Trong quá trình sử dụng, có những sách bị hỏng, quá cũ không còn giá trị sử dụng cần thay thế hoặc vì lý do nào đó mà phải xuất sách ra khỏi kho của thư viện, công việc này bắt buộc phải lập biên bản.
Mục lục bài viết
1. Biên bản xuất sách khỏi kho thư viện là gì?
Mẫu biên bản về việc xuất sách ra khỏi kho thư viện là một văn bản hành chính do người có thẩm quyền lập ra với mục đích để ghi chép về việc xuất sách ra khỏi kho thư viện. Nội dung trong mẫu biên bản nêu rõ nội dung xuất sách, số lượng sách báo được xuất ra.
Biên bản về việc xuất sách ra khỏi kho thư viện được lập bởi nhân viên quản lý thư viện của cơ sở giáo dục, hoặc do người có thẩm quyền lập ra nhằm ghi chép lại tất cả các sách được đưa ra khỏi kho thư viện. Mọi thông tin sách được đưa ra ngoài như Loại sách, số lượng sách, tên sách, lý do của việc xuất sách ra khỏi kho. Biên bản là cơ sở, căn cứ vào để giải quyết những phát sinh xảy ra sau này.
2. Mẫu biên bản xuất sách khỏi kho thư viện:
Mẫu số 1:
PHÒNG GD & ĐT …………….
TRƯỜNG ……………
Số: ……………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————–
…, ngày…tháng…năm…
BIÊN BẢN
V/v Xuất sách ra khỏi kho thư viện
I/. Thành phần:
1. ……
2 ……
3. ……
II/ Nội Dung:
1. Đ/c tổ trưởng thông qua nội dung yêu cầu của việc thanh lí sách, báo hư, rách, cũ không còn sử dụng được chúng tôi tiến hành thanh lí một số sách ,báo, củ rách không còn sử dụng được cụ thể như sau: (có danh mục kèm theo)
1. Sách Giáo khoa: ………… số lượng …………. quyển
2. Sách giáo viên: …………… số lượng …………. quyển
3. Sách tham khảo: …………. số lượng …………. quyển
4. Sách thiếu nhi: …………. số lượng …………. quyển
5. Báo: ………………. số lượng …………. quyển
Tổng số tiền: ………………………………………….. đồng
2. Lí do: hư, rách, không còn sử dụng.
………
3. Tất cả các thành viên trong tổ thống nhất theo số lượng sách, báo và số tiền.
Biên bản kết thúc lúc ….. giờ cùng ngày.
…., ngày…tháng…năm…
Người lập bảng
(ký và ghi rõ họ tên)
Mẫu số 2:
CỘNG HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…..Ngày ….tháng ….năm ….
BIÊN BẢN XUẤT KHO SÁCH
RA KHỎI KHO THƯ VIỆN
Tôi: ……………………… – nhân viên thư viện trường
Nay lập biên bản xuất kho sách khỏi Thư viện những loại sách sau đây:
– Nhận từ: học sinh và giáo viên
– Số lượng: …..bản, ….tên sách
BẢN KÊ KÈM THEO BIÊN BẢN
| STT | TÊN SÁCH | SỐ LƯỢNG | ĐƠN VỊ |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 | |||
| 5 | |||
| 6 | |||
| 7 | |||
| 8 | |||
| 9 | |||
| 10 | |||
| 11 | |||
| 12 | |||
| 13 | |||
| 14 | |||
| 15 |
Biên bản kết thúc lúc ….. giờ cùng ngày.
……, ngày…tháng…năm..
Người lập bảng
(ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản xuất sách khỏi kho thư viện:
Biên bản xuất sách khỏi kho thư viện là văn bản hành chính nên người lập biên bản phải ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ và trình bày khoa học, logic.
Người lập biên bản viết rõ họ và tên, chức vụ của mình
Liệt kê tên sách, số lượng sách, loại sách được xuất ra
Người lập biên bản phải kí và ghi rõ họ tên mình ở cuối biên bản
4. Một số vấn đề liên quan đến quản lý thư viện:
Quy trình mượn – trả tài liệu
Bước 1: Trình thẻ thư viện cho thủ thư.
Bước 2: Tra mã tài liệu .
+ Tra bằng máy tính.
+ Tra bằng tủ mục lục.
Bước 3: Lấy phiếu yêu cầu mượn tài liệu nếu có nhu cầu mượn.
Bước 4: Ghi đầy đủ các thông tin trên Phiếu yêu cầu:
+ Họ tên, thông tin địa chỉ của người mượn.
+ Tên tài liệu, tên tác giả, số đăng ký cá biệt, mã kho của tài liệu cần mượn.
Lưu ý:
Đọc tại chỗ:
– Số tài liệu mượn tối đa một lần tùy thuộc vào quy định của thư viện; đối với phòng đọc tự chọn, bạn đọc được phép trực tiếp lựa chọn tài liệu trên giá sách.
– Không được phép tự ý mang tài liệu ra khỏi phòng đọc.
– Không sử dụng các thiết bị máy móc dành riêng cho bạn đọc quá thời gian quy định của Thư viện.
Mượn về nhà:
Số tài liệu mượn, thời gian mượn tối đa một lần tùy thuộc vào quy định của thư viện, có thể gia hạn thêm thời gian theo quy định của thư viện
Bước 5: Đưa Phiếu yêu cầu để thủ thư đi lấy tài liệu.
Bước 6: Nhận tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu, nếu có gì bất thường cần báo ngay cho thủ thư.
