Mẫu bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch

1. Hưỡng dẫn thủ tục và hồ sơ đăng kí mã số mã vạch:

Đăng ký mã số mã vạch là thủ tục cần thiết để doanh nghiệp đủ điều kiện phân phối hàng hóa vào hệ thống siêu thị hoặc xuất khẩu. Hay đơn giản là giúp doanh nghiệp tự quản lý sản phẩm của mình thông qua code, hay tăng độ tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm. Căn cứ Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều các điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa; Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp mã số mã vạch. 

1.1. Hồ sơ đăng kí mã số mã vạch:

Hồ sơ bao gồm những thành phần sau:

– Đơn đề nghị sử dụng mã số mã vạch được điền đầy đủ thông tin, có chữ ký và đóng dấu của thủ trưởng (02 bản) theo mẫu;

–  Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp sản xuất thương mại hoặc quyết định thành lập đối với tổ chức khác (01 bản sao);

– Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (02 bản) theo mẫu;

1.2. Nơi nộp hồ sơ:

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gửi về: Viện Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, có địa chỉ tại Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

a. Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng kí sử dụng)	1.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN – 8	300.000

b. Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài:

STT	Phân loại	Mức thu
1	Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500.000 đồng/hồ sơ
2	Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm	10.000 đồng/mã

c. Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí):

STT	Phân loại	Mức thu
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1
2	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số	500.000
3	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số	800.000
4	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số	1.500.000
5	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số	2.000.000
6	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu	200.000
7	Sử dụng thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN	200.000

2. Những lưu ý sau khi sử dụng đăng kí mã số mã vạch:

– Khi đăng ký khí sử dụng mã vạch, doanh nghiệp phải đóng phí và phí duy trì năm đầu tiên. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã vạch sau ngày 30/6, phí duy trì phải nộp duy nhất trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã vạch.

– Sau khi đăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi phải nộp phí duy trì hàng năm chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.

– Khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ công ty hoặc mất Giấy chứng nhận mã số mã số mã vạch, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục cấp đổi.

– Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng mã số mã vạch, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục ngừng sử dụng MSMV.

-Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật những thay đổi về mã số sản phẩm trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi về sản phẩm kinh doanh.

3. Hướng dẫn kê khai hồ sơ theo mẫu đăng kí:

3.1. Trong bản đăng kí sử dụng mã số mã vạch:

Mục Tên tổ chức/doanh nghiệp: ghi chính xác theo Giấy phép kinh doanh (GPKD). Đối với những cơ sở không có biển hiệu trên giấy phép kinh doanh sẽ được ghi trong hồ sơ là “Hộ kinh doanh cá thể” đại diện cho doanh nghiệp kê khai theo giấy phép. Phân ngành: Nhập Mã phân ngành GS1 vào bảng dưới đây:

Ngành	Phân loại theo GS1		Phân loại theo GS1		Phân loại theo GS1
Săn bắn, nông lâm nghiệp	A	Buôn bán và bán lẻ	G	Vận chuyển và hậu cần	M
Đánh bắt/nuôi trồng thủy sản	B	Nhà hàng, khách sạn	H	Quốc phòng	N
Hầm mỏ và khai thác đá	C	Mô giới tài chính	I	Thực phẩm và đồ uống	O
Sản xuất	D	Các hoạt động kinh doanh bất động sản	J	Bao gói	P
Điện ga, hơi nước, nước nóng	E	giáo dục và đào tạo	K	Ô tô	Q
Xây dựng	F	Chăm sóc sức khỏe và xây dựng XH	L	Các ngành còn lại	R

Mục Tổng hợp danh mục sản phẩm, dịch vụ đăng ký sử dụng MSMV:

Doanh nghiệp dự kiến dải sản phẩm hiện tại và tương lai sẽ đạt được (đây là cơ sở để GS1 Việt Nam xác định mã số mà doanh nghiệp sẽ cấp cho doanh nghiệp), danh mục sản phẩm ở đây được hiểu như sau: các sản phẩm có trọng lượng, dung tích và kích thước khác nhau. ví dụ: nước uống lon 500ml, 1l, 19l… được coi là hàng có tính phân biệt). Doanh nghiệp được lựa chọn 3 cấp độ: < 100 loại sản phẩm; <1.000 danh mục sản phẩm hoặc <10.000 danh mục sản phẩm.

Lưu ý: Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số doanh nghiệp cho 10.000 hoặc 100.000 loại sản phẩm phải bổ sung thêm công văn đề nghị cấp mã số doanh nghiệp phân bổ cho 10.000 hoặc 100.000 loại sản phẩm (nêu rõ lý do sử dụng mã số ). Có văn bản đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Mục đăng ký loại mã:

Mã doanh nghiệp: là mã do Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để doanh nghiệp cấp cho sản phẩm của mình.

+ Mã DN 7 số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 dưới 100.000 loại sản phẩm;

+ Mã DN 8 số: khi đăng ký tổng chủng loại hàng trên 1000, loại hàng dưới 10.000;

+ Mã DN 9 số: khi đăng ký tổng danh mục sản phẩm trên 100, dưới 1000 sản phẩm;

+ Mã DN 10 số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;

Mã số địa điểm toàn cầu GLN: được sử dụng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, nhà kho, v.v… của doanh nghiệp. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định sản phẩm).

