Hồ sơ điều tra hình sự phản ánh toàn bộ diễn biến vụ án, quá trình và kết quả điều tra, HSĐTHS chỉ tập hợp văn bản tài liệu phản ánh các hoạt động tố tụng hình sự, có tính chất pháp lý. Các tài liệu tập hợp ở HSĐTHS là căn cứ pháp lý để cơ quan điều tra áp dụng các hoạt động tố tụng và thực hiện các hoạt động phối hợp với các cơ quan tiến hành tố tụng khác, và làm cơ sở để xử lý.
Mục lục bài viết
1. Nhận thức chung về hồ sơ điều tra hình sự:
1.1. Khái niệm về điều tra hình sự.
Hồ sơ điều tra hình sự (HSĐTHS) là hồ sơ tố tụng hình sự của nhà nước, nó tập hợp, lưu giữ tất cả các tài liệu, văn bản thu thập và lập ra trong quá trình điều tra vụ án và sắp xếp theo quy định thống nhất, phục vụ điều tra xử lý và tích luỹ lâu dài.
Tài liệu tập hợp ở đây phải đảm bảo đủ các điều kiện văn bản, tài liệu phải thu thập hoặc lập ra từ hoạt động tố tụng hình sự, nghĩa là các biện pháp thu thập và nguồn phản ánh đều do luật định và văn bản ấy đảm bảo các quy định pháp lý khi thu thập hoặc thiết lập.
– Về thời điểm hình thành: HSĐTHS hình thành ngay từ khi bắt đầu quá trình điều tra, liên tục được củng cố, hoàn thiện trong quá trình ấy. Khi kết thúc hoạt động điều tra cũng đồng thời kết thúc hồ sơ.
– Về hình thức: HSĐTHS có ký hiệu riêng, trong hồ sơ thường tập hợp, tích lũy một số lượng lớn các văn bản, tài liệu song vẫn quy tập chúng về một dạng nhất định.
+ Dạng chữ viết gồm : Các tài liệu, văn bản thiết lập bằng các loại chữ như chữ viết tay, chữ đánh máy, chữ in (các lệnh, quyết định, văn bản…).
+ Dạng tạo hình gồm: Các tài liệu, văn bản thực hiện bằng kẻ, vẽ, ghi hình như : Sơ đồ, bản vẽ, phim ảnh trong khám nghiệm, thực nghiệm…
+ Dạng ghi âm gồm: tài liệu văn bản thiết lập bằng việc ghi âm vào băng, đĩa… như ghi âm các buổi hỏi cung, lấy lời khai người làm chứng…
+ Dạng tổng hợp như quay phim, lồng tiếng, băng video các buổi hỏi cung, thực nghiệm…
Hồ sơ ĐTHS luôn luôn là một thể thống nhất gồm tất cả các phần, trong mọi giai đoạn kể cả khi lưu trữ, xử lý bằng việc đưa ra truy tố trước
– Trên cơ sở các tài liệu, văn bản nảy sinh từ các hoạt động điều tra, công tác hồ sơ đã tài liệu hoá và hệ thống hóa kết quả điều tra bằng việc tiếp tục củng cố, phân loại, sắp xếp, sử dụng và quản lý tất cả văn bản, tài liệu đó. Như vậy hoạt động điều tra hình sự không bao giờ tách rời với công tác hồ sơ điều tra vụ án hình sự.
1.2. Vị trí, tác dụng của hồ sơ điều tra hình sự:
Hồ sơ ĐTHS là một loại, cụ thể, quan trọng trong hồ sơ của Nhà nước là nguồn thông tin trực tiếp đáp ứng nhu cầu cho điều tra hình sự.
Công tác hồ sơ ĐTHS là hoạt động điều tra hình sự ở tất cả các vụ án, trong điều tra hình sự luôn luôn phải chú trọng làm tốt công tác hồ sơ, mặt khác chính hồ sơ là phương tiện, biện pháp để hoàn thiện, kết quả của quá trình ĐTHS.
– Hồ sơ ĐTHS là nguồn chủ yếu cung cấp những thông tin về nghiệp vụ và pháp lý để cơ quan điều tra tổ chức quá trình điều tra, cơ quan điều tra chỉ thực sự nhanh chóng hiểu biết về vụ án và quá trình điều tra trên cơ sở HSĐTHS từ đó cho phép xây dựng các kế hoạch, các phương án và đưa ra các hướng dẫn nghiệp vụ, hướng dẫn pháp lý phù hợp, đồng thời cũng từ HSĐTHS mà xác định những tồn tại và mâu thuẫn trong các tình tiết, sự kiện của vụ án, những yêu cầu cần thiết phải điều tra tiếp, các vấn đề mà quá trình điều tra, xử lý cần được ưu tiên tập trung làm sáng tỏ.
