Trong lĩnh vực đấu thầu thì thương thảo hợp đồng là một vấn đề rất quan trọng để hai bên có thể thỏa thuận với nhau về thực hiện hợp đồng đấu thầu. khi đã đồng ý hết các thỏa thuận thì việc làm công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng cũng hết sức quan trọng và cần lưu ý. Vậy công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng được làm như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng được hiểu như thế nào?
Căn cứ quy định tại khoản 1 và khoản 2 – Điều 19 –
– Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu.
– Thương thảo về nhân sự:
+ Quá trình thương thảo hợp đồng, nhà thầu không được thay đổi nhân sự đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu. Trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các vị trí nhân sự chủ chốt do Nhà thầu đã đề xuất không thể tham thực hiện hợp đồng thì Nhà thầy mới được thay đổi nhân sự khác.
+ Bên cạnh đó, bảo đảm các nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu.
– Thương thảo về các chi phí liên quan đến dịch, vụ tư vấn trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế.
– Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu với nhau dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện Hợp đồng.
– Thương thảo về các sai lệch do Nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu, bao gồm cả thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của Nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế.
– Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.
Như vậy ta thấy mẫu công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng là văn bản pháp lý được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu, sau khi bên mời thầu đã đánh giá các hồ sơ đề xuất và chọn lựa 1 nhà thầu đến để thương thảo hợp đồng và lập thành văn bản.
Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng,
Mẫu công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng là một hoạt động được thực hiện trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Sau khi có quyết định phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu, Cơ quan thực hiện thương thảo hợp đồng sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng với nhà thầu
2. Mẫu công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập Tự do Hạnh phúc
BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
Số: /TTHĐ/.-ĐHKTL
Gói thầu: ..(1)
Dự án: (2)
Căn cứ Quyết định số /QĐ– ngày // của Giám đốc về việc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu . thuộc dự án .;(3)
Căn cứ HSMT và HSDT xét chọn trúng thầu của Công ty ;(4)
Hôm nay, ngày .. tháng .. năm .., lúc . giờ . phút, tại đại diện các Bên gồm có:(5)
Bên giao thầu (gọi tắt là Bên A): .(6)
Địa chỉ: (7)
Điện thoại: Fax: (8)
Mã số thuế: ..(9)
Tài khoản: (10)
Đại diện là: Chức vụ: ..(12)
Bên nhận thầu (Gọi tắt là Bên B): CÔNG TY …(13)
Địa chỉ: ..(14)
Điện thoại: . Fax: .(15)
Số tài khoản: (16)
Tại: .(17)
Mã Số thuế: ..(18)
Đại diện là: Ông .. Chức vụ: (19)
Hai bên đã tiến hành xem xét, thảo luận và thống nhất các nội dung cung cấp hàng hóa như sau:
1. Nội dung hợp đồng:
Đối tượng hợp đồng: (20)
Giá trị hợp đồng: .. VNĐ (21)
Bằng chữ: ..(22 )
Bảo đảm thực hiện hợp đồng: ..(23)
Bảo lãnh bảo hành: .(24)
Địa điểm giao hàng: ..(25)
Thời gian thực hiện hợp đồng: .(26)
2. Thời gian và phương thức thanh toán: (27)
Bên mua có trách nhiệm thanh toán cho Bên bán 100% giá trị Hợp đồng chia thành 02 đợt như sau:
Hồ sơ thanh toán bao gồm:
Đề nghị thanh toán của nhà thầu;
Các biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị có xác nhận của Chủ đầu tư và tư vấn giám sát;
Chứng nhận CO (bản sao y nhà nhập khẩu) và CQ (bản chính của hãng sản xuất)
Chứng thư bảo lãnh bảo hành của ngân hàng có giá trị tương ứng 5% giá trị quyết toán hợp đồng (nếu có).
Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán;
Phiếu bảo hành hoặc tem bảo hành của Bên Bán;
Hồ sơ hoàn công; Nhật ký công trường (nếu có);
Hóa đơn thuế GTGT;
Phương thức thanh toán: Chuyển khoản.
3. Bảo hành (28)
Tất cả các thiết bị được nêu trong Hợp đồng sẽ được Bên B bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất; yêu cầu của bên A tại hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của bên B. Thời gian bắt đầu bảo hành được tính từ ngày nghiệm thu hợp đồng.
