Điền địa chỉ email của người làm đơn

(17): Điền số điện thoại của người làm đơn

4. Quy định về trình tự, thủ tục xin gia hạn học tập ở nước ngoài:

4.1. Trình tự thực hiện thủ tục đơn xin gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài:

*  Hồ sơ gia hạn học tập ở nước ngoài được quy định như sau:

– Lưu học sinh đề nghị gia hạn học tập ở nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

+ Đơn xin gia hạn thời gian học tập trong đó nêu rõ lý do, thời gian xin gia hạn, nguồn kinh phí cho việc học tập trong thời gian gia hạn (theo mẫu tại Phụ lục 4);

+ Báo cáo kết quả học tập từ khi bắt đầu học tập ở nước ngoài đến thời điểm xin gia hạn (theo mẫu tại Phụ lục 5);

+ Ý kiến của Đại sứ quán Việt Nam tại nước lưu học sinh đang theo học về việc gia hạn;

+ Văn bản của cơ sở giáo dục nước ngoài về việc lưu học sinh phải kéo dài thời gian học tập và kinh phí cho việc gia hạn;

+ Ý kiến của cơ quan chủ quản của lưu học sinh về việc gia hạn (đối với lưu học sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo hợp đồng).

* Thời hạn giải quyết thủ tục gia hạn học tập được quy định như sau:

Thời hạn giải quyết thủ tục gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài tối đa là 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết.

*  Cách thức nộp hồ sơ và trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính được quy định như sau:

– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính trong Quy định này nộp hồ sơ theo một trong các cách sau đây:

+ Nộp trực tiếp tại trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo (21 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội);

+ Gửi hồ sơ qua bưu điện theo hình thức phát chuyển bảo đảm (EMS, PTN, PCN, ..).

– Hồ sơ phải có thông tin chi tiết về địa chỉ người nhận kết quả thực hiện thủ tục hành chính.

– Trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính

+ Việc trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính trong Quy định này được thực hiện trực tiếp tại trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài hoặc qua bưu điện.

+ Người nộp hồ sơ trực tiếp có quyền yêu cầu trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính qua bưu điện. Người yêu cầu trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính qua bưu điện phải cung cấp địa chỉ nơi nhận rõ ràng và chính xác trong hồ sơ.

+ Trong trường hợp cần thiết, đối với một số loại giấy tờ như giấy triệu tập và quyết định cử người đi học nước ngoài có thể được Cục Đào tạo với nước ngoài quét dữ liệu (scan) gửi trước qua thư điện tử và bản chính được gửi thư phát chuyển nhanh bảo đảm đến địa chỉ người đăng ký nhận.

* Hình thức công khai các thủ tục hành chính được quy định như sau:

– Ngoài hình thức công khai bắt buộc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, các thủ tục hành chính trong Quy định này được công khai theo các hình thức sau đây:

+ Đăng tải trên trang thông tin điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo (www.moet.gov.vn)và trang thông tin điện tử của Cục Đào tạo với nước ngoài (www.vied.vn ).

+ Niêm yết tại trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài.

Như vậy, việc xin gia hạn thời hạn thời gian học tập ở nước ngoài phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật, cũng như việc xin gia hạn thời gian học tập phải gửi đến cơ quan có thẩm quyền trụ sở Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo – địa chỉ 21 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội thì và phải có đầy đủ những giấy tờ, tài liệu cần thiết có liên quan thì mới được xem xét gia hạn thời gian học tập ở nước ngoài.

4.2. Hồ sơ đi học đại học ở nước ngoài bằng học bổng Ngân sách nhà nước:

– Ngoài hồ sơ đã nộp từ khi dự tuyển, hồ sơ đi học đại học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước cần bổ sung thêm các loại giấy tờ sau:

+ Bản dịch hợp lệ văn bản thông báo tiếp nhận chính thức của cơ sở đào tạo nước ngoài trong đó có đầy đủ thông tin về bậc học, ngành học, thời gian học, thời điểm nhập học, mức học phí, bảo hiểm y tế và các loại phí bắt buộc khác liên quan đến khóa học (02 bản); thông báo về học bổng hoặc hỗ trợ tài chính của cơ sở đào tạo hoặc cơ quan/tổ chức/chính phủ nước ngoài đã cấp (nếu có) (02 bản);

– Bản sao hợp lệ chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp hoặc ngoại ngữ khác đạt yêu cầu về điểm (hoặc trình độ) theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của cơ sở đào tạo nước ngoài (01 bản);

– Giấy khám sức khỏe tổng thể do bệnh viện Trung ương/Tỉnh/Thành phố cấp trong đó chứng nhận đủ điều kiện về sức khỏe để đi học nước ngoài kèm theo các bản xét nghiệm không nhiễm HIV, viêm gan B và lao; ứng viên nữ cần có thêm kết quả xét nghiệm không có thai (01 bản);

– Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ của lưu học sinh (theo mẫu tại Phụ lục 1 hoặc Phụ lục 2) – 01 bản;

– Bản cam kết tự thu xếp kinh phí (đối với trường hợp học phí vượt quá mức quy định) và toàn bộ chi phí khóa học bổ sung trước khi vào chương trình học chính thức (theo yêu cầu của cơ sở đào tạo nước ngoài) có chữ ký của người nhận bảo lãnh về tài chính (theo mẫu tại Phụ lục 3) – 01 bản.

