Mẫu biên bản đào tạo nội bộ

1. Mẫu biên bản đào tạo nội bộ là gì?

Mẫu biên bản đào tạo nội bộ là mẫu biên bản được lập ra khi cử cán bộ công nhân viên của cơ quan, doanh nghiệp đi đào tạo

Biên bản đào tạo nội bộ được lập ra để ghi lại thông tin của cán bộ, nhân viên trong công ty khi họ được cử đi đào tạo. Mẫu biên bản cần phải thể hiện được hết nội dung truyền tải trong cả khóa đào tạo.

2. Mẫu biên bản đào tạo nội bộ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————

BIÊN BẢN

DANH SÁCH CNV ĐƯỢC ĐÀO TẠO

– Căn cứ………

– Theo yêu cầu của Thủ tục đào tạo.

– (Cá nhân, Bộ phận)…………………… tiến hành đào tạo/hướng dẫn như sau:

1. Nội dung đào tạo/hướng dẫn:

2. Thời gian đào tạo/hướng dẫn:

3. Địa điểm đào tạo/hướng dẫn:

4. Những người được đào tạo/hướng dẫn: (theo danh sách dưới đây)

Sau khi tiến hành đào tạo/hướng dẫn, người đào tạo/hướng dẫn trả lời các thắc mắc của CNV, sau khi không còn thắc mắc, người được đào tạo ký tên như sau:

Về nội dung trong biên bản đào tạo nội bộ thì khi trình bày bạn sẽ phải trình bày đầy đủ các thông tin gồm:

– Tên người đào tạo

– Chức vụ của người trực tiếp đào tạo

– Thời gian tổ chức buổi đào tạo, số giờ tham gia đào tạo

– Địa điểm tổ chức

– Kinh phí  phục vụ cho quá trình đào tạo

– Nội dung chương trình đào tạo

– Danh sách cán bộ, nhân viên tham gia: Họ tên, số buổi, chữ ký,…

– Cuối cùng là thời gian làm biên bản kèm chữ ký của người đại diện lớp đào tạo.

Về cách trình bày có thể tham khảo mẫu sau:

Danh sách cán bộ công nhan viên được đào tạo:

– Căn cứ theo………

– Dựa trên quy định có liên quan về Thủ tục đào tạo.

– (Cá nhân, Bộ phận)… tiến hành đào tạo/hướng dẫn như sau:

Thời gian hướng dẫn / đào tạo:

Địa điểm hướng dẫn / đào tạo:

Nội dung hướng dẫn / đào tạo:

Những người được hướng dẫn / đào tạo:

Sau khi tiến hành hướng dẫn / đào tạo, người hướng dẫn / đào tạo cần thực hiện giải đáp câu hỏi, thắc của công nhân viên. Cho tới khi không còn bất kỳ thắc mắc nào, thì người chịu trách nhiệm đào tạo nội bộ  sẽ ký nhận hoàn thành khóa đào tạo nội bộ.

3.2. Lưu ý:

– Mẫu giấy quyết định cử đi công tác bắt buộc cần phải có Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Cung cấp đầy đủ thông tin được yêu cầu có ghi trong quyết định cử đi công tác: Tên doanh nghiệp, người tham gia, mục đích, thời gian, địa điểm,…

– Nội dung cần trình bày rõ ràng, mạch lạc, ngắn gọn và súc tích

– Ngôn ngữ trình bày dễ hiểu, không sử dụng phép ẩn dụ, hoán dụ, ngôn ngữ bay bổng,….

4. Quy trình đào tạo nội bộ:

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nội bộ cơ quan như sau:

Thông thường, người phụ trách nhân sự sẽ bàn bạc trước với ban lãnh đạo công ty về kế hoạch đào tạo nội bộ cả năm cho từng phòng ban, các cấp bậc nhân viên dựa vào mục tiêu mà ban lãnh dạo đặt ra.

Việc xác định nhu cầu đào tạo nội bộ này sẽ giúp người phụ trách nhân sự nhận được sự ủng hộ hoàn toàn của ban lãnh đạo công ty cũng như có một định hướng rõ ràng về nội dung đào tạo xuyên suốt cả năm trời.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ cơ quan như sau:

Sau khi xác định xong nhu cầu thì bước tiếp theo cần làm là xây dựng kế hoạch. Một bản kế hoạch thông thường bao gồm các yếu tố sau:

+ Tên của chương trình đào tạo nội bộ

+ Các mục tiêu cần đạt sau chương trình

+ Đối tượng tham gia huấn luyện

+ Nhân sự, phòng ban phụ trách

+ Nội dung và hình thức đào tạo nhân sự

+ Phân bổ thời gian, tài chính và địa điểm

+ Các điều kiện ràng buộc khác cần chú ý

– Nếu bản kế hoạch càng chi tiết thì thành công của khóa đào tạo nội bộ càng cao. Chính vì vậy, người phụ trách nhân sự nên dành phần lớn thời gian để xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và dễ dàng triển khai, đo lường và Lưu ý trong quá trình lập kế hoạch, người làm nhân sự cần quan tâm đến văn hóa của doanh nghiệp để tìm đối tác và lên nội dung đào tạo phù hợp.

Bước 3: Triển khai và đánh giá kết quả đào tạo như sau:

Sau bước lập kế hoạch, đã đến lúc đưa kế hoạch trên giấy đi vào thực tế. Người phụ trách nhân sự cần có những nội dung truyền thông về chương trình đào tạo nội bộ: lợi ích, giảng viên là ai, vì sao nên tham gia khóa đào tạo này… để tránh tình trạng nhân viên không tham gia tích cực vì cho rằng những buổi đào tạo chỉ vô bổ và khiến họ mất thời gian nghỉ ngơi và Đừng quên triển khai theo đúng kế hoạch để đảm bảo chất lượng của quy trình và ghi chép, đo lường kết quả cho các nhân sự thật rõ ràng.

