Khi nào được xin cấp lại giấy chứng tử? Thủ tục đăng ký lại giấy khai tử? Bị mất giấy khai tử thì có thể xin trích lục Giấy chứng tử hay không? Mất giấy chứng tử xin cấp trích lục ở đâu? Thủ tục cấp trích lục Giấy chứng tử?
Giấy chứng tử hay còn gọi là giấy khai tử xác nhận một người đã mất và chấm dứt quan hệ pháp luật liên quan đến người đó. Đây là một trong những loại giấy tờ quan trọng cần có để có thể giải quyết các thủ tục về chia tài sản thừa kế, hôn nhân và gia đình… Tuy nhiên trong trường hợp làm mất giấy chứng tử, thì thân nhân của người đã mất có thể xin cấp lại trích lục được không?
Căn cứ pháp lý:
– Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch.
Luật sư tư vấn luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568
Mục lục bài viết
1. Khi nào được xin cấp lại giấy chứng tử?
Theo quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử tại Khoản 1 Điều 24, Điều 40 Nghị định 123/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016 thì:
– Trong trường hợp việc khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
– Việc khai tử của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của người nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
Như vậy, việc đăng ký lại khai tử được thực hiện khi thân nhân yêu cầu cấp lại phải có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan. Đối với các trường hợp việc khai tử tại cơ quan có thẩm quyền sau ngày 01 tháng 01 năm 2016 thì chỉ yêu cầu xin cấp trích lục, không thực hiện đăng ký lại.
2. Thủ tục đăng ký lại giấy khai tử:
Căn cứ theo quy định tại Điều 28 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thủ tục đăng ký lại khai tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Hồ sơ đăng ký khai từ gồm có:
+ Tờ khai cấp lại giấy khai tử theo mẫu quy định;
+ Bản sao Giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao Giấy chứng tử hợp lệ theo quy định đã được cấp trước đây thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Đối với trường hợp đăng ký lại khai tử của người đã mất là công dân Việt Nam nộp hồ sơ trên Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây để giải quyết.
Trường hợp đăng ký lại khai tử của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của người nước ngoài thì nộp tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đăng ký khai tử trước đây; nếu trước đây đăng ký khai tử ở Ủy ban nhân dân cấp xã thì nộp hồ sơ đăng ký lại khai tử do Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trên thực hiện; nếu khai tử trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì việc đăng ký lại khai tử do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện, nếu người đó không cư trú tại Việt Nam thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở hiện nay của Sở Tư pháp thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và cấp giấy chứng tử:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ thì cán bộ công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đó. Trường hợp xét thấy các thông tin hồ sơ yêu cầu cấp lại giấy chứng tử là đầy đủ, chính xác và việc đăng ký lại khai tử là đúng pháp luật thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu; ghi nội dung đăng ký lại khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu khai tử ký, ghi rõ họ tên vào Sổ hộ tịch.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu cấp lại giấy khai tử mà cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
3. Bị mất giấy khai tử thì có thể xin trích lục Giấy chứng tử hay không?
Khi có sự kiện một người mất thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày người đó chết; nếu người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện việc đi khai tử. Nếu không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký khai tử.
Giấy khai tử là giấy tờ hộ tịch quan trọng do Ủy ban nhân dân cấp xã (nơi cư trú cuối cùng của người chết) cấp cho thân nhân là vợ, chồng, cha, mẹ, con hoặc người thân thích khác nhằm xác nhận một người đã chết (Theo quy định tại Điều 32 Luật Hộ tịch 2014).
Nhiều trường hợp cần giấy chứng tử như khai nhận di sản thừa kế, tranh chấp thừa kế, … nhưng nếu mất Giấy chứng tử bản gốc, thì người thân của người đã mất có thể xin cấp bản sao trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch để sử dụng.
Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục hộ tịch để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây. Ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký thì phải cấp bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản hộ tịch chính. Tuy nhiên, nếu mất bản gốc thì không thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính mà chỉ có thể thực hiện trích lục hộ tịch được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch chính là bản sao được cấp từ sổ gốc.
Về giá trị của trích lục giấy chứng tử được quy định tại Khoản 1 Điều 3
4. Mất giấy chứng tử xin cấp trích lục ở đâu?
Theo Điều 63 Luật Hộ tịch quy định cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã đăng ký mà không phụ thuộc vào nơi cư trú.
Đồng thời tại tại Khoản 1, 2 Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Nội dung bản sao trích lục hộ tịch khi cấp được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trong trường hợp không có thông tin Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để ghi vào mẫu bản sao trích lục hộ tịch hiện hành thì để trống.
Cơ quan đăng ký hộ tịch xác định năm sinh tương ứng với sổ hộ tịch trước đây ghi tuổi mà ghi vào mục ghi chú của Sổ hộ tịch và cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014 thì cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và các cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Như vậy, căn cứ các quy định trên, để thuận tiện trong việc xin cấp trích lục giấy chứng tử thì người thân thực hiện đăng ký khai tử cho người đã mất có thể xin cấp trích lục Giấy chứng tử tại cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thuận tiện nhất với mình.
5. Thủ tục cấp trích lục Giấy chứng tử:
Thủ tục cấp trích lục giấy chứng tử cũng được thực hiện theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể như sau:
5.1. Thành phần hồ sơ:
+ Tờ khai theo mẫu: Thân nhân của người mất yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy chứng tử trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch, cụ thể gửi tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
Trong trường hợp thân nhân có đề nghị cấp bản sao trích lục giấy chứng tử của người thân đã mất thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
+ Bản sao Giấy chứng tử được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao Giấy chứng tử đó thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ khác có liên quan chứng minh được sự kiện chết.
5.2. Trình tự thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu trích lục giấy chứng tử của người đã mất ngoài mang theo các giấy tờ trong hồ sơ, cũng cần mang theo Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu (bản chính hoặc bản sao công chứng) còn giá trị sử dụng để xuất trình và chứng minh nhân thân.
Bước 2: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ.
Bước 3: Cấp trích lục
Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu.