4.3. Hồ sơ đi học sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng Ngân sách nhà nước:

Ngoài hồ sơ đã nộp từ khi dự tuyển, hồ sơ đi học sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước cần bổ sung thêm các loại giấy tờ sau:

– Bản dịch hợp lệ văn bản thông báo tiếp nhận chính thức của cơ sở đào tạo nước ngoài trong đó có đầy đủ thông tin về bậc học, ngành học, thời gian học, thời điểm nhập học, mức học phí, bảo hiểm y tế và các loại phí bắt buộc khác liên quan đến khóa học (02 bản); thông báo về học bổng hoặc hỗ trợ tài chính của cơ sở đào tạo hoặc cơ quan/tổ chức/chính phủ nước ngoài đã cấp (nếu có) (02 bản);

– Bản sao hợp lệ các quyết định/hợp đồng tuyển dụng làm việc có thay đổi hoặc kéo dài thời hạn hơn so với các văn bản đã nộp khi dự tuyển;

–  Bản sao hợp lệ sổ bảo hiểm xã hội (đối với cán bộ hợp đồng), trường hợp chưa có sổ bảo hiểm xã hội thì thay bằng bảng kê quá trình đóng bảo hiểm xã hội có xác nhận của cơ quan công tác và cơ quan bảo hiểm xã hội;

–  Bản sao hợp lệ chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp hoặc ngoại ngữ khác đạt yêu cầu về điểm (hoặc trình độ) theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của cơ sở đào tạo nước ngoài (01 bản);

– Giấy khám sức khỏe tổng thể do bệnh viện Trung ương/Tỉnh/Thành phố cấp trong đó chứng nhận đủ điều kiện về sức khỏe để đi học nước ngoài kèm theo các bản xét nghiệm không nhiễm HIV, viêm gan B và lao; ứng viên nữ cần có thêm kết quả xét nghiệm không có thai (01 bản);

– Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ của lưu học sinh (theo mẫu tại Phụ lục 1 hoặc Phụ lục 2) – 01 bản;

– Bản cam kết tự thu xếp kinh phí đối với trường hợp học phí vượt quá mức quy định và toàn bộ chi phí khóa học bổ sung trước khi vào chương trình học chính thức (theo yêu cầu của cơ sở đào tạo nước ngoài) có chữ ký của người nhận bảo lãnh về tài chính (theo mẫu tại Phụ lục 3) – 01 bản.

– Như vậy, nếu trong trường hợp xin học sau đại học ở nước ngoài bằng học bổng Ngân sách nhà nước thì cần phải có những hồ sơ, giấy tờ theo quy định của pháp luật bao gồm những giấy tờ liên quan đến việc xin học bổng như: bản sao các kết quả học tập. giấy khám sức khoẻ, thông tin về ngành học, bậc học, thời điểm học, thời gian nhập học, kinh phí, … đây là những giấy tờ quan trọng  cũng là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét về việc dùng ngân sách nhà nước để hỗ trợ cho người đi học ở nước ngoài. 

4.4. Quy trình xử lý hồ sơ đi học ở nước ngoài:

– Quy trình xử lý hồ sơ đi học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước và học bổng Hiệp định:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ;

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và nếu yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có);

Bước 3: Cấp giấy triệu tập đi học ở nước ngoài;

Bước 4: Ra Quyết định cử và cấp học bổng đi học ở nước ngoài;

Bước 5: Chuyển trả Quyết định cho người đi học.

Đối với người đi học trình độ đại học tại nước ngoài thì không thực hiện Bước 3 trong Quy trình này.

– Hồ sơ của sinh viên hoặc người chưa có cơ quan công tác đi học ở nước ngoài bằng học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam được xử lý theo Quy trình quy định tại Khoản 1 Điều này.

– Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo hợp đồng đã có cơ quan công tác nếu trúng tuyển học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam thì Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi văn bản thông báo trúng tuyển cho cơ quan chủ quản để xem xét và quyết định việc cử người đi học ở nước ngoài.

– Thời hạn giải quyết thủ tục cử người đi học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước tối đa là 25 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết.

– Thời hạn giải quyết thủ tục cử người đi học nước ngoài bằng học bổng Hiệp định, học bổng khác của nước ngoài dành cho Việt Nam tùy thuộc vào thời gian trả lời kết quả xét cấp học bổng của phía nước ngoài. Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận kết quả cấp học bổng của phía nước ngoài, Cục Đào tạo với nước ngoài có trách nhiệm cấp giấy triệu tập đi học ở nước ngoài cho cán bộ trúng tuyển, Quyết định cử đi học đối với sinh viên và người chưa có cơ quan công tác trúng tuyển hoặc gửi văn bản thông báo trúng tuyển cho cơ quan công tác và cán bộ trúng tuyển để chủ động giải quyết thủ tục đi học ở nước ngoài trong trường hợp học bổng không phải cấp bù kinh phí diện Hiệp định do Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lý.

– Như vậy, người có mong muốn, nguyện vọng được xin đi du học ở nước ngoài, ngoài những việc được trang bị kiến thức còn phải chuẩn bị giấy tờ cần thiết có liên quan và gửi đến cơ quan có thẩm quyền để xử lý, tiếp nhận hồ sơ. Việc xử lý, tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ thì người tiếp nhận cần phải rà soát, check thông tin trong hồ sơ một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt.