Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ do bên bán, bên cung ứng dịch vụ ghi nhận lại các thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo các quy định của pháp luật về thuế. Để khắc phục việc viết sai thông tin trên hóa đơn các kế toán viên phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận làm rõ sai sót đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn:
Tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————–
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành
– Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày …tháng….năm 20…,tại địa chỉ:…Chúng tôi gồm có:
BÊN A : BÊN GIAO HÓA ĐƠN
Tên tổ chức: …
Địa chỉ: …
Điện thoại:… MST:…
Người đại diện theo pháp luật:… Chức vụ:…
BÊN B : BÊN NHẬN HÓA ĐƠN
Tên tổ chức: …
Địa chỉ: …
Điện thoại:… MST:…
Người đại diện theo pháp luật:… Chức vụ:…
Hai bên, thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng sau:
- Mẫu số: …
- Ký hiệu: … ngày …/…/20…
- Giá trị hóa đơn: …
- Tên hàng hóa, dịch vụ: …
Và lập hóa đơn giá trị gia tăng điều chỉnh sau:
- Mẫu số: …
- Ký hiệu: … ngày …/…/20…
- Giá trị hóa đơn: …
- Tên hàng hóa, dịch vụ: …
Lý do điều chỉnh: …(1)
- Trước ghi là: …(2)
- Nay điều chỉnh là: …(3)
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn để điều chỉnh này.
Biên bản này lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
Ghi chú:
(1) Lý do điều chỉnh: Nêu rõ lý do cần điều chỉnh, ví dụ: Do ghi sai số lượng của mặt hàng: ABC
(2) Trước ghi là: Nêu tương tự như nội dung đã nêu trên hóa đơn viết sai cần chỉnh sửa lại trên hóa đơn mới.
(3) Nay điều chỉnh là: Nêu nội dung cần chỉnh sửa lại trên hóa đơn mới.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua hàng/dịch vụ nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua hàng/dịch vụ thì các bên chỉ lập biên bản điều chỉnh mà không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Biên bản điều chỉnh hóa đơn bằng tiếng Anh:
Tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bằng tiếng Anh
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
————–
THE MINUTES OF INVOICE ADJUSTMENT
– Pursuant to Decree No: 51/2010/ND-CP of Government in May 17th, 2010 about Law on providing for goods sale and service provision invoices.
– Pursuant to Decree No: 04/2014/ND-CP of Government in January 17th, 2014 about amending and supplementing a number of Articles of the providing for goods sale and service provision invoices
– Pursuant to Circular No: 39/2014/TT-BTC of Government in March 17th, 2014 about guiding for execution the Government’s Decree No. 51/2010/ND-CP of Government in May 14th , 2010 and Decree No. 04/2014/ND-Cp dated January 17, 2014 on sale invoices
– Pursuant to Circular No. 32/2011/TT-BTC of Government in March 14th, 2011 about guiding the creation, issuance and use of E-Invoices for goods sale and service provision
Today, … …, …, in…we include:
PARTY A: THE PARTY DELIVERED INVOICE
Oranization name:…
Address:…
Phone:… Tax Registration Number:…
Legal representative:… Position:…
PARTY: THE PARTY RECEIVED INVOICE
Oranization name:…
Address:…
Phone:… Tax Registration Number:…
Legal representative:… Position:…
The two parties agreed to make this minutes to adjust the following invoice (VAT):
- Denominator:…
- Symbol:…date…/…/20…
- Invoice value:…
- Name of goods and services:…
And issue the following adjustment invoice:
- Denominator:…
- Symbol:…date…/…/20…
- Invoice value:…
- Name of goods and services:…
Reason for adjustment:…
- Previous record is: …
- This adjustment is:…
We committed and have fully responsibility for adjusting invoices and issuing invoices for this adjustment.
This minutes is made in 02 copies with the same legal value, Party A keeps 01 copy, Party B keeps 01 copy.
REPRESENTED BY PARTY A REPRESENTED BY PARTY B
(Sign and seal) (Sign and seal)
3. Xử lý hóa đơn viết sai như thế nào?
Tóm tắt câu hỏi:
Công ty mình nộp thông báo phát hành hóa đơn bị sai chỉ tiêu ký hiệu hóa đơn từ tháng 6/2015 là DB/14P thành DP/14P. Bây giờ cán bộ thuế phát hiện báo lại cho công ty. Vậy công ty mình có nộp lại hay điều chỉnh được không, có bị phạt không và mức phạt như thế nào? Hướng giải quyết như thế nào?
