Hiện nay các công ty được thành lập ngày càng nhiều, pháp luật có quy định rõ ràng về các con dấu của công ty được cấp như thế nào và các trường hợp phải nộp lại con dấu ra sao. Vậy quy định về các trường hợp phải trả con dấu và Mẫu công văn trả con dấu cho cơ quan công an có nội dung và hình thức ra sao?
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn trả con dấu cho cơ quan công an:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————
Kính gửi: PHÒNG CẢNH SÁT QLHC VÀ TTXH – CÔNG AN TP HÀ NỘI
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ……
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: ……….. do Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày … tháng … năm …..
Trụ sở chính: ……
Đại diện theo pháp luật của công ty: Ông/bà ………. – Chức vụ: …….
Bằng công văn này, kính trình bày với Quý cơ quan việc như sau:
Hiện nay, doanh nghiệp đã được Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ ngày ……. tháng ….… năm …….
Vì vậy, doanh nghiệp làm công văn này kính đề nghị Quý cơ quan cho doanh nghiệp được trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của Công ty để Công ty làm thủ tục xin cấp đổi con dấu theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty cam kết: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung công văn này.
Trân trọng cảm ơn./.
Hà Nội, ngày… tháng … năm 20…..
Đại diện theo pháp luật của Công ty
Giám đốc/Tổng giám đốc
2. Hướng dẫn cách soạn thảo công văn trả con dấu cho cơ quan công an:
– Phần mở đầu: Bất cứ văn bản hành chính nào đều có phần Quốc hiệu – Tiêu ngữ: đây là phần đầu và là phần bắt buộc của văn bản, do đó, phần đầu của Mẫu công văn trả con dấu cho cơ quan công an là Quốc hiệu – Tiêu ngữ: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
Phía dưới ngay chính giữa văn bản là tên văn bản. Cụ thể tên văn bản ở đây là Công văn (Về việc trả lại con dấu cho cơ quan công an). Tên văn bản luôn luôn phải ngắn gọn và thể hiện được tóm tắt nội dung văn bản, tránh việc tên văn bản dài dòng, gây mất thẩm mỹ về mặt hình thức văn bản và không thể hiện được trọng tâm nội dung văn bản.
– Phần nội dung: Đầu tiên là phần kính gửi, phần kính gửi phải ghi rõ tên cơ quan nhận văn bản, là cơ quan có thẩm quyền giải quyết vấn đề của văn bản, cụ thể ở đây phần kính gửi sẽ là Phòng cảnh sát quản lý hành chính và trật tự – Công an tỉnh, thành phố.
Sau phần kính gửi sẽ là phần thông tin của bên lập và gửi văn bản, tức là thông tin của công ty trả lại con dấu, cụ thể thông tin bao gồm: tên công ty, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, đại diện công ty.
Phần quan trọng nhất trong phần nội dung đó chính là lý do trả con dấu của doanh nghiệp.
– Phần kết thúc: là lời đề nghị cơ quan công an hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoàn thành thủ tục trả dấu và cam kết của công ty về những thông tin trong văn bản là hoàn toàn đúng sự thật. Cuối cùng ở phần cuối văn bản là chữ ký của đại diện công ty.
3. Quy định của pháp luật về con dấu công ty:
Để hiểu gốc rễ vấn đề về quy trình trả dấu hay các lý do mà doanh nghiệp phải trả dấu thì trước hết người đọc phải hiểu dấu của doanh nghiệp là gì. Theo Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì dấu của doanh nghiệp được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Về loại dấu của công ty là dấu mộc hay dấu điện tử thì nghiệp tự quyết định, đồng thời về số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp cũng do doanh nghiệp đó tự quyết định. Các chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp cũng đều có con dấu và hình thức con dấu do doanh nghiệp quyết định.
Khi đã hoàn thiện con dấu, việc sử dụng và quản lý dấu sau này được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Dấu doanh nghiệp được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình doanh nghiệp thực hiện các giao dịch.
