Đối với mỗi doanh nghiệp các cuộc họp đóng vai trò quan trọng bởi vì thông qua mỗi cuộc họp doanh nghiệp sẽ tìm ra các giải pháp và phướng hướng để giải quyết các vấn đề đang còn tồn đọng. Trong quá trình buổi họp diễn ra, biên bản họp nội bộ công ty được sử dụng và đóng một vai trò quan trọng.
Mục lục bài viết
1. Biên bản cuộc họp nội bộ công ty là gì?
Bất cứ ai khi đi làm thì đều ít nhiều đều tham gia vào các cuộc họp từ họp nhóm, phòng, họp công ty đến các cuộc họp với đối tác. Vậy nên, biên bản họp nội bộ công ty được sử dụng rất phổ biến, trong hầu hết các cuộc họp do công ty tổ chức.
Mẫu biên bản này ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Mẫu biên bản họp nội bộ công ty được lập ra nhằm ghi chép lại những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn. Mẫu biên bản nêu rõ thành phần tham dự, nội dung cuộc họp, biểu quyết và kết luận của cuộc họp. Mẫu biên bản này chỉ áp dụng trong các cuộc họp do nội bộ do công ty tổ chức.
–
– Biên bản họp giao ban: Là mẫu cuộc họp sử dụng trong các cơ quan – xí nghiệp – công ty – doanh nghiệp. Dùng cho các cuộc họp tổng kết cuối tuần, giao ban đầu tuần…
2. Mẫu biên bản cuộc họp công ty:
Tải về biên bản họp công ty
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——*——
…………..Ngày…….tháng…….năm …….
(V/v : …………)
Hôm nay, lúc …… ngày ……tại văn phòng Công ty …….
…. diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:
I/ Thành phần tham dự gồm:
Ông……
Bà……
Ông……
II/ Nội dung cuộc họp:
……
Cuộc họp kết thúc lúc ……. ngày ……..
Thư ký cuộc họp Chủ trì cuộc họp
3. Mẫu biên bản họp giao ban:
Tải về biên bản họp giao ban
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——*——
……. , ngày …. tháng …. năm 20….
Thời gian bắt đầu:……..
Địa điểm:……..
Thành phần tham dự gồm:
…….
Chủ trì (chủ tọa):……..
Thư ký (người ghi biên bản):………
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
………
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA CHỦ TỌA
Họ và tên (Chữ ký, dấu (nếu có))
4. Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp công ty:
– Phần mở đầu:
+ Tên cơ quan, đơn vị.
+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Tên biên bản cụ thể là biên bản họp về việc…
– Phần nội dung chính của biên bản:
+ Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp.
+ Thành phần tham dự cuộc họp.
+ Thông tin chủ trì và thư ký cuộc họp.
+ Nội dung cuộc họp.
+ Biểu quyết của những người tham gia.
+ Kết luận cuộc họp.
– Phần cuối biên bản:
+ Thời gian kết thúc việc lập biên bản.
+ Ký và ghi rõ họ tên thư ký.
+ Ký và ghi rõ họ tên, dấu của chủ tọa.
5. Phương thức tổ chức cuộc họp nội bộ công ty:
Cuộc họp diễn ra rất phổ biến trong mội trường công sở. Tuy nhiên, do phương thức tổ chức còn nhàm chán, thiếu sự năng động, sáng tạo nên dẫn đến không khí cuộc họp trở nên căng thẳng, nghiêm túc dẫn đến kết quả rất nhiều cuộc họp không đi đến đâu, không đạt được những mục đích ban đầu đã đề ra. Vậy để tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí, các nhà quản lý cần biết cách để biến những cuộc họp nhàm chán trở nên sinh động và thành công thông qua việc nắm chắc những phương pháp sau đây:
– Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp:
Để có một cuộc họp hiệu quả, trước khi tổ chức cuộc họp, người chủ trì cần xác định rõ mục tiêu cụ thể, các nhiệm vụ cần đạt được trong khi buổi họp diễn ra. Từ đó, bạn sẽ xác định được phương hướng và các công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp. Điều này giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian cho các thành viên tham gia.
