Chấm công là công việc phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp để doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động của người lao động trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Việc theo dõi chấm công được thực hiện theo dõi tại bảng chấm công. Dưới đây là Mẫu bảng chấm công theo giờ, hàng ngày bằng Excel, Word để các doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động, tuân thủ quy chế của người lao động.
Mục lục bài viết
1. Mẫu bảng chấm công theo giờ, hàng ngày bằng Excel, Word:
1.1. Mẫu bảng chấm công bằng Excel:
1.1.1. Mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel:
ĐƠN VỊ/ CÔNG TY…..
Địa chỉ liên hệ:…
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng… năm 20…
| STT | Ngày tháng | Mã NV | Họ và Tên | IN | OUT | Số giờ | Thêm giờ | Ghi chú |
| 1 | ||||||||
| 2 | ||||||||
| 3 | ||||||||
| … | ||||||||
| TỔNG CỘNG: |
Ngày… tháng… năm….
| Người phụ trách bộ phận (Ký, ghi rõ họ và tên) | Người duyệt (Ký, ghi rõ họ và tên) |
1.1.2. Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Excel:
| TÊN CÔNG TY/ĐƠN VỊ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| BỘ PHẬN …………. | Ban hành kèm theo Thông tư số | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| BẢNG CHẤM CÔNG | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tháng ….. năm …… | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| TT | Họ và tên | Cấp bậc, Chức vụ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | SP | P | L | Ô | CĐ |
| T6 | T7 | CN | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 |
| 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| …. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tổng cộng | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Ghi chú: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ………, ngày……tháng……năm…… | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Giám đốc/Tổng Giám đốc | Phụ trách bộ phận | Người chấm công | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Ký hiệu chấm công: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| SP: Sản phẩm | TS: Thai sản | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| P: Nghỉ phép | TN: Tai nạn | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| L: Nghỉ lễ | H: Hội nghị, học tập | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| NB: Nghỉ bù | KL: Nghỉ không lương | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Ô: | Ốm | N: Ngừng việc | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| CĐ: Chế độ | LĐ: Lao động nghĩa vụ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1.2. Mẫu bảng chấm công bằng Word:
Dưới đây là mẫu Bảng chấm công được ban hành tại Mẫu số 01a-LĐTL kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26/8/2016:
| Đơn vị: …………… Bộ phận: ………… | Mẫu số 01a-LĐTL |
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng ….năm….
| STT | Họ và tên | Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ | Ngày trong tháng | Quy ra công | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | … | 31 | Số công hưởng lương sản phẩm | Số công hưởng lương thời gian | Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương | Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng….% lương | Số công hưởng BHXH | |||
| A | B | C | 1 | 2 | 3 | … | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Cộng |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
| Ngày… tháng… năm… |
Ký hiệu chấm công:
| – Lương SP: | SP | – Nghỉ phép: | P |
| – Lương thời gian: | + | – Hội nghị, học tập: | H |
| – Ốm, điều dưỡng: | Ô | – Nghỉ bù: | NB |
| – Con ốm: | Cô | – Nghỉ không lương: | KL |
| – Thai sản: | TS | – Ngừng việc: | N |
| – Tai nạn: | T | – Lao động nghĩa vụ: | LĐ |
2. Tại sao người lao động phải chấm công khi đi làm?
Chấm công được biết đến là việc ghi nhận và theo dõi hoạt động làm việc của người lao động. Theo cắt nghĩa của từ “chấm công” thì “chấm” được hiểu là ghi chép hoặc theo dõi một hoạt động nào đó để đánh giá chất lượng của hoạt động đó; còn “công” được hiểu là công việc hoặc công sức của một người đã bỏ ra để làm và hoàn thành một hoặc một số công việc nào đó. Hiện nay trong các doanh nghiệp, cơ quan, bảng chấm công hàng ngày trên Excel được sử dụng khá phổ biến trong hoạt động chấm công ngày làm việc của người lao động, nhân viên.
Chấm công hiện nay thường được thực hiện tại hai thời điểm trong ngày là: thời điểm người lao động bắt đầu đến làm việc và thời điểm người lao động tan ca làm.
Như đã phân tích về khái niệm chấm công là để đảm bảo theo dõi và ghi nhận việc thực hiện công việc của người lao động thì đã phần nào trả lời được cho câu hỏi Tại sao người lao động phải chấm công khi đi làm? Ngoài ra việc theo dõi và ghi nhận việc thực hiện công việc của người lao động ra thì việc chấm công còn đảm bảo một số yếu tố sau cho doanh nghiệp và người lao động:
– Thứ nhất, chấm công giúp người sử dụng lao động đảm bảo công bằng trong quản lý nhân sự:
Khi người lao động thực hiện chấm công thì hệ thống sẽ ghi nhận thời gian vào làm và thời gian tan ca của người lao động. Từ đó có thể biết người người lao động có vi phạm việc đi làm muộn hay về sớm so với quy định hay không để có hình thức xử phạt phù hợp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được người lao động nào làm thêm giờ, tăng ca… để từ đó tính tiền làm thêm ngoài giờ, tăng ca đêm cho người lao động.
