Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn phải có bản cam kết về địa chỉ kinh doanh.
Mục lục bài viết
- 1 1. Cam kết về địa chỉ kinh doanh khi phát hành hóa đơn là gì?
- 2 2. Mẫu cam kết về địa chỉ kinh doanh khi phát hành hóa đơn chi tiết nhất:
- 3 3. Hướng dẫn soạn thảo cam kết về địa chỉ kinh doanh khi phát hành hóa đơn chi tiết nhất:
- 4 4. Nguyên tắc tạo và phát hành hóa đơn:
- 5 5. Thủ tục phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh:
1. Cam kết về địa chỉ kinh doanh khi phát hành hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Cam kết về địa chỉ kinh doanh là văn bản được soạn thảo bởi cơ sở phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan quản lý Thuế trực tiếp. Nội dung cam kết nêu rõ các thông tin của cơ sở kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính, thông tin liên lạc, nội dung cam đoan…
Khi thực hiện các thủ tục về phát hành hóa đơn, cá nhân, tổ chức kinh doanh phải lập một bản cam kết về địa chỉ kinh doanh gửi cùng hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn. Bản cam kết là sự ghi nhận lời khai của cơ sở phát hành hóa đơn về địa chỉ kinh doanh thực tế phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Đây là căn cứ để cơ quan Nhà ngước có thẩm quyền thực hiện các hoạt động xác minh cũng như quản lý hoạt động phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.
2. Mẫu cam kết về địa chỉ kinh doanh khi phát hành hóa đơn chi tiết nhất:
Mẫu số: CK01/AC
(Ban hành kèm theo
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CAM KẾT
Kính gửi: ……(Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)….
Tên người nộp thuế: ….
Mã số thuế: …..
Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế): ……
Địa chỉ nhận
Số điện thoại liên hệ: …….
+ Cố định: …..
+ Di động: ……..
Người đại diện theo pháp luật (Ghi theo đăng ký thuế): …..
Nghề nghiệp/ Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh chính: ..
Chúng tôi cam kết địa chỉ sản xuất, kinh doanh thực tế phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.
Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật./.
Ngày …. tháng …. năm …….
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu (nếu có))
3. Hướng dẫn soạn thảo cam kết về địa chỉ kinh doanh khi phát hành hóa đơn chi tiết nhất:
Phần Kính gửi: Ghi tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Tên người nộp thuế: Ghi rõ họ tên bằng chữ in hoa có dấu
Mã số thuế: Ghi theo mã số thuế được cấp bởi cơ quan quản lý thuế
Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế): Ghi rõ tên đường, khu phố, phường/xã/thị trấn, Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)
Địa chỉ nhận
Số điện thoại liên hệ: Ghi SĐT cố định và di động
Người đại diện theo pháp luật (Ghi theo đăng ký thuế) Ghi rõ họ tên bằng chữ in hoa có dấu
Nghề nghiệp/ Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh chính:
Lời cam kết: (Chúng tôi cam kết địa chỉ sản xuất, kinh doanh thực tế phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền)
Ngày tháng năm soạn thảo bản cam đoan
Cuối đơn người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế (Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu (nếu có))
4. Nguyên tắc tạo và phát hành hóa đơn:
Theo Điều , Nghị định 04/2014 Quy định về
“1. Tổ chức, cá nhân kinh doanh đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 6, Điều 7 Nghị định này được tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng trong việc bán hàng hóa, dịch vụ.
2. Tổ chức, cá nhân kinh doanh có mã số thuế nhưng không đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này phải đặt in hóa đơn để phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ của bản thân tổ chức, cá nhân.
3. Cơ quan thuế cấp tỉnh, thành phố (sau đây gọi tắt là Cục Thuế) đặt in, phát hành hóa đơn để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
4. Doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định này được nhận in hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân khác.
5. Tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.
6. Tổ chức, cá nhân khi in hóa đơn không được in trùng số trong những hóa đơn có cùng ký hiệu
7. Tổ chức, cá nhân trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải thông báo phát hành theo quy định tại Điều 11, Điều 12 Nghị định này”.
Hình thức phát hành hóa đơn khá đa dạng: Hóa đơn tự tin, hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in. Hiện nay, nhà nước khuyến khích doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các Bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên, dù được phát hành dưới hình thức nào thì cơ sở phát hành hóa đơn vẫn phải đảm bảo các quy định về tạo và phát hành hóa đơn.
5. Thủ tục phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh:
Căn cứ pháp lý: Điều 9
Bước 1: Ra thông báo phát hành hóa đơn
– Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Bước 2: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành
– Căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp.
– Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hóa đơn thu phí dịch vụ tự in thì gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hóa đơn, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.
– Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
– Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
– Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn
– Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hóa đơn mẫu kèm thông báo phát hành để gửi cơ quan Thuế và để niêm yết tại các cơ sở sử dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng.
Trường hợp tổ chức khi thay đổi tên, địa chỉ thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).
– Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
– Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
– Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 3: Xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn
Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để mọi tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức.
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba (03)ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Trên đây là thủ tục phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh. Các cơ quan, tổ chức co liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định về phát hành hóa đơn nhằm đảm bảo hoạt động phát hành hóa đơn tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Trường hợp có những vi phạm về quy trình phát hành hóa đơn, cá nhân, tổ chức có quyền khiếu nại đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
