Mẫu bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại mới nhất

1. Mẫu bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại mới nhất:

Hiện nay, mẫu bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đang được thực hiện theo Mẫu số C01-X ban hành kèm theo Thông tư 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019 của Bộ Tài chính. Cụ thể như sau:

HUYỆN: …

UBND xã: …

Mã QHNS: …

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GỐC CÙNG LOẠI

Ngày … tháng … năm …

Số: …

Loại chứng từ: …

Nội dung: …

Định khoản: Nợ: … Có: …

STT	Chứng từ		Nội dung chứng từ
	Số	Ngày		Số tiền
A	B	C	D	1
			Cộng

 

NGƯỜI LẬP (Ký, họ tên)

KẾ TOÁN (Ký, họ tên)

Ghi chú: Tổng hợp những chứng từ cùng loại, có cùng nội dung để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái theo quan hệ 1 Nợ đối ứng với 1 Có.

2. Mục đích và phương pháp lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại: 

Chứng từ được xem là loại giấy tờ, tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các anh Nhật, đây là loại giấy tờ tài liệu quan trọng ghi lại nội dung của một giao dịch hoặc một nghiệp vụ bất kỳ nào đó đã được hạch toán vào sổ kế toán. Hay nói cách khác, chứng từ là khái niệm để chỉ giấy tờ ghi nhận thông tin liên quan đến các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Chứng từ bao gồm nhiều loại khác nhau, có thể kể đến như chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thu thuế, phí và lệ phí.

Trong lĩnh vực kế toán, Văn bản hợp nhất 14/VBHN-VPQH 2019 cũng giải thích cụ thể về chứng từ kế toán. Theo đó, chứng từ kế toán là các loại giấy tờ, vật mang tin phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên thực tế và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi nhận trong sổ sách kế toán. Việc lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Căn cứ theo quy định tại Thông tư 70/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, có thể kể đến mục đích và phương pháp lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại như sau:

(1) Về mục đích: Bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại là văn bản được sử dụng để tổng hợp tất cả các loại chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế phát sinh trong nhiều ngày liên tục, từ đó làm căn cứ ghi nhận vào Nhật ký – Sổ cái 01 theo quan hệ đối ứng “01 Nợ đối ứng với 01 Có”.

(2) Phương pháp lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại và trách nhiệm ghi:

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại sẽ do kế toán của doanh nghiệp lập theo quy định của pháp luật, hiện nay đang được lập theo mẫu C01-X ban hành kèm theo Thông tư 70/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính (như mẫu phân tích nêu trên). Tức là hằng ngày, căn cứ vào giấy tờ chứng từ kế toán có cùng nội dung kinh tế, các loại giấy tờ chứng từ kế toán có cùng quan hệ đối ứng, kế toán doanh nghiệp sẽ lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại. Đồng thời, trong quá trình lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại, kế toán bắt buộc phải đánh số vào đi rõ ngày/tháng/năm lập Bảng. 

Về loại chứng từ, kế toán doanh nghiệp cần phải ghi rõ loại chứng từ được tập hợp trong Bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại thuộc loại chứng từ nào (có thể là phiếu thu, phiếu chi). Trong trường hợp đó là phiếu chi thì cần phải chia ra thành nhiều loại khác nhau như phiếu chi tạm ứng, phiếu chi liên quan đến quá trình hạch toán chi cho ngân sách chưa được hạch toán vào ngân sách nhà nước, phiếu thu các khoản thu ngân sách tuy nhiên chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước, phiếu thu các khoản thu hộ, đồng thời mỗi nội dung cần phải được lập riêng trong một bàn khác nhau). Bên cạnh đó, trong quá trình lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán gốc cùng loại, kế toán doanh nghiệp cần phải ghi rõ quan hệ đối ứng của loại chứng từ đó “Nợ/Có”. Mỗi chứng từ sẽ được ghi một dòng, cụ thể như sau:

• Tại cột A, B, C: Cần phải ghi số thứ tự, số ngày/tháng/năm của chứng từ;

• Tại cột D: Cần phải ghi nội dung của chứng từ;

• Tại cột 1: Cần phải ghi số tiền trên mỗi chứng từ. Đồng thời, dòng cộng cột 1 trên Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán cùng loại sẽ được ghi nhận vào Nhật ký – Sổ cái.

3. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Văn bản hợp nhất Luật kế toán năm 2019 có quy định về các nội dung chủ yếu trong chứng từ kế toán. Theo đó, chứng từ kế toán bắt buộc phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên của chứng từ kế toán, số hiệu của chứng từ kế toán;

• Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán;

• Tên, địa chỉ của cơ quan, của đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

• Tên, địa chỉ của cơ quan, của đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh trong chứng từ kế toán;

• Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, nghiệp vụ tài chính, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu/hoặc được dùng để chi (cần phải ghi bằng số và ghi bằng chữ);

• Chữ ký, họ và tên của người lập chứng từ kế toán, của người duyệt chứng từ kế toán, những người có liên quan đến chứng từ kế toán;

• Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, chứng từ kế toán hoàn toàn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ kế toán.

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 của Văn bản hợp nhất Luật kế toán năm 2019 có quy định về vấn đề lập và lưu trữ chứng từ kế toán. Theo đó, quá trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện như sau:

• Các nghiệp vụ kinh tế, nghiệp vụ tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán bắt buộc phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế và mỗi nghiệp vụ tài chính nhất định;

• Chứng từ kế toán cần phải được lập rõ ràng, kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Văn bản hợp nhất Luật kế toán năm 2019. Trong trường hợp các loại chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán sẽ có quyền tự lập mẫu đối với chứng từ kế toán đó, tuy nhiên cần phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật;

• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, nội dung nghiệp vụ tài chính được ghi nhận trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, không được sửa chữa. Trong quá trình viết thì cần phải dùng bút mực, số và chữ viết trên chứng từ kế toán cần phải được viết liên tục, không được ngắt quãng, chỗ trống thì bắt buộc phải được gạch chéo. Chứng từ kế toán bị tẩy xóa, bị sửa chữa thì sẽ không có giá trị thanh toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì bắt buộc phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ kế toán đã viết sai;

• Chứng từ kế toán cần phải được lập đầy đủ số liên theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp bắt buộc phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế hoặc một nghiệp vụ tài chính thì nội dung các liên cần phải đảm bảo giống nhau;

• Người lập chứng từ kế toán, người duyệt chứng từ kế toán, những người khác ký tên trên chứng từ kế toán cần phải có nghĩa vụ chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán đó. Trong trường hợp chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử thì cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Chứng từ kế toán được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Văn bản hợp nhất Luật chứng từ kế toán năm 2019. Trong trường hợp chứng từ kế toán không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trực tiếp trên các phương tiện điện tử, thì chứng từ đó cần phải được đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu, đồng thời cần phải bảo đảm khả năng tra cứu trong thời hạn lưu trữ.

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng từ là gì? Phân loại và nội dung của các loại chứng từ kế toán?
• Mẫu biên bản bàn giao công tác kế toán, chứng từ kế toán
• Hậu quả pháp lý khi ký chứng từ kế toán không thuộc thẩm quyền