Bước 4: Đánh giá chất lượng và cải tiến quy trình như sau:

– Nếu bạn muốn quy trình đào tạo nhân sự là một khóa huấn luyện thực thụ, đem lại những kết quả thực tế cho doanh nghiệp, đừng bao giờ bỏ qua bước cải tiến quy trình này. Bởi vì mục tiêu đào tạo luôn thay đổi, tình trạng của nhân sự cũng thay đổi và chiến lược quản trị nhân sự của doanh nghiệp khác nhau qua từng giai đoạn và Kết thúc các chương trình đào tạo, cần thu thập ý kiến của nhân viên để đánh giá điểm mạnh, yếu của chương trình và rút kinh nghiệm cho lần tổ chức đào tạo nội bộ sắp tới.

Phân loại các mẫu kế hoạch đào tạo như sau: Tùy thuộc vào đối tượng chương trình đào tạo hướng đến hoặc thời gian đào tạo mà có thể phân ra thành nhiều mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ khác nhau. có thể Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo dựa vào cấp bậc nhân viên có 3 loại:

loại 1: Mẫu kế hoạch đào tạo lãnh đạo : Dành cho những đối tượng thuộc diện để lên cấp lãnh đạo công ty, thường thì được sử dụng với các công ty cổ phần hoặc trách nhiệm hữu hạn

loại 2:Mẫu kế hoạch đào tạo chuyên viên : Dành cho nhân viên nâng cao nghiệp vụ hơn, có thể sẽ được tăng lương và thêm trách nhiệm phụ trách sau kì đào tạo

loại 3: Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới : hay còn có tên gọi khác là trainning nhân viên mới

Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo dựa vào thời gian có 2 loại:

loại 1: Mẫu kế hoạch đào tạo ngắn hạn : thường đào tạo theo kế hoạch với thời gian trong một đến vài ngày

loại 2: Mẫu kế hoạch đào tạo dài hạn : thường đào tạo theo kế hoạch với thời gian trong 1 tuần đến vài tháng

Một số hình thức đào tạo phổ biến nhất hiện nay là:

– Đào tạo qua công việc : Nhân viên sẽ được đào tạo bằng cách học hỏi qua công việc thực tế. Cách đào tạo nội bộ này sẽ thích hợp đối với những công việc mang tính thực hành cao, ví dụ hướng dẫn sử dụng máy móc, công cụ, dụng cụ làm việc…

– Buổi họp nội bộ định kỳ : Đây là cách thức đào tạo thông qua các buổi gặp mặt toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm định kỳ theo tuần, tháng, quý.. Hình thức đào tạo này thường dùng khi cần đào tạo một chủ đề / kỹ năng cụ thể mà nhiều nhân viên cần biết.

– Kèm cặp (Mentorship): Hình thức đào tạo này thường được áp dụng để cấp quản lý hoặc những người giàu kinh nghiệm đào tạo những nhân viên mới, ít kinh nghiệm.

Hiệu quả đào tạo: Đánh giá hành chính công tác đào tạo, Tất cả CNV được đào tạo nội bộ hoặc các khóa mời giảng viên về giảng tại Công ty đều phải làm bài kiểm tra cuối khoá và được cấp Giấy chứng nhận (tùy từng khóa học) nếu đạt yêu cầu, trong Trường hợp gửi nhân viên tham dự khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài tổ chức, tất cả các học viên đều phải nộp tài liệu, Giấy chứng nhận cho Tổ Đào tạo chậm nhất 01 tuần sau khi nhận được.

Đánh giá kết quả đào tạo qua kế hoạch ứng dụng và kết quả thực hiện như sau:

Khi kết thúc khóa đào tạo 01 tuần, người được đào tạo phải hoàn tất bảng Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo có sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp và gửi 01 bản photo cho Tổ Đào tạo để theo dõi.

Khi công nhân viên đã thực hiện thì Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả và gửi bản chính về Tổ Đào tạo kèm theo các hồ sơ, số liệu liên quan chứng minh kết quả thực hiện, nếu Tổ Đào tạo yêu cầu. Nếu không đạt, hoặc sau thời gian thực hiện CNV không gửi Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo (bản chính), không gởi kết quả kế họạch ứng dụng về Tổ Đào tạo coi như không hoàn thành khóa học và phải bồi thường học phí Công ty đã hỗ trợ theo quy chế đào tạo. sau đó Đối với các khóa như: tập huấn, hội nghị, hội thảo, hướng dẫn triển khai thực hiện các thông tư mới, hoặc các khóa có thời lượng từ 01 buổi trở xuống, học viên không làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo mà thay vào đó là Báo cáo thu hoạch sau đào tạo và  Nội dung trong báo cáo phải nêu được nội dung chính của khóa học, khả năng áp dụng các kiến thức đã học vào thực tế, đánh giá giảng viên (phương pháp giảng dạy, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, tính chuyên nghiệp), cách tổ chức khóa học của đơn vị đào tạo

Căn cứ vào những thông tin đã phân tích như trên thì biên bản đào tạo nội bộ phải xây dựng một cách chặt chẽ và đầy đủ các nội dung thông tin về cán bộ đào tạo. Trên đây là thông tin cung cấp và hướng dẫn chi tiết nhất về cách lập biên bản và thông tin về đào tạo nội bộ chi tiết nhất.