Mất tờ rời của bảo hiểm xã hội ở công ty cũ phải làm thế nào? Thủ tục chốt sổ và gộp sổ bảo hiểm xã hội.
Hiện nay việc người lao động khi nghỉ việc không được trả sổ bảo hiểm xã hội xảy ra khá thường xuyên, nhiều công ty gây khó khăn cho việc trả sổ và chốt sổ cho người lao động dù đã bàn giao công việc cho bên phía công ty, và báo trước ngày nghỉ theo đúng quy định của pháp luật. Vậy trong trường hợp này thì người lao động phải làm gì? Nếu đang thắc mắc về vấn đề này các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây của công ty Luật Dương Gia chúng tôi.
Tóm tắt câu hỏi:
Chào luật sư, Luật sư cho em hỏi 1 vấn đề liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội như sau: năm 2013 em nghỉ việc ở cty Tân Tiến rồi chuyển sang công ty Nokia làm, em đã nộp sổ bảo hiểm xã hội cho công ty Nokia để tiếp tục đóng bảo hiểm. Cho đến nay đã là 3 năm, công ty vì làm ăn không hiệu quả nên năm 2014, Công ty Nokia đã phải bán lại cho công ty Microsoft, và các vấn đề về bảo hiểm các giấy tờ liên quan đến em đều không có vấn đề gì và chuyển giao cho công ty mới.
Đến năm 2016, Microsoft lại phải bán lại cho Foxconn, thì bộ phận bảo hiểm của công ty lại liên lạc với em nói là sổ bảo hiểm xã hội của công ty cũ của em ( tức là công ty Tân Tiến) không có tờ rời nên không chốt được sổ. Cho e hỏi là, như vậy em có bị mất quyền lợi gì không ạ? vì em nhớ là lúc em nộp sổ thì có 1 tờ được ghim vào sổ của em. Người ta yêu cầu em đi đến công ty cũ xin lại tờ rời, nhưng em đang làm việc ở bắc ninh mà công ty cũ của em thì trong thành phố Hồ Chí Minh, thời gian đã là 3 năm, như vậy ai sẽ giải quyết giúp em.
Bây giờ em có thể xin hủy thời gian đóng ở công ty cũ và chỉ chốt sổ của công ty hiện tại được không ạ? Và theo như em hiểu thì nếu như không có tờ rời thì sổ bảo hiểm của em phải có vấn đề từ khi em nộp sổ hoặc cũng phải đến lúc công ty bị bán lần đầu tiên chứ không phải bây giờ mới phát hiện ra. Em không hiểu biết rõ về sổ bảo hiểm lắm, nhưng như hiện tại tại là quyền lợi của cá nhân em đang bị ảnh hưởng, có đúng không ạ? Nếu như công ty vẫn không giải quyết cho trường hợp của em thì em sẽ phải gặp ai để xin giúp đỡ? Mong luật sư trả lời thắc mắc giúp em sớm ạ.
Luật sư tư vấn:
Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:
CƠ SỞ PHÁP LÝ:
– Quyết định 595/QĐ-BHXH quyết định ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
NỘI DUNG TƯ VẤN:
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Sổ bảo hiểm xã hội gồm Bìa sổ và các trang tờ rời, được cấp đối với từng người tham gia bảo hiểm xã hội, để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội và là cơ sở để giải quyết các chế độ bao hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014.
Mục lục bài viết
1.Về cấp sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định của quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội như sau:
Nếu là trường hợp cấp sổ BHXH lần đầu: Người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH.
Trong trường hợp cấp lại sổ BHXH
– Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
– Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
-Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.
Ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong sổ BHXH
– Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).
– Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
-Khi điều chỉnh giảm thời gian đóng hoặc giảm mức đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận luỹ kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
Trong trường hợp nếu một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới, người lao động cần tiến hành gộp lại sổ vào chung một quyển sổ bảo hiểm xã hội.
Người lao động có thời gian công tác trước năm 1995 được tính là thời gian công tác liên tục (chưa được giải quyết trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp một lần, BHXH một lần) chưa được cấp sổ BHXH, khi cấp sổ BHXH nộp hồ sơ quy định tại Mục 1, 2 Phụ lục 01 kèm theo Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Người lao động bảo lưu quá trình đóng BHXH trước ngày 01/01/2008 sau đó đăng ký tham gia tiếp, phải cung cấp thêm sổ BHXH.
Trường hợp đơn vị di chuyển trong địa bàn tỉnh, đơn vị thay đổi tên không thực hiện xác nhận sổ BHXH.
-Thẩm quyền ký trên sổ BHXH
-Giám đốc BHXH tỉnh, huyện quét chữ ký trong phần mềm để in trên bìa và tờ rời sổ BHXH.
-Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc quản lý con dấu theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.
2. Về việc cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT
1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng
1.1. Thành phần hồ sơ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH
2.1. Thành phần hồ sơ
a) Người tham gia
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).
b) Đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
3. Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995
3.1. Thành phần hồ sơ
a) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1 -TS).
b) Hồ sơ kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01).
3.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Cấp lại, đổi thẻ BHYT
4.1. Thành phần hồ sơ
a) Người tham gia
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tun BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
b)Đơn vị: Bảng kê thông tin ( Mẫu D01-TS).
4.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Điều 29. Cấp sổ BHXH
1. Cấp mới: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Việc mất tờ rời sổ BHXH có quá trình đóng BHXH tại công ty cũ không ảnh hưởng đến việc ký hợp đồng lao động và báo tăng lao động đóng BHXH tại Công ty mới của bạn nên chưa thể xác định được việc tờ rời này mất khi nào. Như vậy, nếu như bên bạn bị mất tờ rơi sổ bảo hiểm xã hội thì sẽ làm thủ tục xin cấp lại tờ rơi sổ bảo hiểm xã hội. Lập hồ sơ đề nghị cấp lại theo mẫu nộp cho cơ quan BHXH (nơi chốt sổ bảo lưu sau cùng) và thời hạn giải quyết là 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
>>> Luật sư
3. Hủy sổ bảo hiểm xã hội
Trong trường hợp nếu muốn hủy sổ BHXH với công ty cũ thì chị có thể thực hiện theo quy định tại Mục 5 Công văn 3663/BHXH-THU:
“5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy“.
Khi có đơn yêu cầu chị sẽ được hủy sổ BHXH và được làm lại sổ BHXH mới. Tuy nhiên, cơ quan BHXH chỉ làm thủ tục hủy sổ BHXH cũ trong trường hợp người lao động có đơn (mẫu D01-TS) cam kết không thừa nhận quá trình tham gia của mình do không làm việc tại đơn vị đó (thường là do bị người khác lạm dụng hồ sơ mang tên mình để xin việc).Và lưu ý khi hủy sổ BHXH thì quãng thời gian tham gia BHXH trước đây của chị sẽ bị hủy và chị không còn được hưởng chế độ với quãng thời gian đóng BHXH này nữa.
