Trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, có nhiều trường hợp với nhiều nguyên nhân khác nhau có nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Khi đó, ta cần làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Để làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, người có yêu cầu phải viết đơn đề nghị gộp sổ BHXH theo mẫu.
Mục lục bài viết
1. Mẫu đơn đề nghị gộp sổ BHXH là gì?
Mẫu đơn đề nghị gộp sổ BHXH là mẫu văn bản được cá nhân lập ra để gửi tới cơ quan có thẩm quyền để xin gộp sổ BHXH.Đơn đề nghị gộp sổ bảo hiểm xã hội trong bảo hiểm xã hội được dùng với tên gọi là tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Tờ khai này do người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế viết và đề nghị cơ quan, tổ chức bảo hiểm xã hội thay đổi thông tin trong bảo hiểm xã hội.
Mẫu đơn đề nghị gộp sổ BHXH được lập ra với mục đích gì?
– Kê khai các thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN và thành viên Hộ gia đình khi không có mã số BHXH.
– Kê khai khi có yêu cầu điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN như: nhân thân, chức danh nghề, phương thức đóng, nơi đăng ký KCB ban đầu …
2. Mẫu đơn đề nghị gộp sổ mới nhất:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ
1. Áp dụng đối với người tham gia tra cứu không thấy mã số bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp
Họ và tên (viết chữ in hoa): … Giới tính: …
Ngày, tháng, năm sinh: …. /…. /…… Quốc tịch: …
Dân tộc: …Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: …
Điện thoại: …. Email (nếu có): …
Nơi đăng ký khai sinh: Xã: …. Huyện: ….. Tỉnh: ….
Họ tên cha/mẹ/giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi): ……
Địa chỉ nhận kết quả: Số nhà, đường/phố, thôn/xóm: …..
Xã: … Huyện: …. Tỉnh: ……
Kê khai Phụ lục Thành viên hộ gia đình (phụ lục kèm theo) đối với người tham gia tra cứu không thấy mã số bảo hiểm xã hội và người tham gia bảo hiểm y tế theo hộ gia đình để giảm trừ mức đóng.
2. Áp dụng đối với người tham gia đã có mã số bảo hiểm xã hội đề nghị đăng ký, điều chỉnh thông tin ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế
Mã số bảo hiểm xã hội: … Điều chỉnh thông tin cá nhân:
Họ và tên (viết chữ in hoa): …Giới tính: …
Ngày, tháng, năm sinh: …… / … /…… Nơi đăng ký khai sinh: Xã … Huyện: … Tỉnh: …
Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: …
Mức tiền đóng: … Phương thức đóng: …
Nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu: …
Nội dung thay đổi, yêu cầu khác: …
Hồ sơ kèm theo (nếu có): …
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ
…, ngày … tháng … năm …
Người kê khai
(ký và ghi rõ họ tên)
Phụ lục Thành viên hộ gia đình
(Áp dụng đối với: Người tham gia tra cứu không thấy mã số bảo hiểm xã hội; Người tham gia bảo hiểm y tế theo hộ gia đình để giảm trừ mức đóng;
Trẻ em dưới 6 tuổi thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế liên thông dữ liệu với Bộ Tư pháp)
Họ và tên chủ hộ: … Số sổ hộ khẩu (Số sổ tạm trú): …
Mã số hộ gia đình: … Điện thoại liên hệ: …
Địa chỉ theo sổ hộ khẩu (sổ tạm trú): Số nhà, đường phố, tập thể: …
Thôn (bản, tổ dân phố): … Xã (phường, thị trấn): …
Huyện (quận, Tx, Tp thuộc tỉnh): …Tỉnh (Tp thuộc Trung ương): …
Bảng thông tin thành viên hộ gia đình:
| Stt | Họ và tên | Mã số bảo hiểm xã hội | Ngày tháng năm sinh | Giới tính | Quốc tịch | Dân tộc | Nơi đăng ký khai sinh | Mối quan hệ với chủ hộ | Số CMND/ CCCD/ Hộ chiếu | Ghi chú |
| A | B | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| … |
……, ngày …… tháng …… năm ………
Người kê khai
(ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu đơn đề nghị gộp sổ BHXH:
– Họ và tên: ghi đầy đủ họ, chữ đệm và tên (bằng chữ in hoa có dấu của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN)
– Ngày tháng năm sinh: ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân.
