Bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo một phần thu nhập thay thế cho người lao động khi họ gặp các tình huống mất hoặc giảm thu nhập. Dưới đây là bài viết về: Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2023.
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2023:
| Đơn vị:………. Số:……… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | ||
| ………….., ngày ….. tháng ….. năm ……….. |
ĐƠN XIN CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Kính gửi: Bảo hiểm xã hội…
– Tên đơn vị:….
– Mã số quản lý:….
– Địa chỉ:….
Nội dung:
Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện …….xác nhận cho tôi thời gian tôi tham gia bảo hiểm xã hội khi công tác tại……trong khoảng thời gian từ….. đến….
Lý do:
….
Hồ sơ gửi kèm:
….
Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.
| Người làm đơn (Ký và ghi rõ họ tên) ————– |
2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội là một quy trình khá phức tạp được thực hiện ngay sau khi người lao động đã ngừng hoạt động đóng bảo hiểm xã hội tại một cơ quan hoặc tổ chức nào đó. Trong quá trình thực hiện này, đơn vị quản lý bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành các bước thu thập và ghi nhận một cách thật chi tiết toàn bộ quá trình tham gia các loại bảo hiểm như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế được ghi nhận trên sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
Quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội này bao gồm việc thu thập và ghi nhận các thông tin quan trọng như số tiền đã được người lao động và doanh nghiệp đóng bảo hiểm, thời gian tham gia bảo hiểm, cũng như các khoản lợi ích khác như lương hưu hoặc các khoản tiền hỗ trợ khác mà người lao động có thể được nhận từ hệ thống bảo hiểm xã hội. Quá trình chốt sổ này nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và khách quan, minh bạch của quá trình đóng và nhận quyền lợi bảo hiểm xã hội của người lao động.
Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là một bước quan trọng trong việc xác định và ghi nhận công nhận quyền lợi của người lao động, đồng thời cũng giúp đơn vị quản lý có thể theo dõi các khoản tiền bảo hiểm đã được đóng và trợ cấp đã được nhận. Người lao động và các bên liên quan có thể thông qua việc ghi nhận chính xác các thông tin này trên sổ Bảo hiểm xã hội để dễ dàng tra cứu và kiểm tra lại quá trình tham gia và nhận quyền lợi từ bảo hiểm xã hội.
Tổ chức chốt sổ bảo hiểm xã hội đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc xử lý thông tin và quyền lợi bảo hiểm xã hội của người lao động. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi và sự công bằng cho người lao động, cũng như góp phần vào sự ổn định và phát triển của hệ thống bảo hiểm xã hội.
3. Trách nhiệm thực hiện công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Theo khoản 3, điều 48 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ban hành bởi Quốc hội có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, Người sử dụng lao động (tức là Công ty, doanh nghiệp) đảm nhiệm trách nhiệm sau đây:
“Tiến hành hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng với bản chính các giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.”
Đồng thời, theo khoản 5, điều 21 của Luật bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ban hành bởi Quốc hội có hiệu lực từ ngày 20/11/2014, được quy định như sau:
“Người sử dụng lao động phải hợp tác với cơ quan Bảo hiểm xã hội để trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Từ các quy định pháp luật trên, có thể nhận thấy rõ ràng rằng trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động cần thực hiện nhanh chóng việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khi hợp đồng lao động chấm dứt. Công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội cần được Công ty gửi đến đơn vị quản lý bảo hiểm xã hội để được tiến hành các thủ tục liên quan. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình chốt sổ được thực hiện đúng quy định và đồng thời đảm bảo quyền lợi của người lao động trong bảo hiểm xã hội.
4. Hướng dẫn viết công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo một phần thu nhập thay thế cho người lao động khi họ gặp các tình huống mất hoặc giảm thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, tàn tật, thất nghiệp, tuổi già, tử tuất. Hệ thống này được xây dựng dựa trên một quỹ tài chính do các bên tham gia Bảo hiểm xã hội đóng góp, và có sự bảo hộ từ Nhà nước theo quy định của pháp luật. Mục tiêu của bảo hiểm xã hội là bảo đảm an toàn đời sống cho người lao động và gia đình, đồng thời đóng góp vào việc bảo đảm an ninh xã hội. Bảo hiểm xã hội được coi là trụ cột quan trọng trong hệ thống an sinh xã hội của mỗi quốc gia.
Khi người lao động muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội, thường sẽ lập một bản công văn theo mẫu để yêu cầu việc chốt sổ bảo hiểm.
Mẫu bản công văn chốt sổ bảo hiểm bao gồm các thông tin sau:
– Thông tin cá nhân của tổ chức/ cá nhân lập đơn:
+ Tên tổ chức/ cá nhân lập đơn.
+ Địa chỉ liên lạc.
+ Số điện thoại và địa chỉ email liên hệ.
– Nội dung yêu cầu chốt sổ bảo hiểm:
+ Đề xuất chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
+ Cung cấp thông tin chi tiết về người lao động cần chốt sổ bảo hiểm, bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/Hộ chiếu, địa chỉ hiện tại, và các thông tin liên quan khác.
+ Đính kèm các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu sổ bảo hiểm xã hội của người lao động và các giấy tờ liên quan khác theo quy định.
5. Hướng dẫn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2023:
Để có thể chốt sổ bảo hiểm y tế, người lao động và người sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục dưới đây:
– Đối với người lao người lao động: Như đã trình bày ở trên, trách nhiệm thực hiện các thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về phía người sử dụng lao động và cơ quan Bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, người lao động sẽ phải yêu cầu để được chốt sổ Bảo hiểm xã hội.
+ Đối với trường hợp người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc thì người lao động phải gửi yêu cầu chốt sổ Bảo hiểm xã hội đến người sử dụng lao động để được chốt sổ Bảo hiểm xã hội.
+ Đối với trường hợp người lao động tham gia Bảo hiểm xã hội tự nguyện thì Người lao động cần mang sổ Bảo hiểm xã hội cùng thẻ căn cước công dân đến cơ quan Bảo hiểm xã hội để được chốt sổ.
Sau khi yêu cầu được chốt sổ Bảo hiểm xã hội người sử dụng lao động và cơ quan có thẩm quyền về bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện các thủ tục để chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động.
– Đối với người sử dụng lao động
Để chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động khi nhận được yêu cầu hoặc khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải tiến hành các thủ tục chốt sổ theo các bước sau đây:
Thứ nhất, người sử dụng lao động tiếp nhận yêu cầu chốt sổ Bảo hiểm xã hội và đề nghị người lao động nộp sổ Bảo hiểm xã hội (nếu trường hợp người lao động giữ sổ Bảo hiểm xã hội).
Thứ hai, báo giảm số lượng người lao động: Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các thủ tục báo giảm lao động với hồ sơ bao gồm:
+ Danh sách lao động tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 được thay thế cho Quyết định đã hết hiệu lực là Quyết định số 959/QĐ-BHXH.
+ Biên bản trả thẻ Bảo hiểm y tế đối với người lao động mà đơn vị đã giao nộp trước đó (nếu có).
+ Thẻ Bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
+ Và Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội đang trực tiếp quản lý hồ sơ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
Thứ ba, Chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ như: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế ; Danh sách lao động tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp…; Bảng kê thông tin; Sổ Bảo hiểm xã hội hoặc tờ bìa sổ Bảo hiểm xã hội; Toàn bộ tờ rời của sổ Bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội; 01 công văn chốt sổ của đơn vị (là mẫu trên trong bài viết này); Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
Người sử dụng lao động chuẩn bị các hồ sơ sau đó có thể nộp thông qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội mà công ty đặt trụ sở chính.