Theo đó, việc chấm công giúp bảo đảm công bằng, thưởng và phạt xứng đáng và bảo đảm sự duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
– Thứ hai, việc chấm công đảm bảo tăng năng suất lao động cho người lao động:
Việc chấm công trong quản lý nhân sự giúp cho nhân sự tuân thủ theo các quy định của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có quy tắc thưởng phạt cụ thể căn cứ theo việc chấm công sẽ giúp cho người lao động thực hiện nghiêm túc công việc, tham gia đầy đủ và đúng giờ đối với công việc được giao nhận. Bên cạnh đó, với mức thưởng hợp lý khi làm việc tăng cfa sẽ giúp cho người lao động có hứng thú làm việc hơn, có nhiều người lao động tăng ca giúp cải thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc hơn cho doanh nghiệp.
– Thứ ba, chấm công giúp cho doanh nghiệp có cơ sở để tính lương cho người lao động:
Tất cả các cơ sở dữ liệu chấm công đều là cơ sở được dùng để tính lương. Việc tính xác không chỉ tính theo lương cơ bản và kết quả công việc mà người lao động làm được mà còn dựa vào thời gian đi làm trễ, thời gian tăng ca, số ngày nghỉ không chấm công để thực hiện tính lương phù hợp với từng người lao động.
3. Các phương pháp chấm công phổ biến hiện nay:
Tuỳ vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp tuyển dụng người lao động làm việc với thời gian hợp lý. Hiện nay có hai hình thức làm việc là làm việc theo ngày (toàn bộ thời gian làm việc theo giờ hành chính) và làm việc theo ca ( làm bán thời gian theo từng ca làm cụ thể mà doanh nghiệp phân bổ). Theo đó mà cũng có hai phương thức chấm công cơ bản sau:
– Thứ nhất, chấm công theo ngày làm việc:
Việc chấm công theo này sẽ xác định là thời điểm bắt đầu chấm công để vào ca đến thời điểm chấm công để kết thúc ca làm là 08 tiếng theo giờ hành chính mà nhà nước đã quy định.
Theo đó mà hàng tháng, kế toán hoặc nhân viên hành chính của công ty sẽ theo dõi bảng chấm công theo ngày và tập hợp lại để tính lương cho người lao động.
– Thứ hai, chấm công theo giờ (chấm công theo ca làm việc):
Chấm công theo ca làm việc được thực hiện đối với người lao động làm việc bán thời gian, theo từng ca làm mà công ty quy định. Thông thường mỗi doanh nghiệp sẽ có hai ca làm việc, cụ thể: Ca 1 bắt đầu từ 8 giờ đến 12 giờ; ca 2 bắt đầu từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút. Theo đó, khi người lao động làm việc theo ca sẽ chấm công theo thời gian mà doanh nghiệp đã quy định. Chẳng hạn một ca làm việc là 04 tiếng từ 8 giờ đến 12 giờ thì người lao động sẽ bắt đầu được tính chấm công từ 8 giờ và chấm công kết thúc ca làm lúc 12 giờ.
4. Các hình thức chấm công hiện nay được các doanh nghiệp áp dụng:
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã áp dụng việc chấm công bằng vân tay. Đây là hình thức chấm công phổ biến được sử dụng máy chấm công điện tử có khả năng nhận diện viên tay của nhân viên để quản lý nhân viên. Tuy nhiên, do một số lý do khách quan mà việc nhận diện bằng vân tay đôi khi gặp bất lợi khiến cho máy chấm công không nhận diện được vân tay của người lao động. Theo đó mà một số doanh nghiệp đã thay thế hình thức chấm công để bảo đảm nhanh gọn và chính xác cho người lao động. Cụ thể một số hình thức chấm công khác như sau:
– Nhận diện khuôn mặt (hay còn gọi là Face ID). Máy chấm công này hoạt động dựa trên các đặc điểm trên khuôn mặt của người lao động để xác nhận chấm công cho người lao động;
– Chấm công bằng thẻ từ nhiện hiện. Việc chấm công nào cũng được thực hiện trên máy khi người lao động quẹt thẻ vào đầu đọc của máy. Sau khi xác nhận thì thông tin riêng của nhân viên trên thẻ sẽ được hiển thị trên hệ thống theo dõi của doanh nghiệp;
– Chấm công bằng hình thức online. Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm chấm công nhờ kết nối wifi hoặc định vị GPS. Việc chấm công online được xem là hình thức nhanh gọn, đảm bảo ưu thế trong thời đại công nghiệp 4.0 hiện nay.
Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
