Việc lưu trữ tài liệu kế toán là một việc rất quan trọng và phải được chú ý trong mỗi doanh nghiệp. Những tài liệu này ngoài việc phục vụ những công việc nội bộ của doanh nghiệp thì còn phải xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế nếu có. Vậy nếu như hành vi làm hư hỏng tài liệu kế toán thì bị phạt bao nhiêu tiền?
Mục lục bài viết
1. Làm hư hỏng tài liệu kế toán thì bị phạt bao nhiêu tiền?
Căn cứ Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định mức xử phạt đối với hành vi quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
– Thực hiện phạt cảnh cáo khi có một trong những hành vi sau đây:
+ Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định.
+ Không tiến hành sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
– Thực hiện phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng khi:
+ Không tiến hành lưu trữ tài liệu kế toán đầy đủ theo quy định.
+ Thực hiện bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
+ Trong thời gian lưu trữ, sử dụng tài liệu kế toán không đúng quy định.
+ Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
– Phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng khi:
+ Khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định mà thực hiện hủy tài liệu kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
+ Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Như vậy, hành vi làm hư hỏng tài liệu kế toán tùy theo từng trường hợp cụ thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính tương ứng theo mức trên.
2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ như thế nào để đúng quy định?
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán chia ra các mốc thời gian như sau: 05 năm; 10 năm; vĩnh viễn. Cụ thể:
Thứ nhất, lưu trữ tối thiểu 05 năm:
– Các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (ví dụ:
Thứ hai, lưu trữ tối thiểu 10 năm:
– Các tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
– Các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C).
– Các tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
– Các tài liệu liên quan tại đơn vị (hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập).
– Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Thứ ba, lưu trữ vĩnh viến:
– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước:
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia.
+ Các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê duyệt.
+ áo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được phê duyệt.
– Đối với đơn vị hoạt động kinh doanh:
+ Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
3. Tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?
Căn cứ Điều 8 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BTC 2019 quy định những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
– Chứng từ kế toán.
– Sổ kế toán chi tiết.
– Sổ kế toán tổng hợp.
– Các báo cáo như: báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
– Các tài liệu khác như:
+ Hợp đồng.
+ Các báo cáo gồm báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán.
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
+ Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận.
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị.
+ Các tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.
+ Các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Lưu ý: thời hạn lưu trữ các loại tài liệu trên như sau:
Thứ nhất, lưu trữ tối thiểu 05 năm:
– Các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán).
Thứ hai, lưu trữ tối thiểu 10 năm:
– Các tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
– Các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C).
– Các tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
– Các tài liệu liên quan tại đơn vị (hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập).
– Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Thứ ba, lưu trữ vĩnh viến:
– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước:
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia.
+ Các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê duyệt.
+ áo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được phê duyệt.
– Đối với đơn vị hoạt động kinh doanh:
+ Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BTC 2019 quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán.
Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
THAM KHẢO THÊM:
