Trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Trong trường hợp giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải thì cần làm gì và Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu đó như thế nào? Dưới đây là thông tin chi tiết.
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải là gì?
Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải là mẫu giấy tờ ghi lại về các nội dung giao nhận các hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.
Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải
2. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
…, ngày…… tháng…… năm…
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải
– Căn cứ khoản 2 Điều 20
– Căn cứ Thông tư số ……/…TT-BGTVT ngày…… tháng …… năm … của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải;
– Căn cứ………… (Kế hoạch công tác, kế hoạch thu thập tài liệu………………),
Chúng tôi gồm:
Đại diện là:
BÊN GIAO: (Tên cơ quan, đơn vị nộp lưu tài liệu)
1. Ông (bà):…….
Chức vụ:……….
2. Ông (bà):…….
Chức vụ:…………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ Bộ)
1. Ông (bà):………….
Chức vụ:………
2. Ông (bà):…………
Chức vụ:……
Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:
1. Tên phông (khối) tài liệu giao nộp: …..
2. Thời gian của tài liệu:…..
3. Thành phần và số lượng tài liệu (theo mục lục hồ sơ nộp lưu)
4. Tình trạng tài liệu nộp lưu: (mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu)………….
5. Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu và tài liệu liên quan khác bao gồm:
– Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
– Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu (liệt kê cụ thể………………)
Biên bản này được lập thành 04 bản; bên giao (cơ quan, đơn vị) giữ 02 bản, bên nhận (Lưu trữ Bộ) giữ 02 bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Xác nhận của Lưu trữ Bộ
(chức vụ, chữ ký, họ tên, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Xác nhận của cơ quan đơn vị
(chức vụ, chữ ký, họ tên, đóng dấu)
3. Hướng dẫn làm biên bản:
BÊN GIAO: (Tên cơ quan, đơn vị nộp lưu tài liệu)
1. Ông (bà):…….
Chức vụ:……….
2. Ông (bà):…….
Chức vụ:…………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ Bộ)
1. Ông (bà):………….
Chức vụ:………
2. Ông (bà):…………
Chức vụ:……
Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:
1. Tên phông (khối) tài liệu giao nộp: …..
2. Thời gian của tài liệu:…..
3. Thành phần và số lượng tài liệu (theo mục lục hồ sơ nộp lưu)
4. Tình trạng tài liệu nộp lưu: (mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu) ………….
5. Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu và tài liệu liên quan khác bao gồm:
– Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
– Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu (liệt kê cụ thể………………)
Biên bản này được lập thành 04 bản; bên giao (cơ quan, đơn vị) giữ 02 bản, bên nhận (Lưu trữ Bộ) giữ 02 bản./.
Lưu ý : tránh tẩy xóa và sứ chữ tránh làm sai lệch thông tin và yêu cầu các mục lưu trữ phải chính xác
4. Các Thông tin pháp lý liên quan:
Căn cứ vào thông tư Số: 16/2014/TT-BNV về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp quy định như sau:
Tại Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ
1. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I.
Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.
3. Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định.
4. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
5. Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số II.
6. Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp.
7. Giao nộp tài liệu
a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.
b) Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
Tại Điều 5. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ
1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.
2. Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.
3. Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.
4. Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
5. Lưu trữ lịch sử gửi văn bản
6. Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
7. Tiếp nhận tài liệu
a) Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.
b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.
8. Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Căn cứ vào Điều 4,5 về giao và nhận tài liệu lưu trữ như trên thì có thể dễ dàng xác định được trách nhiệm giao và nhận các tài liệu lưu trữ sao cho đúng với các quy định của pháp luật. Ngoài ra tại thông tư Số: 61/2018/TT-BGTVT có quy định về Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ theo quy định của bộ giao thông vận tải như sau:
– Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
+ Tham mưu, giúp Bộ trưởng tổ chức xây dựng, ban hành các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ nhằm phục vụ công tác cải cách hành chính và hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
+ Tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý, kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.
+ Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
– Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị Các Vụ trưởng thuộc Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Tổng Cục trưởng, Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Giám đốc các Ban Quản lý dự án, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm:
+ Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong cơ quan, đơn vị lập, chỉnh lý hồ sơ về những việc mà cơ quan, đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
+ Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu theo quy định.
+ Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.
+ Tham mưu việc xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu chuyên ngành trong lĩnh vực mình phụ trách.
– Trách nhiệm của mỗi cá nhân
+ Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi bắt đầu giải quyết công việc được giao do đơn vị mình chủ trì phải lập Hồ sơ công việc, thực hiện lưu giữ, bảo quản, cập nhật Hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết. Khi kết thúc công việc phải kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; xem xét loại khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; sắp xếp các văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản.
Thực hiện biên mục hồ sơ đầy đủ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (Đối với những cơ quan, đơn vị đã xây dựng quy trình ISO về lưu trữ hồ sơ, tài liệu thì thực hiện lập hồ sơ công việc theo quy trình ISO, thực hiện biên mục hồ sơ đầy đủ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) và tiến hành lưu trữ tại đơn vị hoặc nộp lưu theo quy định tại Khoản 1, Khoản 4 Điều 11 thông tư này.
+ Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. Tài liệu bàn giao phải được thống kê danh mục và lập biên bản giao nhận.
– Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong thu thập hồ sơ, tài liệu:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Phối hợp với các cơ quan, đơn vị xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập.
+ Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
+ Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
+ Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ giao nộp.
+ Tiếp nhận hồ sơ kèm theo các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và công cụ tra cứu.
+ Lập biên bản giao nhận tài liệu.
Biên bản được lập thành 04 bản.
căn cứ vào những điều đã phân tích như trên thì việc giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải đã có quy định chi tiết do Bộ giao thông vận tải ban hành. Trên đây là các thông tin chi tiết về Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải. và các quy định hiện hành về lưu trữ và giao nhận hồ sơ, tài liệu.