Thời gian khắc phục sự cố trong thời gian bảo hành là . giờ kể từ khi Bên B nhận được yêu cầu của Bên A. Quá thời gian trên mà bên B không thực hiện việc khắc phục thì bên A có quyền thuê đơn vị khác khắc phục và mọi chi phí liên quan đến việc khắc phục sự cố Bên B phải hoàn toàn chịu trách nhiệm chi trả.
Để được bảo hành, các sản phẩm phải có Phiếu bảo hành hoặc tem bảo hành dán trên thiết bị của Bên B và Bên A phải tuân thủ các quy định đã được ghi trên Phiếu bảo hành.
Trong thời hạn bảo hành, Bên B sẽ tiến hành sửa chữa, bảo hành thiết bị miễn phí theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất đối với mọi trường hợp xảy ra sự cố, hỏng hóc do lỗi của nhà sản xuất, sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển, lắp đặt, triển khai.
Trong thời hạn bảo hành, Bên B phải có thiết bị tương đương thay thế cho Bên A để sử dụng trong trường hợp thiết bị phải bảo hành.
4. Trách nhiệm của các Bên
4.1 Trách nhiệm của Bên B:
Bên Bán có trách nhiệm giao hàng hóa kèm theo các tài liệu cần thiết cho Bên Mua đúng chất lượng, đúng hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Cùng với Bên Mua kiểm tra thiết bị và lập biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa khi hoàn thành.
Bảo hành thiết bị khi đã hoàn thành việc giao và lắp đặt thiết bị
4.2 Trách nhiệm của Bên A:
Bên A phải kiểm tra hàng hóa về chủng loại, số lượng, chất lượng bao bì của hàng hóa và ký nhận vào biên bản giao hàng và hóa đơn bán hàng để xác nhận là đã nhận đầy đủ hàng từ bên B.
Bên A có trách nhiệm nhận hàng hóa, bảo quản và sử dụng hàng hóa theo đúng cách thức mà Bên B đã hướng dẫn trong các tài liệu đi kèm.
Bên A có trách nhiệm thanh toán tiền hàng theo đúng quy định của hợp đồng.
5. Bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm Hợp đồng
Nếu một trong hai bên không thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình ghi trong Hợp đồng này dẫn đến thiệt hại về kinh tế cho Bên kia thì phải chịu trách nhiệm bồi thường các giá trị thiệt hại đó.
6. Các điều khoản khác trong hợp đồng: (29)
Thống nhất (theo ĐKC và ĐKCT của hợp đồng trong HSMT).
Biên bản này được lập làm căn cứ để ký hợp đồng với Nhà thầu Công ty .. của Gói thầu . được hai bên thống nhất với các nội dung nêu trên.
Cuộc thương thảo đã kết thúc vào lúc . giờ . phút cùng ngày.
Biên bản này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn làm mẫu công văn chấp nhận thương thảo hợp đồng:
(1): Điền tên gói thầu
(2): Điền tên dự án
(3): Điền căn cứ
(4): Điền tên Công ty
(5): Điền ngày, tháng, năm lập biên bản
(6): Điền tên bên giao thầu ( bên A)
(7): Điền địa chỉ của bên giao thầu
(8): Điền số điện thoại/ fax của bên giao thầu
(9 ): Điền mã số thuế của bên giao thầu
(10): Điền tài khoản của bên giao thầu
(11): Điền tên ngân hàng đăng ký tài khoản
(12): Điền đại diện, chức vụ của người đại diện
(13): Điền bên nhận thầu
.(14): Điền địa chỉ của bên nhận thầu
(15): Điền số điện thoại/ fax của bên nhận thầu.
(16): Điền số tài khoản của bên nhận thầu
(17): Điền tên ngân hàng đăng ký tài khoản
(18): Điền mã số thuế của bên nhận thầu
(19): Điền tên người đại diện, chức vụ của người đại diện
(20 ): Điền đối tượng hợp đồng
(21): Điền giá trị hợp đồng
(22): Điền giá trị hợp đồng (bằng chữ)
(23): Điền bảo đảm thực hiện hợp đồng
(24): Điền bảo lãnh bảo hành
(25): Điền địa điểm giao hàng
(26): Điền thời gian thực hiện hợp đồng
(27): Điền thời gian và phương thức thanh toán
(28): Điền nội dung bảo hành
(29): Điền các điều khoản khác trong hợp đồng
Việc thương thảo hợp đồng diễn ra khi các bên có các vấn đề liên quan đến hợp đồng muốn đàm phán lại: đối tượng giao kết trong hợp đồng, quyền và nghĩa vụ,….
Nội dung thương thảo hợp đồng bao gồm:
Nội dung thương thảo hợp đồng:
– Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
– Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;
– Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp.
