Mẫu biên bản lấy mẫu xe cơ giới và hướng dẫn soạn thảo

1. Biên bản lấy mẫu xe cơ giới là gì và dùng để làm gì?

Biên bản lấy mẫu xe là văn bản do Cục đăng kiểm Việt Nam thuộc Bộ Giao thông vận tải lập khi tiến hành lấy mẫu xe đối với các loại xe cơ giới nhập khẩu.

Biên bản lấy mẫu xe cơ giới được dùng để ghi nhận lại hoạt động lấy mẫu xe nhập khẩu, trong biên bản thể hiện các nội dung như thông tin về doanh nghiệp nhập khẩu, phương pháp lấy mẫu,…

2. Mẫu biên bản lấy mẫu xe cơ giới và hướng dẫn soạn thảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————–

(địa danh), ,ngày,,,tháng,,,năm ….

BIÊN BẢN LẤY MẪU

Số:……

1. Doanh nghiệp nhập khẩu:…….(Ghi tên của doanh nghiệp nhập khẩu)

2. Đại diện doanh nghiệp nhập khẩu: (Ghi Họ tên, chức vụ của người đại diện)

3. Đăng kiểm viên lấy mẫu: (Ghi Họ tên, đơn vị của đăng kiểm viên)

4. Phương pháp lấy mẫu: lấy ngẫu nhiên

Số TT	Nhãn hiệu / Tên thương mại	Số khung (hoặc số VIN) / Số động cơ	Số ĐKKT	Yêu cầu thử nghiệm	Ghi chú
				(An toàn)
				(Khí thải)

5.Tình trạng mẫu:

– Mẫu được lấy để doanh nghiệp nhập khẩu đưa đi thử nghiệm.

– Mẫu phải được doanh nghiệp nhập khẩu bảo quản nguyên trạng như khi lấy mẫu.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, đã được các bên thông qua, mỗi bên giữ 01 bản./.

Đại diện doanh nghiệp nhập khẩu

(Ký, ghi rõ họ tên)

Đăng kiểm viên lấy mẫu

(Ký, ghi rõ họ tên)

3. Quy định pháp luật về hoạt động lấy mẫu kiểm tra đối với ô tô nhập khẩu:

Các loại hình xe cơ giới tiến hành lấy mẫu gồm:

 Các loại ô tô nhập khẩu thuộc đối tượng của Nghị định số 116/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2017 của Chính phủ quy định điều kiện sản xuất, lắp ráp, nhập khẩu và kinh doanh dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng ô tô tuy nhiên không bao gồm các loại hình Ô tô nhập khẩu:

– Phục vụ mục đích quốc phòng, an ninh theo kế hoạch do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

– Theo hình thức tạm nhập khẩu của đối tượng được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ thực hiện theo quy định riêng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;

– Thuộc diện quà biếu, quà tặng, tài sản di chuyển; hàng viện trợ của nước ngoài; phục vụ công tác nghiên cứu khoa học;

– Phục vụ các mục đích cá biệt theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

– Theo hình thức tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập; chuyển khẩu; gửi kho ngoại quan; quá cảnh;

– Không tham gia giao thông công cộng, chỉ hoạt động trong phạm vi hẹp;

– Ô tô chuyên dùng, ô tô chở người chuyên dùng và ô tô chở hàng chuyên dùng theo định nghĩa tại TCVN 6211: Phương tiện giao thông đường bộ – Kiểu – Thuật ngữ và định nghĩa; TCVN 7271: Phương tiện giao thông đường bộ – Ô tô – Phân loại theo mục đích sử dụng.

Nội dung kiểm tra, thử nghiệm ô tô nhập khẩu được quy định tại Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 03/2018/TT- BGTVT được sửa đổi bổ sung bởi thông tư số 05/2020/TT- BGTVT gồm:

Phương thức kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu:

Phương thức kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu áp dụng cho kiểu loại ô tô nhập khẩu lần đầu vào Việt Nam, chu kỳ kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu tiếp theo đối với ô tô nhập khẩu từ nước áp dụng hệ thống chứng nhận theo kiểu loại quy định tại Mẫu số 06 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này và chu kỳ đối với ô tô nhập khẩu từ nước áp dụng hệ thống tự chứng nhận là 36 tháng. Nội dung kiểm tra, thử nghiệm cụ thể như sau:

– Kiểm tra tính đồng nhất về nội dung của các Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, của các xe thực tế cùng kiểu loại ô tô trong lô xe nhập khẩu; kiểm tra tình trạng số khung, số động cơ của từng xe trong lô xe nhập khẩu theo hồ sơ đăng ký kiểm tra; lấy ngẫu nhiên mẫu ô tô đại diện cho từng kiểu loại ô tô trong lô xe nhập khẩu để đối chiếu các thông số kỹ thuật của xe thực tế với nội dung hồ sơ đăng ký kiểm tra;