Bước 7: Mang tài liệu về vị trí ngồi đọc.
Bước 8: Nếu muốn mượn về nhà cần đăng ký và làm theo hướng dẫn của thủ thư.
Bước 9: Khi đọc xong tài liệu, bạn đọc mang tài liệu trở lại và bàn giao cho thủ thư.
Bước 10: Nhận lại thẻ thư viện.
Quản lý thư viện sách hiệu quả
– Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự
Độc giả sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm một cuốn trong số hàng ngàn đầu sách khác nhau có trong thư viện. Chính vì vậy, việc sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự tuy mất nhiều thời gian nhưng lại tạo điều kiện cho mỗi người có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm sau này. Mỗi một cuốn sách sẽ có một số thứ tự nhất định trên giá sách, người quản lý thư viện cần sắp xếp vào đúng vị trí của nó sau khi được sử dụng. Công việc này khá mất thời gian, nhưng lại rất cần thiết để đảm bảo nhu cầu sử dụng của độc giả.
– Tự tay sắp xếp và quản lý
Nếu bạn được giao nhiệm vụ quản lý sách của thư viện, hãy tự tay sắp xếp nó lên kệ và quản lý từng vị trí, từng đầu mục sách. Hãy sắp xếp theo mong muốn và theo cách khoa học mà bạn hiểu. Khi đó, sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc tìm kiếm một cuốn sách theo yêu cầu của độc giả, rà soát số lượng và tình trạng của từng đầu mục sách cụ thể. Hãy cẩn trọng khi rà soát và sắp xếp từng cuốn sách, hãy cố gắng nắm vững vị trí của từng cuốn sách cụ thể để có thể quản lý sách hiệu quả.
– Thường xuyên rà soát và kiểm tra
Trong lúc chọn sách, độc giả có thể làm đảo lộn vị trí của từng cuốn sách. Chính vì vậy, để có thể đảm bảo vị trí từng cuốn sách trong thư viện, hãy thường xuyên rà soát, kiểm tra từng đầu mục để phát hiện những vấn đề nảy sinh, tìm cách khắc phục kịp thời.
– Sử dụng phần mềm quản lý
Thời kì công nghệ bùng nổ, việc sử dụng phần mềm kỹ thuật hiện đại nhằm giúp đỡ con người quản lý sách cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Sử dụng phần mềm quản lý thư viện sách có thể dễ dàng thực hiện những công việc như:
Cập nhật thông tin, số lượng cụ thể của mỗi đầu mục sách, mỗi cuốn sách và mỗi hạng mục sách.
Bạn có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin của từng cuốn sách.
Cập nhật thông tin của từng độc giả. Cập nhật tình trạng sử dụng, mượn, trả sách và thông tin kỳ hạn thẻ thư viện của từng độc giả.
Cập nhật vị trí, số lượng của từng loại sách, hỗ trợ người quản lý có thể dễ dàng sắp xếp chúng vào những vị trí nhất định. Công việc sắp xếp và quản lý sách có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và khoa học hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý, bạn có thể đồng bộ hóa thông tin dữ liệu trong thư viện để có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin từng đầu sách nhanh hơn. Bạn có thể thao tác nhanh trong việc thực hiện những yêu cầu của từng độc giả.
Công tác biên mục và phân loại tài liệu nhằm thực hiện bộ thẻ thư mục cho từng tài liệu để tạo thành tủ thư mục nhằm giới thiệu toàn bộ kho sách của thư viện với độc giả, tiếp đó thực hiện các công tác phụ như: Nhãn sách, túi sách, tờ ghi ngày trả, thẻ mượn … để góp phần tổ chức công tác mượn trả tài liệu.
Thẻ thư mục ( Phích )
Thẻ tác giả: Xếp theo thứ tự ABC tác giả
Thẻ nhan đề: Xếp theo thứ tự ABC nhan đề (Không tính mạo từ: a,the, le, la…)
Thẻ đề mục: Xếp theo thứ tự ABC tiêu đề đề mục
Thẻ vị trí: Xếp theo ký hiệu sách (call number) gồm số phân loại và cutter…. Tủ phiếu này phản ánh kho sách, được xem như là Mục lục công vụ. Tủ phiếu này cần thiết cho cả hệ thống mục lục phiếu lẫn hệ thống mục lục tự động hóa (Online Catalog).
Như vậy việc biên mục có ba công tác chính z Mô tả z Lập đề mục z Phân loại Hiện nay nếu sử dụng máy tính thì bản thân chương trình đã tạo ra hệ thống mục lục này. Nhưng chúng ta phải tạo ra những điểm truy cập cho chương trình như: Tên tác giả, nhan đề, đề mục
Phân loại
Phân loại tài liệu là tìm một chỗ thích hợp cho nội dung cuốn sách trong bản phân loại, dù thư viện có dùng hệ thống phân loại nào cũng phải bảo đảm tính thống nhất và chính xác cho nội dung từng tài liệu. Sau khi phân loại, số phân loại được ghi vào trang đối diện với trang nhan đề sách cùng với Cutter tác giả, năm xuất bản (Nếu có tái bản), số tập, số cuốn có trong thư viện.
Việc phân loại phải cố gắng đưa tài liệu đến với khía cạnh nhỏ nhất có trong bảng phân loại. Ngoài ra còn tùy thuộc vào từng thư viện do yêu cầu chuyên ngành đào tạo hay mục đích phục vụ của mình mà phân chia tài liệu theo những mục đích riêng và theo từng chủ đề nếu một tài liệu chứa đụng nhiều chủ đề trong đó.
