Hóa đơn có vai trò quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp liên quan đến vi phạm hợp đồng. Khi phát hiện hóa đơn có những sai xót, cụ thể là sai xót về ngày, tháng, năm thì các bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày.
Mục lục bài viết
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày là gì?
Hóa đơn là các văn bản, giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh. Quản lý hóa đơn không tốt có thể dẫn đến việc phản ánh sai lệch kết quả sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ đối với Nhà nước của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nên hóa đơn cần có độ chính xác cao, đảm bảo những quyền lợi cơ bản giữa các bên tham gia giao dịch cũng như Nhà nước. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến và có vai trò quan trọng trong thực tiễn.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngay được lập khi hóa đơn đã gửi cho người mua; đã giao hàng hóa hay dịch vụ, xảy ra sai sót về ngày, tháng, năm; người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng lại phát hiện ra hóa đơn có sai sót. Để điều chỉnh lại nội dung hóa đơn các bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày. Mẫu nêu rõ thông tin của bên cung cấp hàng hóa, bên mua hàng hóa, nội dung điều chỉnh của hóa đơn,… Sau khi hoàn thành việc lập biên bản, các bên ký, ghi rõ họ tên của mình và đóng dấu vào biên bản và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của biên bản.
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày:
Tên Công ty …………
Địa chỉ: ………
ĐT: …….. Fax: ………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-***———
……, ngày …… tháng …..năm ……
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Căn cứ theo hợp đồng số ……….. ký ngày…..tháng…..năm…… giữa hai bên:
Bên A: (Sử dụng dịch vụ)…………..
Tên: ……….
Địa chỉ: ………….
Đại diện: ……………Chức vụ:……….
Bên B: (Bên cung cấp dịch vụ)………..
Tên: ……..
Địa chỉ: ………
Đại diện: ……….Chức vụ:…….
Hai bên thống nhất điều chỉnh hóa đơn số ……… do Công ty ………xuất với nội dung:
Tên hàng hóa: Hợp đồng ………
Thành tiền:………
Cộng tiền hàng:………..
Thuế suất GTGT:………% Tiền thuế GTGT:……….
Tổng cộng tiền thanh toán:……..
Số tiền viết bằng chữ:……….
Được điều chỉnh với nội dung như sau:………
Nội dung sau khi được điều chỉnh:………
Lý do: Bên xuất hóa đơn đã ……… ở mục …….
Biên bản này được lập thành 2 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như sau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiếu với hóa đơn số …….. ngày ……
Bên A
(Ký tên, đóng dấu)
Bên B
(Ký tên, đóng dấu)
3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày:
– Phần mở đầu:
+ Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax.
+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Thời gian và địa điểm làm biên bản.
+ Tên biên bản cụ thể là biên bản điều chỉnh hóa đơn.
– Phần nội dung chính của biên bản:
+ Thông tin của bên sử dụng dịch vụ.
+ Thông tin của bên cung cấp dịch vụ.
+ Thống nhất điều chỉnh nội dung hóa đơn.
+ Nội dung điều chỉnh hóa đơn sai ngày.
+ Lý do điều chỉnh hóa đơn.
– Phần cuối biên bản:
+ Ký tên và đóng dấu của bên sử dụng dịch vụ.
+ Ký tên và đóng dấu của bên cung cấp dịch vụ.
4. Một số quy định của pháp luật về hóa đơn:
4.1. Nội dung của hóa đơn:
Khi lập hóa đơn phải đáp ứng đủ các nội dung sau:
– Tên loại hóa đơn;
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
– Tên liên hóa đơn;
– Số thứ tự hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
4.2. Nguyên tắc tạo hóa đơn:
Theo Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC (Hiện đã hết hiệu lực) quy định nội dung như sau:
“1. Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.
2. Tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) theo quy định tại
a) Tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
b) Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
c) Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
d) Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án); hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức và doanh nghiệp khác không thuộc trường hợp được tự in, đặt in hóa đơn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này.
e) Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
g) Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.
2. Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.
3. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.”
4.3. Xử lý đối với hóa đơn sai ngày:
Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC Xử lý đối với hóa đơn đã lập có nội dung như sau:
“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
Cụ thể hơn, theo Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì các trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện ra sai sót thì người bán và người mua cần xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót.
– Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và phải ghi rõ sau sót mắc phải như: Điều chỉnh tăng/giảm số lựa hàng hóa, giá bán, thuế GTGT; tiền thuế GTGT; ký hiệu hóa đơn; địa chỉ hóa đơn,…
– Sau khi đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh, cả 2 bên mua và bán cần phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng pháp luật.
Lưu ý rằng: Căn cứ vào biên bản điều chỉnh hóa đơn thì người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
Như vậy, biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được áp dụng khi hóa đơn đã kê khai và phát hiện sai sót. Còn với hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa kê khai thì sẽ tiến hành lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới theo quy định của pháp luật.
Căn cứ vào khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Xử lý các trường hợp đối với hóa đơn viết sai tiêu chí ngày tháng như sau:
– Trường hợp 1: Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng nhưng chưa giao cho người mua.
Thì kế toán sẽ gạch chéo các liên viết sai và lưu tại cuống. Sau đó xuất lại hóa đơn mới cho khách hàng theo đúng ngày xuất lại.
– Trường hợp 2: Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế GTGT.
Kế toán lập Biên bản thu hồi hóa đơn, để thu hồi hóa đơn viết sai đã giao cho người mua.
Sau khi thu hồi hóa đơn viết sai, bên bán xuất hóa đơn mới thay thế.
– Trường hợp 3: Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, đã giao cho người mua và đã kê khai.
Thì kế toán cần phải:
+ Lập biên bản điều chỉnh.
+ Xuất hóa đơn điều chỉnh.
Do hóa đơn đã kê khai do đó không thể thu hồi hóa đơn để xuất hóa đơn mới thay thế được. Vì vậy kế toán cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nhằm điều chỉnh sai sót.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn cần thể hiện rõ được lý do tại sao phải tiến hành điều chỉnh. Sau khi lập xong Biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên tiến hành ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
