Việc in ấn, phát hành và quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận sẽ do Tổng cục Quản lý đất đai có trách nhiệm, cụ thể được quy định tại Điều 4 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT như sau.
“Điều 4. In ấn, phát hành và quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận
1. Tổng cục Quản lý đất đai có trách nhiệm:
a) Tổ chức việc in ấn, phát hành phôi Giấy chứng nhận cho Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp sử dụng;
b) Lập và quản lý sổ theo dõi phát hành phôi Giấy chứng nhận;
c) Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận ở các địa phương.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch sử dụng phôi Giấy chứng nhận của địa phương gửi về Tổng cục Quản lý đất đai trước ngày 31 tháng 10 hàng năm;
b) Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận ở địa phương;
c) Tổ chức tiêu hủy phôi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận đã in hoặc viết bị hư hỏng theo quy định của pháp luật về lưu trữ;
d) Báo cáo định kỳ tình hình tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận của địa phương về Tổng cục Quản lý đất đai trước ngày 25 tháng 12 hàng năm.
3. Phòng Tài nguyên và Môi trường ở nơi chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch về sử dụng phôi Giấy chứng nhận của địa phương gửi về Sở Tài nguyên và Môi trường trước ngày 20 tháng 10 hàng năm;
b) Kiểm tra việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận đối với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
4. Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp có trách nhiệm:
a) Báo cáo cơ quan tài nguyên và môi trường về nhu cầu sử dụng phôi Giấy chứng nhận trước ngày 15 tháng 10 hàng năm;
b) Tiếp nhận, quản lý, lập sổ theo dõi nhận, cấp phát và sử dụng phôi Giấy chứng nhận đã phát hành về địa phương;
c) Kiểm tra thường xuyên việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận trong đơn vị để bảo đảm sự thống nhất giữa sổ theo dõi và phôi Giấy chứng nhận thực tế đang quản lý, đã sử dụng;
d) Tập hợp, quản lý các phôi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận đã in hoặc viết bị hư hỏng để tiêu hủy;
>>> Luật sư
đ) Báo cáo tình hình tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận về Sở Tài nguyên và Môi trường định kỳ 06 tháng trước ngày 20 tháng 6, định kỳ hàng năm trước ngày 20 tháng 12 hàng năm.
5. Nội dung và hình thức Sổ theo dõi phát hành phôi Giấy chứng nhận; Sổ theo dõi nhận, cấp phát và sử dụng phôi Giấy chứng nhận; Báo cáo tình hình tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo mẫu tại Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư này.”
