Mẫu biên bản thanh lý hàng tồn kho? Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hàng tồn kho? Trình tự và thủ tục thanh lý hàng tồn kho? Hiểu như thế nào là hàng hoá tồn kho?
Thanh lý các hàng hoá tồn kho là một trong những công việc quan trọng trong việc kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Nhằm để đảm bảo việc thanh lý các hàng hoá được diễn ra theo đúng quy định và đồng nhất, thì các công ty cần phải đưa ra một mẫu biên bản thanh lý hàng hóa còn tồn kho theo đúng quy định. Vậy mẫu biên bản thanh lý hàng tồn kho được soạn thảo như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản thanh lý hàng tồn kho:
| Công ty | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số:….. | …ngày…..tháng….năm… |
BIÊN BẢN
Thanh lý hàng hoá tồn kho
Căn cứ Biên bản họp Hội đồng quản trị số …..vào ngày…tháng…năm…;
Căn cứ vào Quyết định số:…., ngày… về việc thành lập Hội đồng thanh lý hàng tổn kho của Hội đồng quản trị Công ty ……;
Căn cứ giá bán các sản phẩm mới cùng loại trên thị trường địa phương tại thời điểm khảo sát giá;
Hôm nay, ngày… tháng…… năm…, tại……, Hội đồng thanh lý hàng tồn kho với các thành phần gồm:
1. Ông, bà:…, chức vụ…
2. Ông, bà:…, chức vụ……
3. Ông, bà:……, chức vụ…
4. Ông, bà:…… chức vụ……
Đã tiến hành họp về thẩm định thực tế và định giá hàng hóa tồn kho nhằm mục đích thanh lý và quyết định phương án thanh lý. Sau khi xem xét thực tế, cuộc họp thống nhất như sau:
Điều 1: Thẩm định thực tế và định giá hàng hóa tồn kho:
| Số TT | Tên tài sản | Số lượng | Giá trị sổ sách | Giá trị thanh lý | Ghi chú | |
| Nguyên giá | Giá trị còn lại | |||||
Tổng giá trị thanh lý: …
Bằng chữ: (…)
Điều 2: Phương án thanh lý hàng hóa tồn kho
2.1. Đối tượng thanh lý:…
2.2. Cách thức thanh lý: …
2.3. Giá trị thanh lý:…
Điều 3:
Điều 4. Tổng số tiền thu về sau khi thanh lý hàng hóa sau khi đã trừ sẽ được hạch toán trong tổng doanh thu của doanh nghiệp.
Điều 5. Quyết định thanh lý có hiệu lực kể từ ngày ký biên bản, các phòng ban có trách nhiệm cần thi hành quyết định này.
Biên bản được lập thành …. bản, được các thành viên cùng nhất trí thông qua./.
| Thư ký (Ký và ghi rõ họ tên) | Chủ toạ (Ký và ghi rõ họ tên) |
2. Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hàng tồn kho:
Người soạn thảo biên bản thanh lý hàng tồn kho cần lưu ý những vẫn đề sau khi bắt đầu soạn thảo:
– Ở phần mở đầu: biên bản thanh lý hàng tồn kho phải đảm bảo được có đủ các thông tin về: Quốc hiệu – tiêu ngữ, tên của công ty, số quyết định của công ty, ngày soạn thảo biên bản thanh lý hàng tồn kho, tên của biên bản, địa điểm lập biên bản, căn cứ đưa ra quyết định thanh lý hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp. Thứ tự viết cụ thể như sau:
+ Lề bên trái của đầu biên bản là thông tin của công ty và số quyết định của công ty. Ví dụ: “Công ty Cổ phần ABC , Số: …../…../QĐ-…..”
+ Lề bên phải của đầu biên bản là Quốc hiệu và Tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
+ Phía dưới của phần Quốc hiệu, tiêu ngữ chính là địa điểm và ngày lập biên bản thanh lý.
+ Mục tên của biên bản. Ví dụ như: “BIÊN BẢN THANH LÝ HÀNG HOÁ TỒN KHO”.
+ Căn cứ thanh lý mà doanh nghiệp có thể đưa ra, bao gồm:
Căn cứ Biên bản họp Hội đồng quản trị số ………….., ngày ……;
Căn cứ vào Quyết định số:…….., ngày………. về việc thành lập Hội đồng thanh lý hàng tổn kho, của Hội đồng quản trị Công ty ……;
Căn cứ giá bán các sản phẩm mới cùng loại trên thị trường địa phương tại thời điểm khảo sát giá;
+ Địa điểm và ngày soạn biên bản thanh lý
+ Họ và tên, chức vụ của những người có trong Hội đồng thanh lý hàng tồn kho
– Nội dung trong mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho: mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho chủ yếu gồm các Điều như sau:
Điều 1: Thẩm định thực tế và định giá hàng hóa tồn kho, bao gồm những nội dung sau:
+ Tên của các tài sản thanh lý
+ Số lượng các hàng hóa cần thanh lý: Mục này sẽ phải đảm bảo ghi đầy đủ số lượng sản phẩm, giá trị của hàng hoá thanh lý, giá trị sổ sách và các ghi chú quan trọng (nếu có).
