Biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị là văn bản được lập ra để ghi chép về việc bàn giao tài liệu hết giá trị, vậy biên bản này có nội dung và hình thức ra sao, những quy định liên quan về văn bản này như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị là gì, mục đích của biên bản?
Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Biên bản có thể là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị… hoặc biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý về một nội dung nào đó.
Đối với hầu hết các biên bản, yêu cầu chung của biên bản là phải mô tả lại các sự việc hiện tượng một cách kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, hoặc các ý kiến của các bên liên quan, không bình luận thêm bớt các ý kiến chủ quan vào biên bản thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác. Ngoài ra biên bản còn phải tuân thủ những hình thức nhất định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và văn phong.
Mẫu biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị là văn bản được lập ra để ghi chép về việc bàn giao tài liệu hết giá trị với nội dung nêu rõ thời gian và địa điểm bàn giao, hội đồng bàn giao, tài liệu được bàn giao…
Mục đích của mẫu biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị: khi tài liệu của các cơ quan hết giá trị sử dụng, cần phải tiêu hủy tài liệu, nhưng số tài liệu này không thể bị lộ ra ngoài, các cơ quan sẽ bàn giao lại cho bên tiêu hủy để tiến hành tiêu hủy tài liệu. Biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị nhằm ghi nhận quá trình bàn giao tài liệu, ghi chép các thông tin của các bên, số lượng tài liệu hết giá trị và các điều liên quan. Biên bản như một bằng chứng cho quá trình làm việc của các bên, các bên sẽ đọc và xác nhận lại biên bản để xác thực tính chính xác cho biên bản. Biên bản khi đã được ký đồng nghĩa với việc hai bên đã hoàn thành xong công việc và sẽ không được sửa đổi biên bản cả về nội dung và hình thức.
2. Nội dung cơ bản và yêu cầu của biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị:
Nội dung chính của biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị
– Quốc hiệu tiêu ngữ: là phần bắt buộc đối với mọi hình thức của văn bản;
– Thông tin của chủ thể biên bản: là phần quan trọng của biên bản, mẫu biên bản trước tiên phải có chủ thể thì mới có thể thực hiện được;
– Bàn giao tài liệu hết giá trị: ghi rõ các số lượng tài liệu đang hết thời hạn, bàn giao cho bên tiêu hủy; tên khối tài liệu, số lượng tập hồ sơ hết giá trị cần tiêu hủy. Hai bên xác nhận rõ nội dung biên bản, các điều liên quan về bàn giao và tiêu hủy tài liệu;
– Phần ký nhận: Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản và chữ ký của các chữ ký của người tham dự, cụ thể ở đây là bên giao và bên nhận tài liệu hết giá trị.
3. Mẫu biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị:
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
——-
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———
…., ngày…tháng…năm…
BIÊN BẢN
Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị
Căn cứ ………………………….. quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Quyết định số ngày… tháng… năm… của …. về việc cho tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ………..
Tại (nơi tiêu huỷ): …………
Chúng tôi gồm:
Bên giao:
1………cơ quan (đơn vị) ……..
2…….cơ quan ……..
3…….cơ quan ………..
Bên nhận:
1……….cơ quan (đơn vị) ……………
2…….cơ quan …………
3……….cơ quan ………….
Cùng giao và nhận khối lượng tài liệu để tiêu huỷ như sau:
– Tên phông (khối) tài liệu: ………………
– Số lượng …….. tập ( hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.
Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.
Biên bản này lập thành 2 bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Họ và tên, ký)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Họ và tên, ký)
Mẫu 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………………….
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
Giữa …(bên giao) và….(bên nhận)
Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm …. tại …… đã tiến hành cuộc họp bàn giao tài liệu giữa …. (bên giao) và …… (bên nhận) thực hiện theo … của …… ngày …
I/ THÀNH PHẦN THAM DỰ:
1/ Bên giao:
Ông: … Chức vụ: …
Ông: … Chức vụ: ……
Bà: … Chức vụ: …
2/ Bên nhận:
Ông: … Chức vụ: …
Ông: … Chức vụ: …
Bà: … Chức vụ: …
Chủ tọa: Ông …
Thư ký: Ông …
II/ NỘI DUNG BÀN GIAO:
Bên … đã tiến hành bàn giao tài sản cho bên … theo biểu thống kê sau:
Bảng thống kê tài sản bàn giao
| Số TT | Tên tài sản | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
| Cộng: |
Tổng giá trị: Bằng số …
Bằng chữ …
Kể từ ngày … số tài trên do bên …. chịu trách nhiệm quản lý.
Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị như nhau. Bên giao giữ 2 bản, bên nhận giữ 2 bản.
CHỮ KÝ BÊN GIAO
CHỮ KÝ BÊN NHẬN
Mẫu 3:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-o0o——
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty
Chúng tôi gồm có:
A. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:
1. Ông/ Bà :… Chức vụ:….Phòng: …
2. Ông/ Bà …Chức vụ:…Phòng: …
3. Ông/ Bà…. Chức vụ:… Phòng: …
4. Ông/ Bà :… Chức vụ:…Phòng: …
B. NGƯỜI BÀN GIAO:
5. Ông/ Bà :… Chức vụ:… Phòng: …
Đã cùng tiến hành
1. BÀN GIAO CÔNG VIỆC:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
2. BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:
| TT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Kết luận |
| 1 | |||
| 2 |
Biên bản kết thúc vào lúc …….h…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.
Biên bản được lập thành …. (………….) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.
Quản lý bộ phận
Người nhận bàn giao
Người bàn giao
Mẫu 4
TÊN CƠ QUAN
Số: …../BB
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
| Số TT | Tên tài sản | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
| Cộng: |
CHỮ KÝ BÊN GIAO
Thư ký cuộc họp
CHỮ KÝ BÊN NHẬN
Chủ tọa cuộc họp
4. Hướng dẫn soạn thảo biên bản:
Người viết biên bản bàn giao phải đảm bảo tính chính xác cho biên bản cả về nội dung lẫn hình thức, khi soạn thảo cần chú ý:
– Quốc hiệu tiêu ngữ: là phần bắt buộc đối với mọi hình thức của văn bản; được viết ngay góc trên cùng bên phải của biên bản;
– Người viết biên bản cần ghi rõ ngày tháng năm và địa điểm thực hiện biên bản;
– Thông tin của chủ thể biên bản: là phần quan trọng của biên bản, mẫu biên bản trước tiên phải có chủ thể thì mới có thể thực hiện được; Thông tin chủ thể cần ghi rõ tên, chức danh, thuộc bộ phận nào;
– Lý do bàn giao: người viết biên bản nêu rõ lý do bàn giao tài liệu cụ thể, ví dụ do số tài liệu bàn giao hết giá trị, do đó bên bàn giao quyết định bàn giao…
– Bàn giao tài liệu hết giá trị: ghi rõ các tên tài liệu đang quản lý, bàn giao tài liệu hết giá trị cho bên tiêu hủy khi tài liệu hết giái trị, không còn sử dụng, ghi rõ tên người nhận tài liệu;
– Cuối cùng là xác nhận và ký tên:
Sau khi ký tên xác nhận vào biên bản thì biên bản sẽ không thể được sửa đổi cả về nội dung lẫn hình thức biên bản, do đó, các bên liên quan trong biên bản kiểm tra sau sẽ phải xem xét lại biên bản kỹ càng trước khi ký, sau khi xem xét và xác nhận nội dung biên bản là chính xác, các bên sẽ thực hiện ký tên vào biên bản.
