Theo quy định hiện nay, công chứng phải được thực hiện từ bản chính. Việc mang bản sao văn bản đi công chứng là không được. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề trên:
Mục lục bài viết
1. Mang bản sao văn bản đi công chứng có được không?
Theo quy định việc công chứng sẽ áp dụng đối với các hợp đồng, giao dịch còn chứng thực sẽ áp dụng đối với các giấy tờ, hồ sơ. Thực tế, rất nhiều người bị nhầm lẫn khái niệm công chứng và chứng thực.
Công chứng được hiểu là việc công chứng viên trong một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Căn cứ Điều 40 Văn bản hợp nhất số 11/VBHN-VPQH Luật công chứng quy định hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch là dự thảo hợp đồng giao, giao dịch; bản sao giấy tờ tuỳ thân và bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng… của tài sản liên quan đến hợp đồng, giao dịch đó.
Bên cạnh đó, khi thực hiện công chứng hồ sơ, tài liệu, công chứng viên phải có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, yêu cầu người yêu cầu xuất trình bản chính của các giấy tờ nêu trên để đối chiếu trước khi ký vào từng trang của dự thảo hợp đồng và ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu văn bản công chứng. Mục đích của việc mang bản gốc là để công chứng viên có thể kiểm tra tính xác thực và tính hợp pháp của văn bản đó. Công chứng là quy trình chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của các văn bản, hợp đồng hoặc bản dịch.
Như vậy, theo quy định trên thì việc công chứng phải thực hiện từ bản chính, do đó, bản gốc của văn bản, hợp đồng, bản dịch là yêu cầu bắt buộc để đối chiếu với bản công chứng. Hay nói cách khác bản sao sẽ không thực hiện công chứng được.
2. Hồ sơ, thủ tục thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng:
Căn cứ theo quy định tại Điều 40 Văn bản hợp nhất số 11/VBHN-VPQH Luật công chứng, hồ sơ công chứng bao gồm:
– Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu).
– Dự thảo hợp đồng.
– Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng bao gồm chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng (bản sao).
– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Người có nhu cầu chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ như trên nộp đến Văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng có thẩm quyền theo quy định.
Ví dụ: công chứng hợp đồng mua bán đất phải đến Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng nơi đang có bất động sản đó.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết:
– Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
Sau khi kiểm tra, nếu như hồ sơ không hợp lệ, đầy đủ theo quy định của pháp luật thì công chứng viên yêu cầu người nộp hồ sơ phải bổ sung.
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo đúng quy định thì khi đó, công chứng viên sẽ thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
– Công chứng viên chịu trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện đúng các quy định của pháp luật theo đúng thủ tục; cũng như liên quan đến nội dung thực hiện hợp đồng.
– Thực hiện giải thích cho người yêu cầu công chứng nắm rõ được về quyền và nghĩa vụ cũng như lợi ích hợp pháp của chính họ; đồng thời giải thích về ý nghĩa cũng như hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
– Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định trong các trường hợp sau đây:
+ Hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ.
+ Việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép.
+ Người thực hiện yêu cầu công chứng hoặc chủ thể đối tượng trong hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự.
– Công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng trong trường hợp không làm rõ được những vấn đề như đã nêu trên.
– Thực hiện kiểm tra dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
Nếu như trong hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật hay trái với đạo đức xã hội; hoặc đối tượng của hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất không đáp ứng đúng yêu cầu quy định của pháp luật thì khi đó, công chứng viên phải có trách nhiệm chỉ rõ vấn đề cho người nộp hồ sơ bổ sung và sửa chữa lại theo đúng quy định.
Nếu như công chứng viên yêu cầu mà người nộp hồ sơ không thực hiện việc sửa chữa thì có quyền từ chối công chứng.
– Người nộp hồ sơ yêu cầu thực hiện công chứng sẽ tự đọc lại bản dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
Hoặc công chứng viên sẽ phải đọc lại cho người nộp hồ sơ yêu cầu thực hiện công chứng nghe trên cơ sở đề nghị của họ.
– Thực hiện việc ký:
Người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của văn bản hợp đồng.
– Tiến hành đối chiếu: công chứng viên yêu cầu người nộp hồ sơ yêu cầu công chứng xuất trình bản chính để đối chiếu trước khi thực hiện việc ghi lời chứng cũng như ký vào từng trang của hợp đồng.
3. Lệ phí công chứng hiện nay là bao nhiêu?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC, phí công chứng hợp đồng, giao dịch hiện nay như sau:
(1) Công chứng hợp đồng, giao dịch được xác định theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:
– Mức thu phí đối với việc công chứng các hợp đồng, giao dịch:
| TT | Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| 1 | Dưới 50 triệu đồng | 50 nghìn |
| 2 | Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng | 100 nghìn |
| 3 | Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng | 0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch |
| 4 | Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng | 01 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng |
| 5 | Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng | 2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng |
| 6 | Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng | 3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng |
| 7 | Từ trên 10 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng | 5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng. |
| 8 | Trên 100 tỷ đồng | 32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp). |
– Mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất; thuê nhà ở; thuê, thuê lại tài sản:
| TT | Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch (tổng số tiền thuê) | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| 1 | Dưới 50 triệu đồng | 40 nghìn |
| 2 | Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng | 80 nghìn |
| 3 | Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng | 0,08% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch |
| 4 | Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng | 800 nghìn đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng |
| 5 | Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng | 02 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng |
| 6 | Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng | 03 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng |
| 7 | Từ trên 10 tỷ đồng | 05 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng (mức thu tối đa là 8 triệu đồng/trường hợp) |
(2) Công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:
| TT | Loại việc | Mức thu (đồng/trường hợp) |
| 1 | Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp | 40 nghìn |
| 2 | Công chứng hợp đồng bảo lãnh | 100 nghìn |
| 3 | Công chứng | 50 nghìn |
| 4 | Công chứng | 20 nghìn |
| 5 | Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (Trường hợp sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch thì áp dụng mức thu tương ứng với phần tăng tại điểm a, b, c khoản 2 Điều 4 Thông tư này) | 40 nghìn |
| 6 | Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 25 nghìn |
| 7 | Công chứng di chúc | 50 nghìn |
| 8 | Công chứng văn bản từ chối nhận di sản | 20 nghìn |
| 9 | Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác | 40 nghìn |
CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI VIẾT:
Văn bản hợp nhất số 11/VBHN-VPQH Luật công chứng.
Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
