Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

1. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng:

Theo quy định của pháp luật, công chứng là việc công chứng viên hành nghề trong một tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng) tiến hành các hoạt động cần thiết để xác nhận tính xác thực, xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, thực hiện thủ tục xác nhận tính chính xác và không trái đạo đức xã hội của các loại bản dịch, giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng Việt Nam sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt Nam mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải tiến hành thủ tục công chứng, hoặc theo yêu cầu nguyện vọng của các cá nhân và tổ chức trong xã hội.

Pháp luật hiện nay cũng đã có quy định cụ thể về vấn đề lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 26 của Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, có quy định về vấn đề lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng. Cụ thể như sau:

– Tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải có trách nhiệm lập, bảo quản và lưu giữ tất cả các loại sổ sau đây:

+ Sổ công chứng hợp đồng, sổ công chứng các loại giao dịch, sổ công chứng bản dịch, trong đó có bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt Nam hoặc ngược lại, từ tiếng Việt Nam sang tiếng nước ngoài căn cứ theo quy định tại Điều 25 của Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

+ Sổ theo dõi việc sử dụng lao động theo mẫu do pháp luật quy định. Tuy nhiên cần phải lưu ý, trong sổ theo dõi sử dụng lao động được lưu giữ và quản lý tại các văn phòng công chứng thì cần phải ghi rõ ngày tháng mở sổ, ngày tháng khóa sổ, sổ theo dõi sử dụng Lao động cần phải được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật;

+ Sổ văn thư, sổ lưu trữ, sổ kế toán, sổ tài chính và tất cả các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

– Việc quản lý, bảo quản, lưu trữ các loại sổ sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, lưu trữ, thống kê, thuế và tài chính cùng với các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Như vậy có thể nói, hoạt động lập và quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng cần phải tuân thủ theo quy định tại Điều 26 của Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

2. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng có phải nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng không? 

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo đó, các tổ chức hành nghề công chứng cần phải thực hiện đầy đủ một số nghĩa vụ cơ bản sau:

– Quản lý công chứng viên hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng trong vấn đề tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức trong quá trình hành nghề công chứng;

– Chấp hành đầy đủ quy định của pháp luật về lao động, pháp luật về thuế, pháp luật về tài chính và pháp luật về thống kê;

– Thực hiện đầy đủ chế độ làm việc theo ngày và theo giờ của các cơ quan hành chính nhà nước;

– Tiến hành hoạt động niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp khách hàng trong quá trình làm việc đối với người yêu cầu công chứng, niêm yết đối với phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác tại các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật;

– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các công chứng viên hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng căn cứ theo quy định tại Điều 37 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 và thực hiện nghĩa vụ bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật tại Điều 38 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018;

– Tiếp nhận và tạo mọi điều kiện thuận lợi trong quá trình tập sự, quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng;

– Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công chứng viên làm việc và hành nghề trong các tổ chức hành nghề công chứng được tham gia các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;

– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề báo cáo, thanh tra kiểm tra, cung cấp đầy đủ các thông tin về hợp đồng, các loại giao dịch, các loại bản dịch đã thực hiện thủ tục công chứng;

– Lập sổ công chứng và có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng;

– Chia sẻ các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình hình giao dịch đối với các loại tài sản, các thông tin khác liên quan đến các biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với các loại tài sản có liên quan đến hợp đồng và các giao dịch do công chứng viên trong các tổ chức hành nghề công chứng của mình thực hiện để có thể đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 62 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018;

– Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Như vậy có thể nói, việc lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng là một trong những nghĩa vụ mà các tổ chức hành nghề công chứng cần phải thực hiện. Mọi hành vi vi phạm quy định về việc lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng đều sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Xử phạt vi phạm hành vi lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 82/2020/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, có quy định cụ thể về mức xử phạt đối với các đối tượng có hành vi vi phạm quy định về hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo đó, phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với các đối tượng thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

– Không thực hiện thủ tục niêm yết theo quy định của pháp luật, hoặc có niềm ít tuy nhiên niềm ít không đầy đủ đối với lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp khách hàng đối với người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và một số chi phí khác theo quy định của pháp luật, không để biết đối với danh sách cộng tác viên phiên dịch tại các trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

– Có hành vi đăng báo đối với các nội dung đăng ký hoạt động không đúng thời hạn, không đầy đủ nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định của pháp luật;

– Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ các chế độ báo cáo tại cơ quan có thẩm quyền, báo cáo không đầy đủ và không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng;

– Lập và quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng không đúng quy định của pháp luật, sử dụng biểu mẫu không đúng quy định của pháp luật;

– Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định của pháp luật;

– Sử dụng các biển hiệu không đúng mẫu hoặc sử dụng các biển hiệu có nội dung không phù hợp và không đầy đủ với nội dung được ghi nhận trong giấy đăng ký kinh doanh và giấy đăng ký hoạt động;

– Phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không phù hợp với quy định của pháp luật;

– Từ chối tiếp nhận đối với người tập sự hành nghề công chứng cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền Sở Tư pháp chỉ định tuy nhiên không có lý do chính đáng. Phải

– Từ chối việc nhận lưu trữ hồ sơ di chúc, từ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có lý do chính đáng;

– Không duy trì và không đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

Như vậy có thể nói, các tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm trong hoạt động quản lý, lập và sử dụng sổ thì có thể sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng;

– Nghị định 82/2020/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã;

– Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.