4. Các trường hợp trả con dấu công ty:
Căn cứ vào điều 18, của Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu thì chỉ doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/07/2015 mà luật trả lại con dấu không áp dụng với các doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp năm 2020 bởi từ khi luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thì pháp luật đã giao quyền chủ động tự quản lý và tự chịu trách nhiệm con dấu của chính mình.
Căn cứ điểm h khoản 3 điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy, chữa cháy; cứu nạn, cứu hộ; phòng, chống bạo lực gia đình doanh nghiệp sẽ bị Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu không thực hiện nộp lại con dấu, giấy chứng nhận mẫu dẫu sau chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc doanh nghiệp không nộp lại con dấu khi bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật.
Theo đó ta có thể thấy các doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/07/2015 phải nộp lại con dấu cho cơ quan công an khi doanh nghiệp đó thực hiện chia tách, sáp nhập hợp nhất hoặc bị thu hồi, đình chỉ hoạt động thì mới phải nộp lại con dấu.
5. Thủ tục, hồ sơ giao nộp con dấu công ty:
Ngay sau khi nộp hồ sơ giải thể trên Sở kế hoạch đầu tư đồng thời sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế và các thủ tục khác phục vụ cho quá trình giải thể, công ty sẽ phải làm thủ tục trả con dấu cho cơ quan Công an.
Theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thì hồ sơ hoàn trả lại con dấu bao gồm các giấy tờ sau:
+ Công văn xin hoàn trả trả dấu;
+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản chính);
+ Chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động doanh nghiệp (bản sao có chứng thực);
+ Dấu pháp nhân (đang sử dụng);
+ Giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người đi thực hiện công việc trả dấu). Người đến trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu phải xuất trình Chứng minh nhân dân để làm thủ tục thu hồi con dấu theo quy định.
Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị hồ sơ trả dấu đầy đủ các giấy tờ nêu trên thì tiến hành nộp hồ sơ để trả dấu.
Trình tự nộp hồ sơ:
+ Bước 1: Theo Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu thì doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Thủ tục trả dấu đã được tích hợp trên cổng thông tin điện tử của chính phủ. Vì vậy Doanh nghiệp có nhu cầu trả dấu có thể nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật.
+ Bước 2: tiến hành nộp hồ sơ (nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu hoặc nộp trực tiếp)
Nơi nộp hồ sơ: cơ quan công an cấp mẫu dấu thuộc phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký thành lập và xin cấp giấy chứng nhận mẫu dấu (thường là PC64 – Phòng CS QLHC về TTXH thuộc công an tỉnh thành phố, một số trường hợp trả dấu tại Bộ Công An).
+ Bước 3: Cơ quan công an có thẩm quyền nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra giấy hẹn trả kết quả cho người thực hiện việc trả dấu theo đúng thời hạn mà pháp luật quy định.
Thời hạn trả kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc cơ quan công an đã tiếp nhận hồ sơ sẽ ra biên bản thu hồi con dấu. Doanh nghiệp khi đến nhận kết quả theo biên bản thu hồi con dấu của cơ quan công an sẽ mang theo con dấu cũ hủy dấu và nhận biên bản hoàn tất thủ tục trả dấu.
Như vậy, theo những phân tích đã nêu trên thì những doanh nghiệp sau khi làm thủ tục chia tách, sáp nhập hợp nhất hoặc bị thu hồi, đình chỉ hoạt động thì sẽ phải trả lại con dấu cho cơ quan công an mà trước đó doanh nghiệp đăng ký con dấu. Hiện nay việc nộp hò sơ trả dấu doanh nghiệp có thể được thực hiện tại cơ quan công an hoặc nộp qua cổng thông tin điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật, tránh trường hợp để thiếu hồ sơ và bị trả lại hồ sơ gây mất thời gian cho doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý:
– Luật doanh nghiệp 2020;
– Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy, chữa cháy; cứu nạn, cứu hộ; phòng, chống bạo lực gia đình;
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