+ Tổng giá trị thanh lý các hàng hóa
Điều 2: Phương án thanh lý các hàng hoá: mục này gồm có đối tượng thanh lý, cách thức thanh lý và giá trị thanh lý
Điều 3: Quy định những đối tượng thực hiện công việc thanh lý hàng hoá tồn kho. Ví dụ như: Bàn giao công việc thanh lý hàng tồn kho cho những người có thẩm quyền như Hội đồng thanh lý hàng hóa, Ban quản kho hay là Phòng quản lý hàng hóa,.. nhằm để thực hiện việc thanh lý các hàng hóa tồn kho theo đúng trình tự và thủ tục được quy định.
Điều 4: quy định về số tiền thu được khi thanh lý hàng hoá.
Điều 5: Hiệu lực của biên bản thanh lý hàng tồn kho. Ví dụ như: Quyết định thanh lý có hiệu lực kể từ ngày……
– Phần kết thúc của mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho: có Tên và chữ ký của thư ký và chủ toạ
3. Trình tự và thủ tục thanh lý hàng tồn kho:
Bước 1: Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp về hàng hóa tồn kho sẽ làm Giấy đề nghị công ty của mình tiến hành thanh lý đối với các hàng hóa trong kho.
Bước 2: Công ty sẽ tiến hành họp thành lập hội đồng thanh lý hàng tồn kho:
Họp hội đồng thanh lý các hàng tồn kho sau khi đã nhận được đề nghị thanh lý hàng hoá tồn kho của trưởng đơn vị quản lý trực tiếp của hàng hoá tồn kho gửi lên Công ty. Sau đó xem xét thực trạng hàng hoá tồn kho có thực sự cần phải thực hiện thanh lý hay không.
Bước 3: Ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý:
Thực hiện họp thành lập hội đồng thanh lý và nếu thấy cần thiết mà phải thanh lý số hàng hóa tồn kho thì chính hội đồng thanh lý sẽ ra quyết định. Nội dung của quyết định, bao gồm có:
– Hội đồng thanh lý;
– Người chịu trách nhiệm;
– Các bên liên quan.
Bước 4: Hội đồng thanh lý sẽ tiến hành xác minh và thực hiện lập biên bản xác nhận về hiện trạng các tài sản tồn kho ( như chủng loại, số lượng, chất lượng):
Sau khi thành lập, thì hội đồng thanh lý hàng tồn kho sẽ phải tiến hành xác minh thực tế về số hàng hóa tồn kho, thực hiện kiểm kê cả về số lượng và chất lượng của hàng hóa tồn kho và thực hiện lập biên bản xác nhận về hiện trạng các hàng hóa cần thanh lý. Trong biên bản xác nhận cần phải ghi rõ:
– Ngày, tháng lập biên bản
– Hội đồng thanh lý (bao gồm có những ai, chức vụ là gì)
– Kiểm kê các hàng hóa (như tên hàng hóa, số lượng, chất lượng của hàng hóa thực tế)
Bước 5: Hội đồng thẩm định lập Biên bản thẩm định hàng hóa
Biên bản phải ghi rõ chủng loại, rõ số lượng, chất lượng; ghi rõ phương thức thanh lý, giá trị thanh lý,…… để tiến hành trình lên chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc xem xét và quyết định về phương án thanh lý.
Bước 6: Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc quyết định phê duyệt về phương án thanh lý hàng tồn kho:
4. Hiểu như thế nào là hàng hoá tồn kho:
Lâu nay khi nói về hàng hoá tồn kho thì nhiều người thường hay nghĩ ngay đến những lô hàng mà bị tồn lại tại xưởng nguyên nhân chủ yếu là vì không bán được. Và đây là một cách hiểu sai lầm bởi vì khái niệm về hàng tồn kho là một trong những chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học. Theo đó thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng, sản phẩm mà được doanh nghiệp giữ nhằm để bán ra sau cùng. Hay nói cách khác, hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ mà một doanh nghiệp sản xuất ra nhằm mục đích để bán. Do đó mà có thể thấy, hàng tồn kho chính là một sự liên kết giữa việc sản xuất và bán các sản phẩm, đồng thời nó là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, nó chiếm tỉ trọng lớn và có vai trò quan trọng ở trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho hay còn gọi là hàng lưu kho, đây là danh mục các nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc là chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Nếu như biết quản trị hàng tồn kho, nếu như được thực hiện đúng cách, thì có thể làm giảm đi các khoản chi phí và làm tăng lợi nhuận cho công ty.
Hàng hoá tồn kho bao gồm có:
– Hàng hoá mua về để bán đi;
– Thành phẩm tồn kho và các thành phẩm gửi đi bán;
– Sản phẩm dở dang (sản phẩm mà chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho);
– Nguyên liệu, vật liệu;
– Công cụ, các dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua mà đang đi trên đường;
– Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang;
– Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu vào để sản xuất, gia công các hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá đã được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
