Thủ tục bắt buộc trong quy trình thanh tra của kiểm toán nhà nước là công bố quyết định thanh tra, theo đó, để ghi nhận sự kiện này, Đoàn thanh tra buộc phải lập biên bản và đọc cho các cá nhân có liên quan nghe và ký, ghi rõ họ tên.
Mục lục bài viết
1. Biên bản công bố quyết định thanh tra kiểm toán là gì?
Biên bản công bố quyết định thanh tra kiểm toán là văn bản ghi nhận sự kiện, nội dung buổi công bố Quyết định thanh tra do Đoàn thanh tra thực hiện và được các cá nhân, tổ chức khác liên quan xác nhận.
Biên bản công bố Quyết định thanh tra được dùng để ghi các nội dung làm việc tại buổi công bố Quyết định thanh tra của Đoàn thanh tra với đối tượng thanh tra; tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động thanh tra (nếu có). Đây là căn cứ để chứng minh tính hợp pháp trong quá trình thanh tra của kiếm toán nhà nước.
2. Mẫu biên bản công bố quyết định thanh tra kiểm toán:
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
ĐOÀN THANH TRA…(1)
——-
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————-
BIÊN BẢN
Công bố Quyết định thanh tra
Hôm nay, hồi ….. giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm ……, tại ………. (2), Đoàn thanh tra theo Quyết định số ……/QĐ-KTNN ngày …… tháng ……… năm …. … của Tổng KTNN tiến hành công bố Quyết định thanh tra về ……………………. (3).
I. Thành phần tham dự:
1. Đại diện cơ quan tiến hành thanh tra (nếu có):
Ông (bà) …………chức vụ ……….
2. Đại diện Đoàn thanh tra:
Ông (bà) …………chức vụ ……
Ông (bà) ………chức vụ ………
…
3. Đại diện ……. (4):
Ông (bà) …….. chức vụ …….
Ông (bà) ……….. chức vụ …………
……
4. Đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan (nếu có):
Ông (bà) …….. chức vụ …
Ông (bà) ….. chức vụ ……
……
II. Nội dung:
1. Công bố Quyết định thanh tra
Trưởng Đoàn thanh tra đọc toàn văn Quyết định số ……/QĐ-KTNN ngày ….. tháng…… năm……. của Tổng KTNN về …………………………(3) và phổ biến tóm tắt mục đích, yêu cầu, nội dung kế hoạch thanh tra; nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra, quyền và nghĩa vụ của đối tượng thanh tra; thống nhất lịch thanh tra đối với đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức là đối tượng thanh tra.
2. Ý kiến phát biểu tại hội nghị
…… (Ghi rõ ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia cuộc họp và kết luận của Chủ trì).
Việc công bố Quyết định thanh tra kết thúc hồi ….. ….. giờ …. …… ngày …….. tháng …. …năm ……
Biên bản công bố quyết định thanh tra đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe và ký xác nhận./.
ĐẠI DIỆN….. (4)
(Ký, ghi rõ họ tên)
TRƯỞNG ĐOÀN
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn mẫu biên bản công bố quyết định thanh tra kiểm toán:
(1) Tên Đoàn thanh tra ghi theo Quyết định thanh tra;
(2) Địa điểm nơi công bố quyết định thanh tra;
(3) Ghi theo Quyết định thanh tra,
(4) Đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra.
4. Các vấn đề pháp lý về quyết định thanh tra kiểm toán:
Thu thập thông tin
– Căn cứ kế hoạch thanh tra hằng năm đã được phê duyệt hoặc thanh tra đột xuất theo chỉ đạo của Tổng KTNN, Thanh tra KTNN tổ chức thu thập thông tin của đơn vị, tổ chức, cá nhân được thanh tra (sau đây viết tắt là đối tượng thanh tra) để trình ban hành quyết định thanh tra và xây dựng kế hoạch tiến hành thanh tra.
– Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm cung cấp thông tin khi có yêu cầu của Chánh Thanh tra, thời gian cung cấp thông tin không quá 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu; trong trường hợp văn bản yêu cầu có ghi rõ thời hạn cung cấp thông tin thì thực hiện theo thời hạn nêu trong văn bản.
Quyết định thanh tra
– Nội dung quyết định thanh tra gồm: Căn cứ pháp lý để ra quyết định thanh tra; mục tiêu, phạm vi, đối tượng, nội dung, thời hạn thanh tra và địa điểm thanh tra; thành lập Đoàn thanh tra và nhiệm vụ thanh tra.
– Quyết định thanh tra do Tổng Kiểm toán nhà nước ký hoặc ủy quyền cho Phó Tổng Kiểm toán nhà nước phụ trách.
Kế hoạch tiến hành thanh tra
– Kế hoạch tiến hành thanh tra gồm: mục đích, yêu cầu thanh tra; nội dung thanh tra; phạm vi, đối tượng, thời kỳ, thời gian và địa điểm thanh tra; phương pháp tiến hành thanh tra; tiến độ thực hiện, chế độ thông tin báo cáo; phân công nhiệm vụ cho các thành viên Đoàn thanh tra; việc sử dụng phương tiện, thiết bị, kinh phí và những điều kiện vật chất cần thiết khác phục vụ hoạt động của Đoàn thanh tra.
– Xây dựng, thẩm định, phê duyệt kế hoạch tiến hành thanh tra
Kế hoạch tiến hành thanh tra do Trưởng đoàn thanh tra xây dựng, Chánh Thanh tra tổ chức thẩm định, trình Người ký quyết định thanh tra phê duyệt.
