Chứng từ kế toán là gì? Phân loại về chứng từ kế toán? Quy định về nội dung chứng từ kế toán? Xử lý hành vi giả mạo, khai man làm chứng từ kế toán?
Như chúng ta đã biết, trong mỗi một cơ quan, đơn vị hay một doanh nghiệp nào đó không thể thiếu bộ phận kế toán bởi lẽ, kế toán là người xử lý các thông tin về kinh tế, tài chính cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp để khi ban lãnh đạo có quyết định đầu tư thêm hoặc chi tiêu vào lĩnh vực khác có báo cáo tình hình tài chính, kinh tế làm căn cứ quyết định các hoạt động.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Theo
Một số loại Chứng từ kế toán thông dụng có thể kể đến: Bảng chấm công; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng…
2. Các loại chứng từ kế toán
Căn cứ theo công dụng của chứng từ gồm có:
– Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.
– Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành.
– Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu.
– Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên.
Căn cứ theo trình tự lập chứng từ gồm có:
– Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành.
– Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ.
Căn cứ theo phương thức lập chứng từ gồm có:
– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.
– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.
Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ gồm có:
Theo cách phân loại này, đối với mỗi nội dung nghiệp vụ phát sinh (chỉ tiêu) sẽ ứng với một loại chứng từ liên quan:
– Chỉ tiêu lao động và tiền lương
– Chỉ tiêu hàng tồn kho
– Chỉ tiêu bán hàng
– Chỉ tiêu tiền tệ
– Chỉ tiêu tài sản cố định
Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ gồm có
– Chứng từ bình thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử
– Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…
3. Quy định pháp luật liên quan về chứng từ kế toán
Luật Kế toán 2015 có các quy định liên quan đến Chứng từ kế toán như sau:
Thứ nhất, về nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:
– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ kế toán
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ kế toán
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
Thứ hai, về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán
– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
– Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
– Chứng từ v phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.
– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Thứ ba, về việc ký chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên
– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy
Thứ tư, về việc quản lý và sử dụng kế toán
– Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán
– Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật
– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán. Đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu
– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Theo đó, việc bảo quản, lưu trữ chứng từ KT rất quan trọng. Với kinh nghiệm là nhà cung cấp dịch vụ kế toán hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi luôn chú trọng, hướng dẫn khách hàng về mức độ quan trọng và cách lưu trữ chứng từ.
4. Xử lý hành vi giả mạo, khai man làm chứng từ kế toán
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán:
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
c) Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d) Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
đ) Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:
Ngoài hình thức phạt tiền, các hình phạt bổ sung cũng là cần thiết để mang lại những hiệu quả trong xử lý và phục hồi những sai phạm
a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
b) Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 3 Điều này;
c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;
d) Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.”
Có thể thấy, đối với việc bạn làm kế toán tại trường mà bạn lại làm chứng từ kế toán khống thì bạn có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt là từ 20 đến 30 triệu đồng, ngoài ra còn bị tịch thu toàn bộ chứng từ kế toán mà bạn đã giả mạo đồng thời bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề kế toán từ 1 đến 3 tháng.