– Hồ sơ ĐTHS cung cấp căn cứ pháp lý cho bản kết luận điều tra cũng như báo cáo quá trình điều tra và báo cáo kết thúc điều tra vụ án của cơ quan điều tra.Tập hợp lưu trữ các căn cứ pháp lý cho việc tiến hành các hoạt động kiểm sát điều tra, giúp Viện kiểm sát đưa ra các quyết định và yêu cầu hợp pháp trong và sau quá trình điều tra như : Khởi tố bổ sung, thay đổi, huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn, thay đổi điều tra viên… là cơ sở pháp lý để đưa ra quyết định truy tố, làm cáo trạng, tổ chức việc điều tra theo luật định, chuẩn bị nội dung và kế hoạch thẩm vấn trong xét xử và giám sát quá trình thụ lý xét xử của tòa án.
– Hồ sơ ĐTHS chi phối sâu sắc, nhiều mặt đối với các hoạt động tố tụng kế tiếp. ở giai đoạn đầu của quá trình tố tụng nếu việc xây dựng hồ sơ của cơ quan điều tra có sai lầm không được khắc phục sẽ kéo theo sai lầm trong các giai đoạn tố tụng do Viện kiểm sát và Tòa án tiến hành trong giai đoạn sau.
– Hồ sơ ĐTHS cung cấp và lưu giữ thông tin thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cơ quan điều tra, nó giúp cho cơ quan điều tra nắm bắt chính xác và chắc chắn những thay đổi, những hiện tượng có tính quy luật về phương thức, tổ chức và thủ đoạn hoạt động của các loại tội phạm,… những kinh nghiệm tổ chức điều tra =) góp phần làm giàu kiến thức tội phạm học.
Ngoài ra, hồ sơ ĐTHS còn được sử dụng vào việc hệ thống hóa tư liệu, thiết thực phục vụ sơ kết, tổng kết, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoa học nghiệp vụ và pháp lý làm nguồn tư liệu giáo khoa, cung cấp tư liệu cho công tác thông tin, truyền thông tuyên truyền…
1.3. Nguyên tắc của công tác hồ sơ điều tra hình sự:
a) Chỉ có cơ quan điều tra mới có thẩm quyền lập hồ sơ ĐTHS. Điều tra viên được phân công điều tra vụ án chịu trách nhiệm tập hợp, lưu giữ, đăng ký, sử dụng và quản lý hồ sơ ĐTHS từ khi tiếp nhận điều tra tới khi chuyển giao hoặc kết thúc việc điều tra.
b) Tất cả thông tin về vụ án và quá trình điều tra đều phải thể hiện bằng văn bản và tập trung vào HSĐTHS.
– Thông tin nếu không phản ánh bằng văn bản sẽ dẫn đến thất thoát, sót lọt, gây trở ngại cho điều tra.
– Thông tin về vụ án và quá trình điều tra phản ánh bằng văn bản, tài liệu phải khách quan và trung thực về các tình tiết, diễn biến sự kiện được nhận biết, đồng thời phải chính xác, chặt chẽ về trình tự và thủ tục.
– Tài liệu văn bản phải tập trung vào hồ sơ đúng phần của nó, tránh tình trạng phân tán, xé lẻ tài liệu, văn bản thành đầu mối.
c) Nghiêm cấm làm giả, đánh tráo,lấy cắp, làm hỏng, làm mất, tự ý tiêu huỷ, cắt xén, dấu bớt, xuyên tạc… nội dung các tài liệu,văn bản trong hồ sơ ĐTHS. Các vi phạm trên có thể đến đến việc bị truy cứu TNHS theo điều 236/BLHS (tội làm sai lệch nội dung hồ sơ vụ án).
d) Mọi tài liệu văn bản trong hồ sơ ĐTHS phải được phân loại, tập hợp, củng cố, sắp xếp, lưu trữ trong các phần thích hợp của hồ sơ và phải được quản lý, sử dụng trong phạm vi qui định và theo đúng tính chất của chúng.