– Giới tính: ghi giới tính của người tham gia (nếu là nam thì ghi từ “nam” hoặc nếu là nữ thì ghi từ “nữ”).
– Quốc tịch: ghi như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.
– Dân tộc: ghi như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.
– Nơi đăng ký Giấy khai sinh: ghi rõ tên xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), tỉnh, thành phố đã đăng ký giấy khai sinh.
– Địa chỉ nhận hồ sơ: ghi đầy đủ địa chỉ nơi đang sinh sống để cơ quan BHXH gửi trả sổ BHXH, thẻ BHYT hoặc kết quả giải quyết thủ tục hành chính khác: số nhà, đường phố, thôn xóm; xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); tỉnh, thành phố.
– Họ tên cha hoặc mẹ, hoặc người giám hộ (áp dụng đối với trẻ em dưới 6 tuổi): Ghi họ tên cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ.
– Mã số BHXH: ghi mã số BHXH đã được cơ quan BHXH đã cấp (chỉ áp dụng đối với trường hợp đã được cấp mã số BHXH khi điều chỉnh thông tin); trường hợp không nhớ mã số BHXH thì người kê khai có thể tra cứu mã số BHXH tại Bưu điện văn hóa xã hoặc địa chỉ: http://baohiemxahoi.gov.vn hoặc phối hợp với Cơ quan BHXH hoặc Đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội và cơ quan quản lý đối tượng để xác định mã số BHXH.
– Trường hợp không xác định được mã số BHXH mà có số sổ BHXH hoặc số thẻ BHYT thì ghi số sổ BHXH hoặc số thẻ BHYT.
– Mã hộ gia đình: ghi mã hộ gia đình đã được cơ quan BHXH đã cấp (chỉ áp dụng đối với trường hợp đã được cấp mã số BHXH khi điều chỉnh thông tin); trường hợp không nhớ mã số BHXH thì người kê khai có thể tra cứu mã số BHXH tại địa chỉ: http://baohiemxahoi.gov.vn hoặc phối hợp với Cơ quan BHXH hoặc Đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội và cơ quan quản lý đối tượng để xác định mã hộ gia đình.
– Mức tiền đóng (áp dụng đối với người tham gia BHXH tự nguyện): ghi mức thu nhập tháng do người tham gia BHXH tự nguyện lựa chọn.
– Phương thức đóng (áp dụng đối với người đi lao động ở nước ngoài, người tham gia BHXH tự nguyện): ghi cụ thể phương thức đóng là 03 tháng hoặc 06 tháng hoặc 12 tháng …
– Nơi đăng ký KCB ban đầu: ghi nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh BHYT ban đầu (danh sách đăng ký nơi KCB ban đầu được cơ quan BHXH
– Nội dung thay đổi, yêu cầu: ghi nội dung yêu cầu thay đổi như: họ tên, ngày tháng năm sinh, các thông tin liên quan đến chức danh, nghề nghiệp, công việc, phương thức đóng, nơi đăng ký KCB ban đầu …
– Hồ sơ kèm theo:
– Đối với người điều chỉnh thông tin, ghi các loại giấy tờ chứng minh.
– Đối với người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, ghi các loại giấy tờ chứng minh.
Sau khi hoàn tất việc kê khai, người tham gia ký ghi rõ họ tên. Trường hợp kê khai thay đổi về nhân thân (họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh, giới tính) đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT thì phải có xác nhận của đơn vị nơi người lao động đang làm việc. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận.
4. Hướng dẫn thủ tục gộp sổ BHXH mới nhất:
Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định như sau: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
Người tham gia có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.
– Các bước làm thủ tục gộp sổ BHXH như sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH
Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Hồ sơ bao gồm:
– Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
– Sổ BHXH sai thông tin
– Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/…)
– Mẫu D01-TS(Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin
Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh
Bước 2: Kiểm tra nộ dung ghi nhận sổ BHXH
Quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh
Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.
Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,….=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH
Hồ sơ bao gồm:
– Sổ BHXH
–
– Mẫu D02-TS (nếu có)
=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH
Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH
Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
– Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
– 2 sổ BHXH
– Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
– Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.
