Khi phát hiện hóa đơn có những sai xót về mã số thuế thì các bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế. Vậy, mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế được quy định như thế nào và có nội dung ra sao?
Mục lục bài viết
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế sẽ được lập khi hóa đơn được hai bên xuất đã kê khai xảy ra sai sót thông tin về sai mã số thuế doanh nghiệp của bên mua hoặc bên bán, hoặc là sai mã số thuế của cả 2 bên. Ta có thể hiểu đơn giản như sau, biên bản này sẽ áp dụng với các hóa đơn có sai sót về sai mã số thuế trong trường hợp đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã tiến hành kê khai thuế. Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế được sử dụng rất phổ biến và có vai trò quan trọng trong thực tiễn đời sống.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế là chứng từ mà bạn sẽ cần tới nếu trường hợp hóa đơn đã kê khai nhưng lại phát hiện có sai sót thông tin về mã số thuế. Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế được hiểu là chứng từ mà kế toán sẽ cần tới khi phát hiện hóa đơn điện tử xảy ra lỗi sai sót thông tin về mã số thuế doanh nghiệp. Mẫu nêu rõ thông tin của bên cung cấp hàng hóa, bên mua hàng hóa, nội dung điều chỉnh của hóa đơn,… Sau khi hoàn thành việc lập biên bản, các bên ký, ghi rõ họ tên của mình và đóng dấu vào biên bản và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của biên bản.
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế:
Tên Công ty …………
Địa chỉ: ………
ĐT: …….. Fax: ………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-***———
……, ngày …… tháng …..năm ……
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Căn cứ theo hợp đồng số ……….. ký ngày…..tháng…..năm…… giữa hai bên:
Bên A: (Sử dụng dịch vụ)…………..
Tên: ……….
Địa chỉ: ………….
Đại diện: ……………Chức vụ:……….
Bên B: (Bên cung cấp dịch vụ)………..
Tên: ……..
Địa chỉ: ………
Đại diện: ……….Chức vụ:…….
Hai bên thống nhất điều chỉnh hóa đơn số ……… do Công ty ………xuất với nội dung:
Tên hàng hóa: Hợp đồng ………
Thành tiển:………
Cộng tiền hàng:………..
Thuế suất GTGT:………% Tiền thuế GTGT:……….
Tổng cộng tiền thanh toán:……..
Số tiền viết bằng chữ:……….
– Điều chỉnh với nội dung như sau: Ghi sai mã số thuế.
– Mã số thuế trước khi điều chỉnh:…….
– Mã số thuế sau khi được điều chỉnh:………
Lý do: Bên xuất hóa đơn đã ……… ở mục …….
Biên bản này được lập thành 2 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như sau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiếu với hóa đơn số …….. ngày ……
Bên A
(Ký tên, đóng dấu)
Bên B
(Ký tên, đóng dấu)
3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế:
– Phần mở đầu:
+ Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax.
+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Thời gian và địa điểm làm biên bản.
+ Tên biên bản cụ thể là biên bản điều chỉnh hóa đơn.
– Phần nội dung chính của biên bản:
+ Thông tin của bên sử dụng dịch vụ.
+ Thông tin của bên cung cấp dịch vụ.
+ Thống nhất điều chỉnh nội dung hóa đơn.
+ Nội dung điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế.
+ Lý do điều chỉnh hóa đơn.
– Phần cuối biên bản:
+ Ký tên và đóng dấu của bên sử dụng dịch vụ.
+ Ký tên và đóng dấu của bên cung cấp dịch vụ.
Lưu ý khi soạn thảo biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế:
Cũng giống các biên bản điều chỉnh hóa đơn thông thường khác, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế khi lập sẽ phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về mặt nội dung theo quy định của pháp luật. Cụ thể như sau:
– Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế và ngày trên hóa đơn điều chỉnh sai mã số thuế phải trùng khớp với nhau.
– Nội dung của biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế phải thể hiện rõ thông tin: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày, tháng, năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; nội dung điều chỉnh chi tiết như thế nào.
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai mã số thuế cần có ký điện tử của bên bán và bên mua, cần được lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử. Nếu trường hợp bên mua không có chữ ký điện tử thì bên bán và bên mua sẽ phải lập văn bản thỏa thuận bằng giấy, có ghi rõ sai sót mã số thuế và có đầy đủ chữ ký của 2 bên.
4. Nguyên tắc tạo hóa đơn:
Theo Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC (hiện đã hết hiệu lực) quy định nội dung như sau:
“1. Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.
2. Tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) theo quy định tại
a) Tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
b) Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
c) Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
d) Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án); hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức và doanh nghiệp khác không thuộc trường hợp được tự in, đặt in hóa đơn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này.
e) Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
g) Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.
3. Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.
4. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.”
5. Xử lý đối với hóa đơn đã lập bị sai mã số thuế:
Mã số thuế được hiểu là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế (bao gồm cả người nộp thuế có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu) và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.
Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định nội dung như sau:
“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
Như vậy, căn cứ vào Khoản 2, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về trường hợp viết sai hóa đơn chưa kê khai thuế như sau: Đối với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Cách xử lý hóa đơn viết sai mã số thuế:
Có 2 cách xử lý khi hóa đơn viết sai mã số thuế của người mua mà cả 2 bên đã kê khai thuế như sau:
– Lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn thay thế.
– Lập biên bản điều chỉnh sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Cách thứ nhất: Lập hóa đơn mới thay thế khi hóa đơn viết sai mã số thuế:
Để xử lý hóa đơn viết sai mã số thuế, hai bên cùng lập Biên bản thu hồi hóa đơn viết sai. Trên biên bản ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn và nội dung viết sai, kỳ kê khai hóa đơn Biên bản thu hồi hóa đơn phải đơn phải được người có thẩm quyền của 2 bên ký xác nhận. Sau khi lập Biên bản thu hồi hóa đơn, bên Bán thu hồi hóa đơn viết sai và viết hóa đơn thay thế.
Cách thứ hai: Lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không thu hồi hóa đơn:
Bên bán không thu hồi lại hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ: Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…do ghi sai mã số thuế.
Cả hai bên cùng không kê khai điều chỉnh thuế (do đã kê khai trong tháng trước rồi), chỉ lưu giữ hóa đơn điều chỉnh để giải trình khi cần thiết. Bên bán chỉ khai sử dụng hóa đơn trong kỳ.
