Đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức, pháp nhân nào để không ít lần sử dụng đến Công văn. Có thể là Công văn phúc đáp, có thể là Công văn đề nghị, Công văn thông báo,... Vậy cách thức để soạn thảo một công văn hoàn chỉnh, đúng quy định và đầy đủ nội dung như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn là gì?
Công văn có những đặc điểm chính như sau:
+ Công văn không phải là các văn bản quy phạm pháp luật theo quy định hiện hành, vì thế trình tự, thủ tục ban hành sẽ đơn giản, nhanh chóng và phù hợp với những trường hợp cần phải giải quyết các công việc quan trọng, cấp bách và cần phải thực hiện sớm.
+ Công văn được sử dụng không giới hạn lĩnh vực, có thể sử dụng trong kinh tế, văn hóa, pháp luật, chính trị… và nó phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của từng chủ thể ban hành.
+ Công văn có thể do các cá nhân ban hành nếu quy định của pháp luật cho phép, điều lệ của doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn củ cá nhân đó. Như vạy, công văn không bị giới hạn về chủ thể ban hành, có thể là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay thậm chí là một cá nhân nào đó.
+ Hiện nay, pháp luật không có quy định về thời hiệu của công văn nên khi các chủ thể thực hiện, giải quyết xong các công việc trên thực tế thì công văn sẽ chấm dứt hiệu lực.
+ Công văn mang một đặc điểm riêng khác biệt đó là nó không được áp dụng rộng rãi, phổ biến trên toàn quốc, trong một địa phương mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc cụ thể.
2. Mẫu công văn phúc đáp :
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., ngày ….. tháng ….. năm ……….
Kính gửi:…….
Trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề….(4)……….
Lưu ý: Đối với mục (4) này:
+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.
+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
Trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận:
– Như trên ..(5)……..;
– Lưu: VT, ..(6)……..
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Ký, đóng dấu)
3. Mẫu công văn đề nghị:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., ngày ….. tháng ….. năm ……….
Kính gửi:…….
Lưu ý: Đối với mục (4) này:
– Mở đầu: Nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông baó, theo quảng cáo …… của quý cơ quan/ tổ chức/ Công ty …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về ………….).
– Nội dung:
+ Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì.
+ Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp).
– Kết thúc: Mong quý cơ quan ……….; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.
Xin chân thành cám ơn!
Nơi nhận:
– Như trên ..(5)……..;
– Lưu: VT, ..(6)……..
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Ký, đóng dấu)
4. Mẫu công văn đôn đốc , chấn chỉnh, nhắc nhở:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., ngày ….. tháng ….. năm ……….
Kính gửi:…….
Lưu ý: Đối với mục (4) này:
– Mở đầu: Nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ trương kế hoạch đã triển khai (Quyết định, Thông báo, Nghị định, Thông tư, Luật, Chỉ thị,…)
– Nội dung:
+ Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những tồn tại cần chấn chỉnh, khắc phục.
+ Những phương hướng, giải pháp giải quyết và yêu cầu mới đề ra (nếu có).
+ Biện pháp mới áp dụng.
– Kết thúc: Yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay ……
Nơi nhận:
– Như trên ..(5)……..;
– Lưu: VT, ..(6)……..
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Ký, đóng dấu)
5. Mẫu công văn giải thích :
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., ngày ….. tháng ….. năm ……….
Kính gửi:…….
Lưu ý: Đối với mục (4) này:
– Mở đầu: Nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.
– Nội dung:
+ Nêu những chủ trương chính trong văn bản.
+ Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản. Hướng dẫn thực hiện các chủ chương, chính sách đó.
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp.
– Kết thúc: Có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).
Nơi nhận:
– Như trên ..(5)……..;
– Lưu: VT, ..(6)……..
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Ký, đóng dấu)
6. Mẫu công văn trả lời (Bản đã viết sẵn làm mẫu):
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–***—-
Hà Nội, ngày 04 tháng 02 năm 2020
Kính gửi:
– Công ty TNHH Đầu tư Bất Động sản Ngôi Sao Việt
– Ngân hàng Techcombank
Chúng tôi là Bên mua trong HĐMB căn hộ số C22205 và C22206 tại Dự án có tên thương mại D’.Capitale – với Bên bán là Công ty TNHH Đầu tư Bất động sản Ngôi Sao Việt.
Chúng tôi đã nhận được công văn số C2.2101-CV-NSV của chủ đầu tư phúc đáp công văn số 689/CV-DG qua email vào ngày 22/01/2020 và cũng đã nhận được bản có ký đóng dấu vào ngày 04/02/2020.