2. Những công việc cụ thể trong việc lập đăng ký, củng cố, sắp xếp và sử dụng hồ sơ điều tra hình sự:
2.1. Lập và đăng ký hồ sơ ĐTHS:
a) Tập hợp tích lũy tài liệu văn bản: Việc làm này đặt ra thường xuyên từ văn bản, tài liệu đầu tiên khi tiếp nhận hoặc phát hiện tin báo về tội phạm đến văn bản cuối cùng khi chấm dứt việc điều tra. Điều tra viên yêu cầu các đơn vị, cá nhân phối hợp phải cung cấp tài liệu, văn bản để tập hợp vào hồ sơ cùng với các tài liệu, văn bản cơ quan điều tra thu thập được bằng việc áp dụng các biện pháp điều tra.
b) Lập hồ sơ ĐTHS: Về cơ bản thời điểm lập HSĐTHS được xác định là thời điểm ra quyết định điều tra vụ án; với hồ sơ ĐTHS, quyết định khởi tố vụ án hình sự có giá trị như quyết định lập hồ sơ.
Theo luật định, lãnh đạo Công an các cấp có thẩm quyền khởi tố vụ án đồng thời có thẩm quyền lập hồ sơ, quyết định việc chuyển giao, tách nhập và kết thúc hồ sơ.
– Với những vụ án cơ quan điều tra thụ lý điều tra từ giai đoạn đầu => cơ quan điều tra làm thủ tục lập hồ sơ. Trong trường hợp tiếp nhận tài liệu, văn bản về vụ việc do các đơn vị ‘hoặc cơ quan khác chuyển đến như: cơ quan điều tra cấp dưới chuyển lên, các đơn vị nghiệp vụ khác chuyển sang, nhân lại từ Viện kiểm sát, từ các cơ quan khác… thì cơ quan điều tra phải kiểm tra ngay về thực trạng nội dung hồ sơ ban đầu và thủ tục pháp lý, thống nhất các yêu cầu phải củng cố, bổ sung sau đó mới làm thủ tục giao nhận hồ sơ.
Trường hợp đơn vị chuyển vụ án đã khởi tố đến = về nguyên tắc cơ quan điều tra không ra tiếp quyết định khởi tố mà làm thủ tục nhận vụ án đó.
– Quá trình điều tra xuất hiện một trong những quyết định : Khởi tố bổ sung, chuyển vụ án, tách hoặc nhập vụ án hình sự, phục hồi điều tra vụ án, phục hồi điều tra bị can, điều tra bổ sung, thì không lập hồ sơ mới mà tiếp tục sử dụng hồ sơ đã lập để điều tra. Sau đó gửi phiếu báo hồ sơ cho cơ quan quản lý hồ sơ chuyên trách để theo dõi.
– Đối với vụ án hình sự có quyết định điều tra lại theo thủ tục tái phẩm thì căn cứ vào nội dung tái phẩm có thể lập hồ sơ mới. Hồ sơ vụ án hình sự đã lập ra trước đây nay được giao trở lại, chỉ còn giá trị tham khảo.
Hồ sơ truy tố được chính thức lập ra khi có chủ trương đề nghị truy tố của lãnh đạo có thẩm quyền.
c) Kiểm tra đối tượng và đăng ký hồ sơ điều tra hình sự.
Việc kiểm tra đối tượng được tiến hành trong quá trình điều tra vụ án. Việc đăng ký hồ sơ được tiến hành ngay sau khi lập hồ sơ điều tra hình sự.
Cơ quan điều tra tiến hành việc kiểm tra đối tượng và đăng ký hồ sơ thông qua một loạt những loại thẻ và biểu mẫu theo quy định thống nhất trong ngành nội vụ.
2.2. Củng cố hồ sơ điều tra hình sự:
Củng cố hồ sơ ĐTHS là việc thường xuyên rà soát, chọn lọc, bổ sung và hoàn thiện từng tài liệu, văn bản và toàn bộ hồ sơ cả về hình thức và nội dung để đảm bảo đúng các quy định pháp lý, chế độ hồ sơ và các hướng dẫn khác.
– Các tài liệu, văn bản được lập từ hoạt động tố tụng hình sự bị thiếu sót không còn điều kiện để khắc phục, củng cố thì chuyển và tập hợp ở phần 1 HSĐTHS.
– Quá trình củng cố cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:
+ Mọi tài liệu, văn bản phải xác định rõ tên gọi, địa chỉ
và vị trí pháp lý của chủ thể tiến hành tố tụng hình sự.
+ Xác định rõ thời gian, địa điểm lập và thông qua văn bản theo đúng quy định pháp luật về thời hạn điều tra và thời điểm sẽ tiến hành các hoạt động tố tụng hình sự.