– Chuẩn bị chu đáo chương trình cuộc họp:
Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, một phần rất quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị của những người tổ chức cuộc họp. Những người tham gia cũng cần chuẩn bị các văn phòng phẩm như giấy, sổ, bút để ghi chép các nội dung công việc cần thiết. Ngoài ra, các thiết bị như máy tính, máy chiếu slide cũng phải được chạy thử, nạp đủ năng lượng để đảm bảo hiệu quả trong suốt thời gian diễn ra buổi họp. Bên cạnh những trang thiết bị cần có, mỗi người tham gia cuộc họp cần tự trù bị sẵn những nội dung cần báo cáo, đặt câu hỏi hoặc thảo luận.
– Gửi tiến trình cuộc họp cho những người tham gia:
Để các thành viên nắm được nội dung cuộc họp và có thời gian chuẩn bị, người điều hành cần tóm tắt công việc và mục đích của cuộc họp rồi gửi lại cho các thành viên tham dự. Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý. Làm như vậy, mọi người sẽ có thời gian chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan và có những ý kiến đóng góp hiệu quả hơn.
– Chọn địa điểm và thời gian phù hợp:
Thời gian và địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công của cuộc họp. Thông thường, các buổi họp thường diễn ra vào giữa buổi để tránh thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc. Bên cạnh đó, thời gian và địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người tham dự để tránh đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
– Cuộc họp cần bắt đầu và kết thúc đúng giờ:
Mọi cuộc họp phải được bắt đầu đúng giờ. Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Không bao giờ chờ đợi bất kỳ ai.
Một trong những nỗi ám ảnh của người tham gia họp là thời gian họp kéo dài lê thê. Những cuộc họp như vậy thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần làm việc và có thể khiến tổ chức lỡ mất cơ hội kinh doanh.
– Phát huy vai trò của người chủ trì:
Là người điều hành, chủ trì cuộc họp, bạn phải giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Bạn cần linh hoạt xử lý các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn. Là người chủ trì, hãy mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp và đưa ra những ý tưởng, phương thức để tạo không khí thoải mái, giúp các thành viên tham gia buổi họp chủ động, tích cực đóng góp ý kiến.
– Cử thư ký cuộc họp:
Thư kí là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan. Điều này sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt nắm vấn đề một cách rõ ràng nội dung chi tiết của cuộc họp. Bên cạnh đó, thư kí còn là người nhắc nhở các thành viên báo cáo các công việc còn tồn đọng hay công việc cần giải quyết.
– Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến:
Một cuộc họp mà không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung. Như vậy, không khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi. Hơn nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên cũng như các yêu cầu của họ đối với công ty. Chính vì vậy, bạn nên đón nhận những ý tưởng độc đáo và mới lạ từ các thành viên, bởi biết đâu những ý kiến dù nhỏ nhất cũng có thể phát huy tác dụng to lớn mà bạn không ngờ tới.
– Lắng nghe và tổng hợp ý kiến:
Tham gia cuộc họp không có nghĩa là bạn luôn là trung tâm, ý kiến của bạn là chính xác hoàn toàn. Bởi mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau. Vì vậy, bạn cần biết cách lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra những đóng góp, nhận xét. Trong khi lắng nghe sẽ có những điểm bạn không hiểu, nếu có thể bạn hãy hỏi lại ngay để hiểu được vấn đề. Khi đó, bạn có thể cùng giải quyết vấn đề, góp phần nâng cao hiệu quả của buổi họp.
– Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp:
Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận. Hơn nữa, đây còn là cơ sở cho biên bản cuộc họp sẽ được gửi đến các thành viên tham gia họp và những người vắng mặt có liên quan được biết và thực hiện theo.
