Đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc là gì? Mẫu đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc? Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc? Điều kiện để được hưởng công tác phí? Chế độ công tác phí?
Mục lục bài viết
1. Đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc là gì?
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc.
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
Đơn đề nghị duyệt chi công tác phí làm việc là văn bản do người lao động tham gia công tác lập ra và được gửi tới ban giám đốc của công ty để đề nghị về việc duyệt cho công tác phí cho cá nhân người tham gia công tác.
Đơn đề nghị duyệt chi công tác phí làm việc được lập ra nhằm để lãnh đạo công ty có thể xem xét và duyệt cho tiền công tác phí làm việc nhằm hỗ trợ kinh phí, các khoản phí phát sinh cho người lao động trong trường hợp họ phải thực hiện công tác ở xa mà việc công tác này là vì lợi ích chung của công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Mẫu đơn này được sử dụng phần lớn trong các công ty, doanh nghiệp hoặc các tổ chức, cơ quan nằm trong bộ máy nhà nước.
2. Mẫu đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
——-***——-
ĐỀ NGHỊ DUYỆT CHI CÔNG TÁC
Kính gửi: Ông …………….. Chức vụ: Tổng Giám Đốc
Tên tôi là: ……….. Chức vụ: …….
Mục đích: ……..
Nội dung đề nghị như sau: ……
| Nơi đi, Nơi đến | Ngày tháng | Phương tiện | Số ngày công tác | Lý do lưu trú |
| …………. | ……………… |
Tiền ứng trước: …….
(Bằng chữ: ……… )
Công tác phí: …..
Tổng cộng: ….
(Bằng chữ: …… )
| – Vé người: | vé x | = | đồng |
| – Vé cước: | vé x | = | đồng |
| – Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: | vé x | = | đồng |
| – Phòng nghỉ: | hoá đơn x | = | đồng |
| 1.Phụ cấp đi đường | |||
| 2.Phụ cấp lưu trú | |||
| Tổng cộng số tiền công tác: |
Hà Nội, ngày….tháng…năm…
Người đi công tác
Phụ trách bộ phận
Duyệt
3. Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc:
– Điền đầy đủ thông tin của người tham gia công tác như họ và tên, chức vụ tại công ty.
– Bạn cần điền mục đích của việc đề nghị duyệt chi công tác, ví dụ như chi trả các khoản tiền cho chuyến công tác khảo sát tình hình thị trường tại Đà Nẵng.
– Đối với nội dung đề nghị, bạn cần điền đầy đủ và rõ ràng về nơi đi, nơi đến, thời gian, phương tiện, số ngày mà bạn công tác và trình bày lý do lưu trú.
– Bạn cũng cần điền cụ thể công tác phí (tiền vé máy bay khứ hồi, tiền tàu xe, tiền thuê phòng khách sạn tại, tiền taxi,..) mà bạn muốn đề nghị lãnh đạo công ty duyệt. Trường hợp muốn ứng tiền trước thì bạn cũng cần nêu rõ trong đơn này.
Một số lưu ý khi bạn soạn thảo mẫu đơn đề nghị duyệt chi tiền công tác phí làm việc
– Bạn cần đưa nội dung thông tin một cách rõ ràng cũng như trình bày mẫu đơn một cách mạch lạc, dễ hiểu. Ngôn ngữ trình bày không bay bổng và không sử dụng các biện pháp ẩn dụ hoặc hoán dụ khi viết văn để áp dụng trong tình huống này.
– Đảm bảo các nội dung được đầy đủ như mẫu phía trên cùng với việc xin đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan đến việc chi tiền công tác phí làm việc.
– Khi soạn thảo bằng word, bạn cũng cần đưa font chữ trình bày trong mẫu về một định dạng thống nhất.
4. Điều kiện để được hưởng công tác phí:
Để được công ty chi trả công tác phí làm việc thì bạn cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;
– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;
– Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định.
Tuy nhiên, bạn cần phải chú ý những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí:
– Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;
– Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học;
– Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác;
– Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ: Thủ tục xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán; quy định các trường hợp đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ, đảm bảo nguyên tắc chỉ được thanh toán trong trường hợp được người có thẩm quyền cử đi công tác phê duyệt làm thêm giờ, không thanh toán cho các trường hợp đi công tác kết hợp giải quyết việc riêng trong những ngày nghỉ và không thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô và các phương tiện khác.