+ Xác định rõ tư cách pháp lý của người tham gia quá trình tố tụng (là người chứng kiến, đại diện hợp pháp…) cùng với tên gọi và địa chỉ của họ.
+ Phải sử dụng một loại mực trong một văn bản, không sử dụng mực đỏ trong văn bản pháp lý, tất cả những chỗ tẩy, xoá, sửa chữa, bổ sung, thay đổi phải có sự xác nhận của người tiến hành tố tụng và đương sự. Phải sử dụng đúng trường hợp và tên gọi cho mỗi loại văn bản, làm lại những văn bản in sẵn nếu bị gạch xóa, hoặc viết thêm vào mẫu tên gọi văn bản.
+ Không ghi ý kiến chỉ đạo và chủ trương xử lý vào lề của các văn bản tố tụng, mà phải ghi vào các phiếu đề xuất dính liền vào văn bản, tài liệu cần báo cáo.
+ Tài liệu, văn bản phải thống nhất một khuôn khổ, để lễ khi viết tối thiểu 3cm. Số lượng văn bản mỗi loại phải đủ theo quy định của pháp luật đặc biệt các loại lệnh, quyết định về ngăn chặn, cưỡng chế, thu vật chứng…
+ Tài liệu, vật chứng cỡ nhỏ thì đưa chúng vào phong bì và coi như một trang của hồ sơ, ngoài bìa ghi tóm tắt nội dung và số lượng: Các vật chứng không thể găm, giữ vào hồ sơ được vẫn phải phản ánh, củng cố chúng vào các văn bản để theo dõi quá trình luân chuyển và xử lý.
2.3. Sử dụng hồ sơ ĐTHS:
Điều tra viên sử dụng hồ sơ ĐTHS như tập hợp các căn cứ pháp lý qua việc khai thác tối đa và liên tục tài liệu tập hợp tại hồ sơ, phục vụ cho các hoạt động điều tra.
Sử dụng hồ sơ ĐTHS là việc chủ động viện dẫn các căn cứ, nêu ra các cơ sở từ hồ sơ để hình thành các quyết định, xây dựng phương án điều tra và kế hoạch hành động, là sự khai thác triệt để cả góc độ pháp lý tâm lý các tin tức được phản ánh,lưu giữ trong hồ sơ vào việc áp dụng từng hoạt động điều tra cụ thể.
– Hồ sơ ĐTHS được sử dụng tiếp tục cả khi cuộc điều tra đã chấm dứt, nó cung cấp những nguồn thông tin cần thiết trong những trường hợp nhất định cho các vụ án hình sự phải điều tra tiếp sau.
2.4. Sắp xếp tài liệu, văn bản trong hồ sơ ĐTHS.
Tài liệu, văn bản trong hồ sơ ĐTHS phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý trong từng phần, trật tự sắp xếp đó là: cách sắp xếp theo nhóm nhỏ, giữa chúng lấy thời gian thu thập làm căn cứ để sắp xếp theo thứ tự : cũ (lập ra trước) ở trên, mới (lập sau) ở dưới.
Các tài liệu, văn bản được sắp xếp thành 6 nhóm theo trình tự:
– Nhóm 1: Gồm quyết định khởi tố vụ án và các văn bản, tài liệu làm lý do, căn cứ khởi tố, như : lời thú tội, đầu thú, đơn tố cáo, lời cung, báo cáo của người bị hại…
– Nhóm 2: Gồm các văn bản phản ánh thủ tục trong việc tiến hành biện pháp ngăn chặn, cưỡng chế như: các loại lệnh, quyết định bắt, tạm giam, cấm đi khỏi nơi cư trú…
– Nhóm 3: Gồm tài liệu, văn bản thể hiện kết quả điều tra không thuộc lời khai như: biên bản bắt, khám xét, thống kê vật chứng, biên bản thực nghiệm điều tra, nhận dạng, kết luận giám định…
– Nhóm 4: Tài liệu, văn bản là lời khai như: Biên bản hỏi cung, bản tự khai của bị can, biên bản lấy lời khai của người làm chứng, biên bản đối chất…
– Nhóm 5: Gồm tài liệu, văn bản phản ánh nhân thân bị can như: Lý lịch bị can, trả lời tiền án, tiền sự, nhận xét cơ quan, tổ chức về bị can..