– Cơ quan kiểm tra lấy ngẫu nhiên 01 xe mẫu hoặc 02 xe mẫu (trong trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu dùng 01 mẫu để thử nghiệm an toàn và dùng 01 mẫu để thử nghiệm khí thải) đại diện cho từng kiểu loại ô tô trong lô xe nhập khẩu đã được kiểm tra để doanh nghiệp nhập khẩu tự đưa xe đến các cơ sở thử nghiệm. Việc lấy mẫu phải được lập thành biên bản theo quy định tại Mẫu số 04 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này để doanh nghiệp nhập khẩu xuất trình khi làm việc với cơ sở thử nghiệm, việc thử nghiệm khí thải được thực hiện theo quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 86: 2015/BGTVT “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về khí thải mức 4 đối với xe ô tô sản xuất, lắp ráp và nhập khẩu mới” (trừ phép thử bay hơi). Việc thử nghiệm chất lượng an toàn kỹ thuật được thực hiện theo quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 09:2015/BGTVT “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe ô tôˮ; QCVN 10:2015/BGTVT “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe ô tô khách thành phố ˮ; QCVN 82:2019/BGTVT “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về ô tô khách thành phố để người khuyết tật tiếp cận sử dụng ˮ và các quy định của pháp luật hiện hành (trừ thử nghiệm các linh kiện: gương chiếu hậu, kính, đèn chiếu sáng phía trước, lốp, vành hợp kim, vật liệu chống cháy, kết cấu an toàn chống cháy).

Phương thức kiểm tra xác suất:

Phương thức kiểm tra xác suất áp dụng đối với các lô xe nhập khẩu không thuộc phương thức kiểm tra thử nghiệm xe mẫu. Nội dung kiểm tra cụ thể như sau:

Kiểm tra tính đồng nhất về nội dung của các Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng; kiểm tra tình trạng số khung, số động cơ của từng xe trong lô xe nhập khẩu theo hồ sơ đăng ký kiểm tra; lấy ngẫu nhiên 01 mẫu đối với mỗi kiểu loại để kiểm tra đối chiếu thông số kỹ thuật và kết cấu xe thực tế so với các báo cáo thử nghiệm và kiểm tra khí thải theo quy định tại Quyết định số 16/2019/QĐ- TTG ngày 28/03/2019 của Thủ tướng Chính phủ quy định lộ trình áp dụng tiêu chuẩn khí thải của xe ô tô tham gia giao thông và xe ô tô đã qua sử dụng nhập khẩu.

Việc kiểm tra đối chiếu kết cấu thực tế của xe mẫu so với các báo cáo thử nghiệm quy định tại điểm b khoản này có thể được thay thế bằng việc kiểm tra đối chiếu kết cấu của xe mẫu so với xe được cấp báo cáo thử nghiệm thông qua phần mềm của nhà sản xuất. Trường hợp kiểm tra xe mẫu có thông số kỹ thuật hoặc kết cấu khác với các báo cáo thử nghiệm và không phù hợp với nguyên tắc xác định ô tô cùng kiểu loại nêu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này thì áp dụng phương thức Kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu. Trường hợp kết cấu khí thải khác với báo cáo thử nghiệm khí thải nhưng vẫn phù hợp với nguyên tắc xác định ô tô cùng kiểu loại nêu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này thì phải thử nghiệm khí thải trừ trường hợp mã linh kiện liên quan đến khí thải có sự thay đổi nhưng có tài liệu của nhà sản xuất xe hoặc linh kiện thể hiện các thay đổi đó không làm thay đổi chức năng và kết cấu liên quan đến khí thải.

Việc đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp ô tô nước ngoài đối với nhà máy sản xuất được thực hiện như sau:

Cơ quan quản lý chất lượng thực hiện đánh giá đánh giá COP theo các tiêu chí nêu trong tiêu chuẩn IATF 16949 “Các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng dành cho các tổ chức sản xuất và dịch vụ liên quan linh kiện ngành ô tô”, bao gồm các nội dung:

– Đánh giá tính đầy đủ, sự phù hợp của các quy trình hướng dẫn sản xuất, lắp ráp, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra chất lượng phù hợp với kiểu loại ô tô được sản xuất từ khâu kiểm soát chất lượng linh kiện đầu vào, kiểm tra chất lượng trên từng công đoạn, kiểm tra chất lượng xuất xưởng; quy trình thực hiện khắc phục, phòng ngừa lỗi; quy trình lưu trữ hồ sơ và kiểm soát hồ sơ kiểm tra chất lượng ô tô. Việc đánh giá về hạng mục kiểm tra, tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng xe xuất xưởng được căn cứ theo quy định của nhà sản xuất ô tô nước ngoài để đảm bảo xe sản xuất hàng loạt phù hợp với mẫu thử nghiệm;