Tuy nhiên, các nội dung trả lời của chủ đầu tư đều lảng tránh các vấn đề chính, không đúng trọng tâm vấn đề, cố tình thoái thác trách nhiệm theo hợp đồng và quy định của pháp luật.
Đến thời điểm hiện tại, chủ đầu tư vẫn đang tiếp tục vi phạm nghĩa vụ bàn giao! Toà C2 nói chung và hai căn hộ C22205, C22206 đều chưa đủ điều kiện bàn giao theo quy định của pháp luật. Các căn hộ Toà C2 đến thời điểm hiện tại vẫn chưa thể làm giấy chứng nhận sở hữu nhà. Trong khi các căn hộ tại C1, C3, C6 và C7 đã có thể làm giấy chứng nhận sở hữu nhà.
Chúng tôi đã có rất nhiều lần gửi công văn đề nghị thanh lý HĐMB đối với hai căn hộ C22205 và C22206 từ năm 2018, 2019. Đến nay đã là 2020, với rất nhiều sai phạm nhưng chủ đầu tư vẫn cố tình kéo dài, không thanh lý và không tôn trọng các điều khoản đã ký giữa hai bên! Việc cố tình kéo dài không thanh lý do vi phạm HĐMB này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quyền và lợi ích hợp pháp của chúng tôi!
Vì vậy, bằng văn bản này chúng tôi giữ nguyên ý kiến, quan điểm của mình theo công văn số 689/CV-DG đã gửi trước đó với chủ đầu tư:
– Yêu cầu chủ đầu tư tôn trọng khách hàng, tôn trọng hợp đồng mua bán đã ký, tôn trọng và tuân thủ pháp luật. Đề nghị tiến hành thanh lý hai hợp đồng mua bán căn hộ C22205 và C22206, hoàn lại 100% tiền đã thanh toán cho chúng tôi để kết thúc vụ việc.
– Yêu cầu Chủ đầu tư sắp xếp sớm 01 buổi làm việc để tiến hành thủ tục thanh lý 02 hợp đồng mua bán đối với 02 căn hộ C22205 và C22206 do chủ đầu tư vi phạm thời gian bàn giao căn hộ cùng các vi phạm hợp đồng mua bán khác.
Đề nghị quý công ty sớm giải quyết triệt để yêu cầu của chúng tôi, tránh việc tạo ra một làn sóng dư luận mới gây ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư, danh tiếng của các dự án do chủ đầu tư đã, đang và sẽ tiến hành.
THAY MẶT CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG GIA
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
7. Cách soạn thảo công văn chuẩn nhất:
Trên đây là các Mẫu Công văn thông dụng trong các thủ tục hành chính tại Việt Nam. Một số lưu ý khi soạn thảo Công văn là:
(1) Chữ viết tắt tên đơn vị khoa, phòng, trung tâm, bộ phân chức năng soạn thảo công văn.
(2) Trích yếu nội dung chính (chủ đề) của công văn.
(3) Nơi nhận công văn: Nếu không phải là cá nhân tại một cơ quan nào thì ghi chung chung tên cơ quan cần gửi đến.
(4) Nội dung công văn:
– Nếu người ký văn bản là Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng thì ghi:
KT. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng
Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng
– Nếu người ký văn bản là Trưởng phòng thì ghi:
TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
– Nếu người ký văn bản là Phó trưởng phòng thì ghi:
TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng
KT. TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(5) Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(*) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
8. Các lưu ý khi soạn công văn hành chính:
Mẫu công văn gửi đến cá nhân hay tập thể bao gồm đầy đủ thông tin về nơi nhận, nơi gửi, trích yếu nội dung của công văn, nội dung công văn,… Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
– Mở đầu vấn đề
– Giải quyết vấn đề
– Kết luận vấn đề
* Cách viết phần mở đầu vấn đề:
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: “Dựa trên Hợp đồng số ……… được ký kết giữa Công ty ……….. và Công ty …………. nagyf/tháng/năm, về vấn đề ………….. Theo nội dung thỏa thuận tại Điều……….. tuy nhiên, hiện tại …………… “
* Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
– Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết. Ví dụ: Theo đơn đề nghị của tập thể người dân tại ……….. về vấn đề ……………, UBND xã/phường xin ý kiến chỉ đạo của ……….. về việc ……………”
– Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.
* Cách viết phần kết thúc công văn:
Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).
Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.