– Nhóm 6. Gồm văn bản, tài liệu về kết thúc điều tra xử lý theo tố tụng hình sự như: Danh sách bị can đưa ra truy tô, hiển bản giao nhận hồ sơ vụ án, thống kê tài liệu có trong hồ sơ.
Đối với những vụ án đồng phạm cần lưu ý thêm: Nhóm 1 và nhóm 6 được giữ nguyên, còn lại trong mỗi nhóm sắp xếp theo vị trí của bị can trong vụ án, tài liệu, văn bản về bị can theo vị trí vai trò của họ (giữ vai trò quan trọng lên trước, ít vai trò quan trọng sau).
Trước khi chuyển hồ sơ truy tố sang Viện kiểm sát phải đóng dấu của cơ quan điều tra ở phần giáp lại tất cả các tài liệu. văn bản, sau đó niêm phong hai đầu dây buộc hồ sơ. Trường hợp vụ án phải điều tra bổ sung theo yêu cầu pháp lý thì các tài liệu, văn bản bổ sung được xếp thành tập riêng và trước đó phải sao trích lại, lưu vào hồ sơ điều tra vụ án hình sự.
+ Các đầu khác của hồ sơ có thể được sắp xếp theo vấn đề, theo từng bị can trong vụ án hoặc từng đối tượng bị phát hiện.
+ Trước khi kết thúc điều tra nộp lưu hoặc chuyển truy tố, toàn bộ hồ sơ điều tra vụ án hình sự được sắp xếp theo trình tự.
+ Quyết định khởi tố vụ án hình sự.
+ Các tài liệu, văn bản thu thập trong quá trình điều tra vụ án.
+ Bản kết luận điều tra (nếu truy tố).
+ Biên bản giao nhận hồ sơ.
+ Danh sách người đã nghiên cứu, tìm hiểu hồ sơ.
+ Thống kê tài liệu có trong hồ sơ hình sự.
* Chú ý : Mỗi mặt tài liệu có chữ đều coi là một trang của hồ sơ, khi hoàn chỉnh việc sắp xếp phải tiến hành đánh số trang. Hồ sơ dày 300 trang thì mở tiếp tập khác và đánh lại số từ 01 (bìa hồ sơ ghi giống nhau).
2.5. Kết thúc hồ sơ điều tra vụ án hình sự:
Để kết thúc hồ sơ điều tra hình sự, cơ quan điều tra phải làm bản quyết định kết thúc hồ sơ hoặc lấy một trong các văn bản sau để kết thúc hồ sơ :
– Bản kết luận điều tra.
Quyết định đình chỉ điều tra vụ án.
Quyết định đình chỉ điều tra bị can.
2.6. Quản lý hồ sơ điều tra vụ án hình sự:
– Hồ sơ điều tra vụ án hình sự phải được bảo quản cẩn thận. Phải có sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan điều tra mới đưa hồ sơ ra khỏi trụ sở, mọi trường hợp chuyển giao hồ sơ dưới bất kỳ hoàn cảnh nào cũng phải có biên bản giao nhận và có đủ thủ tục của cán bộ có thẩm quyền quyết định.
– Nghiêm cấm việc tự ý cho người không được phân công điều tra tiếp xúc, mượn, nghiên cứu hồ sơ điều tra vụ án hình sự, cơ quan có yêu cầu nghiên cứu, tìm hiểu hồ sơ vụ án hình sự phải có giấy tờ đủ thủ tục, chỉ được sao trích tài liệu khi có sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan điều tra.
– Hồ sơ điều tra vụ án hình sự được bảo quản lưu giữ từ 15 năm đến 80 năm theo tính chất của hồ sơ; kết thúc hồ sơ điều tra một vụ án, điều tra viên đề xuất lãnh đạo về thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ.
– Nếu không có yêu cầu lưu giữ và sử dụng tiếp khi hết thời hạn bảo quản thì lập hội đồng huỷ hồ sơ.
– Hồ sơ điều tra vụ án hình sự giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động điều tra hình sự. Cơ quan điều tra phải tổ chức thật tốt việc tập hợp tích lũy, sử dụng và quản lý hồ sơ điều tra vụ án hình sự đảm bảo quá trình điều tra nhanh chóng đạt kết quả và đúng quy định của pháp luật, hiệu quả công tác điều tra phụ thuộc một phần quan trọng ở công tác hồ sơ và chính hồ sơ điều tra vụ án hình sự thể hiện năng lực chuyên môn và pháp lý điều tra viên, phản ánh khả năng tổ chức điều tra của cơ quan điều tra.