– Đánh giá hoạt động thực tế của hệ thống kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất, lắp ráp và kiểm tra chất lượng ô tô; khả năng truy xuất nguồn gốc vật tư, linh kiện, thời gian sản xuất, xuất xưởng ô tô;

– Đánh giá nghiệp vụ kiểm tra chất lượng ô tô và sử dụng trang thiết bị kiểm tra chất lượng xuất xưởng được đảm nhiệm của các kỹ thuật viên kiểm tra chất lượng.

Sau khi đánh giá theo các nội dung nêu trên, cơ quan kiểm tra thông báo bằng văn bản kết quả đánh giá COP, thời gian thực hiện đánh giá lần tiếp theo tới doanh nghiệp nhập khẩu và cơ sở sản xuất. Thời gian kỳ đánh giá tiếp theo được quy định là 36 tháng kể từ ngày thông báo kết quả đánh giá COP đạt yêu cầu.

Miễn đánh giá COP trong trường hợp kiểu loại ô tô nhập khẩu được sản xuất, lắp ráp tại cùng nhà máy sản xuất của cơ sở sản xuất nước ngoài đã được đánh giá COP nếu quy trình công nghệ và quy trình kiểm tra không có sự thay đổi cơ bản hoặc đơn giản hơn so với quy trình công nghệ và quy trình kiểm tra của kiểu loại sản phẩm đã được đánh giá trước đó.

Đối với kiểu loại xe ô tô nhập khẩu được sản xuất từ nước áp dụng phương thức quản lý tự chứng nhận nêu tại Mẫu số 05 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này, định kỳ giữa chu kỳ 36 tháng cơ quan kiểm tra chủ trì, phối hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lấy mẫu ngẫu nhiên tại đại lý hoặc kho, bãi của doanh nghiệp nhập khẩu (thuộc lô hàng đã hoàn thành thủ tục nhập khẩu) để thử nghiệm an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với mỗi kiểu loại xe ô tô. Việc lấy mẫu phải được lập thành biên bản theo Mẫu số 04 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này để doanh nghiệp nhập khẩu xuất trình khi làm việc với cơ sở thử nghiệm. Trường hợp kết quả thử nghiệm không đạt yêu cầu thì doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện việc triệu hồi theo quy định, các lô hàng cùng kiểu loại nhập khẩu tiếp theo phải áp dụng quy định tại điểm h khoản 2 Điều này.

Ô tô nhập khẩu có kết quả chứng nhận sự phù hợp về chất lượng từ các quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam đã ký kết thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau trong lĩnh vực chứng nhận chất lượng xe cơ giới thì thực hiện theo thỏa thuận.

Trường hợp kiểu loại ô tô nhập khẩu được sản xuất từ nước áp dụng phương thức chứng nhận theo kiểu loại nhưng chưa được cơ quan kiểm tra đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng theo quy định tại điểm d khoản này, kiểu loại ô tô nhập khẩu được sản xuất từ nước không áp dụng phương thức chứng nhận theo kiểu loại hoặc phương thức quản lý tự chứng nhận thì áp dụng phương thức Kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu đối với từng 16 hàng.

Đối với kiểu loại xe có kết quả kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu không đạt yêu cầu thì phải áp dụng phương thức Kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu đối với 03 lô hàng cùng kiểu loại nhập khẩu tiếp theo. Nếu kết quả kiểm tra thử nghiệm xe mẫu của 03 lô hàng liên tiếp cùng kiểu loại đạt yêu cầu thì chu kỳ áp dụng phương thức Kiểm tra thử, nghiệm xe mẫu cho lô hàng tiếp theo được quy định tại Mẫu số 06 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.

Trường hợp phát sinh khiếu nại có căn cứ liên quan đến chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, cơ quan kiểm tra chất lượng áp dụng phương thức Kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu đối với xe cùng kiểu loại của lô hàng nhập khẩu kế tiếp. Nếu kết quả kiểm tra, thử nghiệm đạt yêu cầu thì chu kỳ áp dụng phương thức Kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu tiếp theo được quy định Mẫu số 06 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này. Trường hợp kết quả thử nghiệm không đạt yêu cầu thì áp dụng quy định tại điểm h khoản 2 Điều này cho các lô hàng cùng kiểu loại nhập khẩu tiếp theo.”