GTIN-8 đơn giản hóa: được sử dụng trên các sản phẩm rất nhỏ. Mã này được yêu cầu cho từng sản phẩm riêng biệt. Ban Tổ chức/Lãnh đạo Doanh nghiệp:

+ Người đại diện có thẩm quyền: Giám đốc, chủ cơ sở

+ Người liên hệ: Nhân viên công ty sẽ quản lý mã vạch của công ty sau.

3.2. Trong bảng đăng kí danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN:

– Tên doanh nghiệp khai theo bản đăng ký sử dụng MSMV.

– Mục Mã số doanh nghiệp và số GCN: để trống.

– Mục danh mục sản phẩm: liệt kê các sản phẩm hiện tại và sắp xuất hiện cần mã vạch. Cột Product Name: nhập tên sản phẩm, nhãn hiệu. Cột Mô tả sản phẩm: ghi đặc tính sản phẩm như màu sắc, mùi vị, loại bao bì (túi nilon, chai nhựa, hộp sắt, hộp giấy), đo lường (trọng lượng, dung tích). Lưu ý: Mỗi loại sản phẩm có những đặc điểm khác nhau như dung tích, cách đóng gói, trọng lượng hay loại sản phẩm… nên được liệt kê thành từng dòng riêng. Nếu sản phẩm có hộp chứa nhiều sản phẩm và có gắn mã vạch thì khai báo dưới sản phẩm trong hộp. Hai cột dành cho mã (ID Mặt hàng/Hộp và GTIN) được để trống.

4. Mẫu đơn đăng kí sử dụng mã vạch:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————-

…, ngày ….. tháng …. năm ….

ĐƠN ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG MÃ SỐ, MÃ VẠCH (1)

Thông tin tổ chức:

Tên bằng tiếng Việt (2): ….

Tên bằng tiếng Anh (hoặc tiếng Việt không dấu): …

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ Quyết định thành lập – Số: …

Ngày cấp: … Cơ quan cấp: ….

Địa chỉ*: ….

Điện thoại*: ….  Email: …

Đăng ký trích nợ tự động (Điền v vào ô trống)

Lĩnh vực hoạt động (Điền v vào ô trống)

	Sản xuất		Thương mại		Bán lẻ
	Dịch vụ		Khác

Chúng tôi xin đăng ký sử dụng loại mã* (Điền v vào ô trống):

	Tiền tố mã doanh nghiệp		Mã doanh nghiệp GS1 loại 12 số (GCP-12)
			Mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (GCP-10)
			Mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (GCP-9)
			Mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (GCP-8)(3)
	Mã địa điểm toàn cầu GLN (4)**		Dành cho địa điểm vật lý
			Dành cho địa điểm số
			Dành cho pháp nhân
			Dành cho đơn vị chức năng
	Mã thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)**

Đại diện tổ chức/Doanh nghiệp*

Chức danh	Họ và tên	Chức vụ, đơn vị	Điện thoại/fax	Hòm thư điện tử
Đại diện có thẩm quyền
Người liên lạc chính

Chúng tôi cam đoan thông tin kê khai trên là đúng và cam kết thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật liên quan đến mã số, mã vạch, các quy định về phí và các điều khoản sau đây:

– Chỉ sử dụng mã số đã được cấp cho các sản phẩm, dịch vụ của mình;

– Thực hiện đúng các quy định về nộp phí và nộp phí duy trì theo quy định của pháp luật;

– Khi vì lý do nào đó (bị giải thể, phá sản, …) không còn nhu cầu sử dụng mã số đã được cấp, chúng tôi sẽ thông báo bằng văn bản cho Tổng cục TCĐLCL trong thời gian một tháng kể từ ngày giải thể hoặc phá sản;

– Nếu đổi tên, tư cách pháp nhân hoặc địa chỉ, chúng tôi sẽ thông báo cho Tổng cục TCĐLCL trong thời gian một tháng kể từ ngày có thay đổi để làm thủ tục đổi giấy chứng nhận.

                                                                                                …, ngày ….. tháng …. năm ….. 

 LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

(Ký tên, đóng dấu)

——————————– 

(1) Các thông tin kê khai có thể được cập nhật phù hợp với yêu cầu của Tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1

(2) Trường thông tin bắt buộc kê khai

(3) Chỉ cấp theo khuyến cáo của Tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1

(4) Danh mục mã địa điểm, thương phẩm gửi kèm

– Khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch, doanh nghiệp phải nộp phí và duy trì năm đầu tiên. Nếu đăng ký sau ngày 30/6, phí duy trì phải nộp duy nhất trong năm đăng ký bằng 50% phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch.

– Sau khi đăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi phải nộp phí duy trì hàng năm trước ngày 30 tháng 6 hàng năm.

– Khi thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc làm mất Giấy chứng nhận mã số mã vạch phải làm thủ tục

– Khi không còn nhu cầu sử dụng mã vạch thì thực hiện thủ tục ngừng sử dụng mã vạch

-Thường xuyên cập nhật những thay đổi về mã hàng trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi về mặt hàng kinh doanh.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều các điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa;

Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính