Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật và hướng dẫn soạn thảo

1. Biên bản về việc vi phạm kỷ luật là gì?

Vi phạm kỷ luật là hành vi có lỗi của chủ thể trái với các quy chế, quy tắc xác lập trật tự trong nội bộ cơ quan, tổ chức, tức là không thực hiện đúng kỷ luật lao động, học tập, công tác hoặc phục vụ được đề ra trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó.

Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật là mẫu biên bản được lập ra khi trong công ty, doanh nghiệp có sự vi phạm kỷ luật của người lao động. Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động gồm thông tin về thành phần tham dự cuộc họp, lỗi vi phạm của người lao động, ý kiến các bên, kết luận và các nội dung khác liên quan.

Biên bản về việc vi phạm kỷ luật là mẫu biên bản được lập ra khi trong công ty, doanh nghiệp có sự vi phạm kỷ luật của người lao động. Biên bản là văn bản pháp lý để làm cơ sở cho việc xử lý đối với người vi phạm của người có thẩm quyền và là căn cứ cho những vấn đề phát sinh sau này.

2. Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật:

Mẫu số 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————-

………….., ngày…..tháng…..năm…..

BIÊN BẢN

Về việc vi phạm kỷ luật

Vào lúc…….., ngày…..tháng……năm …… , tại…..

– Họ tên, đơn vị, chức vụ người lập biên bản……….

– Họ tên, đơn vị, chức vụ người bị lập biên bản…..

Tiến hành lập biên bản với những nội dung như sau:

– Thời gian, địa điểm xảy ra vụ việc:…

– Diễn biến của vụ việc xảy ra:……….

– Thiệt hại về vật chất:…

– Tang vật (nếu có):…..

– Ý kiến của người bị lập biên bản (nếu có)……

Biên bản này được lập thành 2 bản. Một bản do người lập biên bản giữ, một bản do người bị lập biên bản giữ.

Người lập biên bản

(Ký ghi rõ họ tên)

Người chứng kiến

(Ký ghi rõ họ tên)

Lãnh đạo đơn vị

(Ký ghi rõ họ tên)

Người bị lập biên bản

(Ký ghi rõ họ tên)

Mẫu số 2:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————-

……………., ngày…..tháng…..năm…..

BIÊN BẢN VI PHẠM

Hôm nay vào lúc ………… giờ……………phút, ngày………tháng………năm………

Chúng tôi gồm:

1. Họ tên người lập biên bản:……

2. Họ tên người làm chứng:…

3. Họ tên người có liên quan đến vụ việc:….

Tiến hành lập biên bản với những nội dung như sau:

Thời gian, địa điểm xảy ra vụ việc: ……

Diễn biến của vụ việc xảy ra: …

Thiệt hại về vật chất hoặc vi phạm những qui định của Công ty đề ra:

……

Người có liên quan đến vi phạm:

……

Người vi phạm

(Ký ghi rõ họ tên)

Người lập biên bản

(Ký ghi rõ họ tên)

Người chứng kiến

(Ký ghi rõ họ tên)

Biên bản được lập và đọc lại cho mọi người đều nghe.

3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản về việc vi phạm kỷ luật:

Biên bản về việc vi phạm kỷ luật là văn bản hành chính vì thế các cá nhân khi viết phải trình bày khoa học, rõ ràng, có nội dung quốc hiệu và tiêu ngữ đầy đủ.

Người lập biên bản xử lý vi phạm kỷ luật lao động điền đầy đủ thông tin về thành phần tham dự cuộc họp, lỗi vi phạm của người lao động, ý kiến các bên, kết luận và các nội dung khác liên quan

Những người tham gia ký vào phía cuối văn bản đảm bảo tính khách quan của biên bản.

4. Những vấn đề liên quan đến việc kỷ luật lao động:

Đối với các lao động làm công theo hợp đồng, người có thẩm quyền xử lí vi phạm kỉ luật lao động là người sử dụng lao động hoặc người được người sử dụng lao động uỷ quyền hợp pháp. Căn cứ để xử lí vi phạm kỈ luật lao động là hành vi vi phạm kỉ luật lao động, mức độ lỗi của người vi phạm và các quy định của pháp luật, các quy định hợp pháp trong nội quy lao động của đơn vị. Khi xử lí kỉ luật lao động, người sử dụng lao động phải tuân theo các nguyên tắc, thủ tục, thời hiệu luật định, phải tham khảo ý kiến của công đoàn cơ sở. Hình thức kỉ luật áp dụng phải phù hợp với các quy định của pháp luật và nội quy lao động của đơn vị.

Nếu phía sử dụng người lao động có hành vi kỉ luật không đúng người lao động có thể bị xử phạt như sau:

Căn cứ Nghị định 28/2020/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động việt nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

“Điều 18: Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;

c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

d) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;

đ) Tạm đình chỉ công việc đối với người lao động không đúng quy định của pháp luật.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;

c) Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động;

d) Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;

b) Buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm d khoản 2, điểm c khoản 3 Điều này;

c) Buộc trả đủ tiền lương những ngày tạm đình chỉ công việc đối với người lao động không đúng quy định của pháp luật đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm đ Khoản 2 Điều này;

d) Buộc xin lỗi công khai đối với người lao động và trả toàn bộ chi phí điều trị, tiền lương cho người lao động trong thời gian điều trị nếu việc xâm phạm gây tổn thương về thân thể người lao động đến mức phải điều trị tại các cơ sở y tế khi vi phạm quy định tại điểm a khoản 3 Điều này.”

Các hình thức kỷ luật lao động

Điều 124 Bộ luật Lao động quy định có 4 hình thức xử lý kỷ luật lao động mà doanh nghiệp được phép áp dụng, đó là:

Khiển trách

Đây là hình thức xử lý kỷ luật nhẹ nhất đối với người lao động khi vi phạm.

Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng

Tùy thuộc vào hành vi vi phạm mà người lao động có thể bị áp dụng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương thường xuyên so với thời hạn được các bên thỏa thuận.

Cách chức

Hình thức kỷ luật này thường chỉ dành cho người lao động đang giữ một chức vụ nhất định.

Sa thải

Căn cứ Điều 125 BLLĐ năm 2019, người lao động thuộc một trong các trường hợp sau đây sẽ bị kỷ luật sa thải:

– Trộm cắp; tham ô; đánh bạc; cố ý gây thương tích; sử dụng ma túy tại nơi làm việc.

– Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

– Bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm trong thời gian chưa xoá kỷ luật; bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm.

Trong đó, tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật.

– Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

Quy trình xử lý kỷ luật người lao động

Bước 1: Xác nhận hành vi vi phạm

Phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động ngay tại thời điểm xảy ra: Người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi đã xảy ra: Người sử dụng lao động thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2: Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động

* Lưu ý trước khi tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động

Việc tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động phải được diễn ra trong thời hiệu quy định tại Điều 123 BLLĐ năm 2019: 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm hoặc 12 tháng đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, có thể kéo dài thêm không quá 60 ngày trong một số trường hợp.

Mặt khác, việc tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động không tiến hành khi người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

– Đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;

– Đang bị tạm giữ, tạm giam;

– Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật sa thải;

– Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản; người lao động nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

– Vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

* Quy trình hợp xử lý kỷ luật lao động

Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động sẽ do người sử dụng lao động thực hiện với những công việc sau:

– Trước khi họp xử lý kỷ luật:

Thông báo trước ít nhất 05 ngày về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý, hành vi vi phạm cho những người sau:

Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động vi phạm là thành viên;

Người lao động vi phạm kỷ luật lao động;

Người đại điện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Những người này phải xác nhận có tham dự cuộc họp này hay không. Hoặc có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để thay đổi về thời gian, địa điểm họp.

– Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động:

+ Thời điểm tiến hành:

Theo thời gian, địa điểm đã thông báo hoặc thời gian, địa điểm các bên đã thỏa thuận;

Khi có đầy đủ thành phần được thông báo tham gia hoặc một trong các thành phần bắt buộc tham gia không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt.

+ Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động:

Phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp;

Có chữ ký của người tham dự: Nếu có người không ký vào biên bản thì nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Bước 3: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật

Trong thời hiệu tại Điều 123 BLLĐ năm 2019, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động.

Căn cứ điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động có thể là một trong hai người sau:

– Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;

– Người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Bước 4: Thông báo công khai quyết định xử lý kỷ luật

Cũng trong thời hiệu quy định, quyết định xử lý kỷ luật phải được gửi đến người lao động, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.