Nguyên tắc tiến hành thanh tra
– Việc tiến hành thanh tra phải đúng mục tiêu, nội dung, phạm vi, đối tượng, thời gian theo quyết định thanh tra; tuân thủ trình tự, thủ tục, thẩm quyền được quy định tại Luật Thanh tra, các quy định pháp luật thanh tra và Quy trình này.
– Hoạt động của Đoàn thanh tra phải bảo đảm nguyên tắc chính xác, khách quan, công khai, dân chủ, kịp thời; không làm cản trở hoạt động bình thường của cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra và các đối tượng có liên quan.
Thanh tra KTNN thông báo bằng văn bản đến đối tượng thanh tra về việc công bố quyết định thanh tra; thông báo phải nêu rõ về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và hình thức công bố.
Công bố quyết định thanh tra
– Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định thanh tra, Chánh Thanh tra (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm công bố quyết định thanh tra với đối tượng thanh tra.
– Thành phần tham dự cuộc họp công bố quyết định thanh tra gồm: Chánh Thanh tra (hoặc người được ủy quyền), Đoàn thanh tra, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng thanh tra. Trong trường hợp cần thiết có thể mời đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham dự.
– Nội dung chính của cuộc họp công bố quyết định thanh tra: Chánh Thanh tra (hoặc người được ủy quyền) cùng với đại diện đơn vị được thanh tra chủ trì cuộc họp, Trưởng đoàn thanh tra công bố Quyết định thanh tra, thông báo Kế hoạch tiến hành thanh tra, nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của Đoàn thanh tra, thời hạn thanh tra, quyền và trách nhiệm của đối tượng thanh tra, dự kiến kế hoạch làm việc của Đoàn thanh tra với đối tượng thanh tra và những nội dung khác liên quan đến hoạt động của Đoàn thanh tra. Thủ trưởng đơn vị là đối tượng thanh tra báo cáo trực tiếp về những nội dung thanh tra theo đề cương đã yêu cầu; kiến nghị, đề xuất của đơn vị được thanh tra về thời gian, nội dung, địa điểm thanh tra (nếu có). Đoàn thanh tra có ý kiến phúc đáp. Chánh Thanh tra kết luận cuộc họp công bố quyết định thanh tra.
– Việc công bố quyết định thanh tra phải được lập thành biên bản và lưu hồ sơ thanh tra.
Thu thập thông tin, tài liệu
– Trưởng đoàn, Tổ trưởng, thành viên Đoàn thanh tra áp dụng các biện pháp theo thẩm quyền để thu thập các thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra. Tài liệu thanh tra là văn bản, hồ sơ, băng ghi âm, ghi hình và các giấy tờ khác… liên quan đến nội dung thanh tra của các đơn vị, tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra hoặc của các đối tượng có liên quan.
– Việc thu thập thông tin, tài liệu được tiến hành như sau:
+ Đoàn thanh tra lập phiếu yêu cầu đối tượng thanh tra, hoặc đối tượng có liên quan cung cấp tài liệu, phiếu yêu cầu nêu rõ tên tài liệu, thời gian và địa điểm cung cấp.
+ Trong trường hợp tài liệu cần phải thu giữ thì việc thu giữ phải được lập biên bản.
+ Tài liệu thu thập để thu giữ được đánh số trang từ 01 đến hết, việc thay đổi thứ tự tài liệu phải có chữ ký xác nhận của Trưởng đoàn thanh tra.
– Đối tượng thanh tra và đối tượng có liên quan có trách nhiệm phối hợp, bố trí người làm việc, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin, tài liệu thanh tra theo yêu cầu của Đoàn thanh tra.
– Đoàn thanh tra có trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu thanh tra theo đúng quy định của pháp luật.
Hồ sơ thanh tra
– Hồ sơ thanh tra gồm có:
+ Quyết định thanh tra, kế hoạch tiến hành thanh tra, kế hoạch thanh tra chi tiết (nếu có), biên bản họp công bố quyết định thanh tra, phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu,
+ Tài liệu thu thập từ đối tượng thanh tra và các đối tượng khác;
+ Văn bản về việc xử lý, kiến nghị việc xử lý;
+ Các văn bản, giấy tờ do Đoàn thanh tra phát hành và các tài liệu khác có liên quan.
– Bàn giao, lưu trữ hồ sơ thanh tra:
+ Sau khi ban hành kết luận thanh tra, trong thời hạn 30 ngày, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm bàn giao hồ sơ cuộc thanh tra cho đơn vị chủ trì cuộc thanh tra để lưu trữ.
+ Hồ sơ thanh tra được lưu trữ tại đơn vị chủ trì cuộc thanh tra 24 tháng kể từ ngày 31 tháng 12 của năm ban hành kết luận thanh tra, sau đó được chuyển giao cho Văn phòng Kiểm toán nhà nước để lưu trữ theo quy định.
+ Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải được lập thành biên bản, lưu cùng hồ sơ cuộc thanh tra.
– Việc lập, quản lý, sử dụng hồ sơ thanh tra phải thực hiện nguyên tắc bảo mật theo quy định của pháp luật.
Cơ sở pháp lý:
– Quyết định 996/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 06 năm 2014 ban hành hệ thống mẫu biểu hồ sơ thanh tra.
– Quyết định 99/QĐ-KTNN ngày 28 tháng 01 năm 2021 Ban hành quy trình thanh tra của Kiểm toán nhà nước.