Đối với đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp và các đại biểu được Thường trực Hội đồng nhân dân các cấp mời tham dự kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp các Ban của Hội đồng nhân dân, giám sát, tiếp xúc cử tri và đi công tác thực hiện các nhiệm vụ khác của đại biểu Hội đồng nhân dân thì Thường trực Hội đồng nhân dân cấp nào mời có trách nhiệm thanh toán tiền công tác phí từ nguồn kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân cấp đó.
Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được các cơ quan tiến hành tố tụng mời ra làm nhân chứng trong các vụ án có liên quan đến công việc chuyên môn, thì cơ quan tiến hành tố tụng thanh toán chi phí đi lại và các chi phí khác theo quy định của pháp luật từ nguồn kinh phí của cơ quan tiến hành tố tụng.
5. Chế độ công tác phí:
5.1. Thanh toán chi phí đi lại:
Thanh toán theo hóa đơn thực tế:
– Người đi công tác được thanh toán tiền chi phí đi lại bao gồm:
+ Chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và theo chiều ngược lại.
+ Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác: Từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về).
+ Cước, phí di chuyển bằng phương tiện đường bộ, đường thủy, đường biển cho bản thân và phương tiện của người đi công tác.
+ Cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác đã chi trả.
+ Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay trong trường hợp giá vé không bao gồm cước hành lý mang theo.
Trường hợp cơ quan, đơn vị nơi cử người đi công tác và cơ quan, đơn vị nơi đến công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người đi công tác không được thanh toán các khoản chi phí này.
Căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao; thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét duyệt cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hỏa, xe ô tô hoặc phương tiện công cộng hoặc các phương tiện khác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả;
– Quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay đi công tác trong nước:
+ Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp cao (trên cấp Bộ trưởng) thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class) dành cho đối tượng: Cán bộ lãnh đạo hưởng bảng lương chức vụ lãnh đạo, hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo ban hành kèm theo Nghị quyết số 730/2004/NQ-UBTVQH ngày 30/9/2004 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về việc phê chuẩn bảng lương chức vụ, bảng phụ cấp chức vụ đối với cán bộ lãnh đạo của nhà nước; bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ ngành Tòa án, ngành Kiểm sát, Quyết định số 128-QĐ-TW ngày 14/12/2004 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể hoặc
+ Hạng ghế thường: Dành cho các đối tượng còn lại.
Đối với những vùng không có phương tiện vận tải của tổ chức, cá nhân kinh doanh vận tải hành khách theo quy định của pháp luật mà người đi công tác phải thuê phương tiện vận tải khác thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét quyết định cho thanh toán tiền thuê phương tiện mà người đi công tác đã thuê trên cơ sở hợp đồng thuê phương tiện hoặc giấy biên nhận với chủ phương tiện (có tính đến giá vận tải phương tiện khác đang thực hiện cùng thời điểm tại vùng đó cho phù hợp);
+ Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.
Riêng trường hợp vé máy bay không bao gồm cước hành lý thì người đi công tác được thanh toán cước hành lý theo đơn giá cước hành lý của chuyến đi và khối lượng hành lý được thanh toán tối đa bằng khối lượng hành lý được mang theo của loại vé thông thường khác (là vé đã bao gồm cước hành lý mang theo).
Thanh toán khoán kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác:
– Đối với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ tự nguyện đăng ký thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác: Mức thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác thực hiện theo quy định tại
– Đối với cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15 km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
5.2. Phụ cấp lưu trú:
Phụ cấp lưu trú là khoản tiền hỗ trợ thêm cho người đi công tác ngoài tiền lương do cơ quan, đơn vị cử người đi công tác chi trả, được tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi kết thúc đợt công tác trở về cơ quan, đơn vị (bao gồm thời gian đi trên đường, thời gian lưu trú tại nơi đến công tác).
Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác: 200.000 đồng/ngày.
Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày) thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định mức phụ cấp lưu trú theo các tiêu chí: Căn cứ theo số giờ thực tế đi công tác trong ngày, theo thời gian phải làm ngoài giờ hành chính (bao gồm cả thời gian đi trên đường), quãng đường đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.
Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền được cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo thì được hưởng mức phụ cấp lưu trú: 250.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên biển, đảo, những ngày đi, về trên biển, đảo). Trường hợp một số ngành đặc thù đã được cấp có thẩm quyền quy định về chế độ chi bồi dưỡng khi đi công tác trên biển, đảo thì được chọn chế độ quy định cao nhất (phụ cấp lưu trú hoặc chi bồi dưỡng) để chi trả cho người đi công tác.