Luật sư tư vấn:
* Xử lý hành vi ghi hóa đơn sai:
Căn cứ Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định xử lý hóa đơn đã lập như sau:
“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
Như vậy, xác định tình trạng của hóa đơn hiện tại để xử lý như sau:
– Nếu hóa đơn chưa xé cuống, chưa giao cho người mua thì chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai. Sau đó, làm lại hóa đơn mới.
– Nếu hóa đơn đã xé cuống thì:
+ Trường hợp người bán và người mua chưa kê khai thuế thì hai bên phải hủy bỏ, lập biên bản thu hồi các liên của sổ hóa đơn đã lập sai. Bên công ty phải lữu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới. Trong biên bản thu hồi hóa đơn phải nêu lý do thu hồi. Trong trường hợp của bạn phải ghi lý do thu hồi là ghi sai ký hiệu
+ Trường hợp bên bán và bên mua đã thực hiện thủ tục kê khai thuế mà bây giờ mới phát hiện hóa đơn sai. Vì việc ghi sai chỉ tiêu ký hiệu của hóa đơn công ty bạn không ảnh hưởng đến tiền thuế GTGT phải nộp hay khấu trừ thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trong hóa đơn mới phải ghi rõ nội dung ghi sai và nội dung điều chỉnh lại và trường hợp cụ thể bạn phải ghi rõ nội dung sai là chỉ tiêu ký hiệu DB/14P và nội dung điều chỉnh lại là DP/14P.
* Xử phạt hành chính hành vi lập sai hóa đơn:
Căn cứ Khoản 1 Điều 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn quy định:
“1. Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, theo quy định.
Ngoài bị phạt tiền, tổ chức, cá nhân phải lập và gửi lại cơ quan thuế các thông báo, báo cáo đúng quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trong thời hạn quy định nộp thông báo, báo cáo thì không bị xử phạt.”
Như vậy, với hành vi lập hóa đơn sai thì công ty bạn sẽ chịu mức phạt từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
4. Có được điều chỉnh thuế suất trên hóa đơn đã lập không?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Có các loại hóa đơn như sau:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Hóa đơn bán hàng
+ Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Căn cứ quy định tại Khoản 3, Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.”
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT…, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)…”.
Tại Khoản 1, Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định: “Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 5) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó”.
Đồng thời, công ty lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) thuế suất thuế GTGT…, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, công ty kê khai điều chỉnh doanh số bán, thuế đầu ra. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Như vậy, dựa vào các nội dung nêu trên, nếu có sự sai sót các nội dung trên hóa đơn thì bên lập có thể làm thủ tục điều chỉnh theo đúng nội dung quy định nêu trên.
5. Xử lý như thế nào khi viết sai hóa đơn thuế giá trị gia tăng:
Tóm tắt câu hỏi:
tôi có viết sai hóa đơn GTGT như sau: 736.364 + 73.636 = 8.100.000. tức là cộng tiền thanh toán bị sai và ghi sai luôn ở dòng số tiền bằng chữ, giờ tôi cần xử lý như thế nào khi phát hiện ra sai và bên mua cũng làm mất hóa đơn đó. Sắp kê khai thuế, mong nhận đc sự giúp đỡ. xin cảm ơn,?
Luật sư tư vấn:
Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn như sau:
“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
Trong trường hợp của chị, chị chưa thực hiện việc kê khai thuế, do đó chị và người mua hàng cần lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Sau đó, chị gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới.
Khoản 2 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:
“Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.)”
Trong trường hợp người mua hàng của chị đã làm mất hóa đơn, chị và người mua cần phải lập biên bản ghi nhận sự việc.
Tóm lại, chị và người mua hàng cần lập biên bản việc người mua hàng làm mất hóa đơn và tiếp tục thực hiện các thủ tục trong việc xử lý hóa đơn bị lập sai.
6. Xử lý hóa đơn viết sai giá tiền:
Tóm tắt câu hỏi:
Luật sư cho em hỏi: Tháng 6 này em có viết một hóa đơn bị sai đơn giá dẫn đến sai giá trị thành tiền nhưng không thể thu hồi lại được. Mong Luật sư chỉ cho em cách giải quyết.
Luật sư tư vấn:
Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và
Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
Luật sư
Theo thông tin bạn trình bày bạn viết sai hóa đơn bị sai đơn giá dẫn đến sai giá trị thành tiền không thể thu hồi được, căn cứ Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC trường hợp của bạn xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: Lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào.
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
