Hướng dẫn sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội EBH

1.Hướng dẫn sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội EBH:

1.1. Phần mềm bảo hiểm xã hội EBH:

Chuyển đổi số trong lĩnh vực dịch vụ công là xu hướng tất yếu. Riêng với bảo hiểm xã hội, thông qua về phương thức điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí. Đồng thời thì quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội của người lao động một cách khoa học hơn. Đó cũng là một trong các nguyên nhân mà ngày nay, giải pháp phần mềm được nhắc tới như những công cụ đắc lực giúp giảm thiểu được phần lớn thủ tục, chi phí, nguồn nhân lực cho những tổ chức, doanh nghiệp. EBH là một sản phẩm nổi bật trong danh sách các phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử đang được tin dùng. Phần mềm bảo hiểm xã hội EBH là một công cụ giúp Doanh nghiệp thực hiện quy trình kê khai bảo hiểm xã hội và dễ dàng lập và quản lý những bộ hồ sơ theo nghiệp vụ bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội qua mạng Internet đến cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua Cổng thông tin điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN hoặc kết xuất bộ hồ sơ điện tử thành bộ hồ sơ giấy để nộp trực tiếp.

1.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội EBH:

Phần mềm bảo hiểm xã hội EBH được sử dụng như sau:

Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm eBH về máy 

• Truy cập vào trong trang website ebh.vn.
• Tại mục “Tải về” chọn mục “Tải phần mềm” để đến trang web chứa bộ cài đặt tương ứng với các gói phần mềm eBH. Lưu ý rằng:

+ Cần tải về bộ cài phần mềm phù hợp (EBH Basic, EBH Professional) với các gói dịch vụ đã đăng ký với tổ chức dịch vụ. Sau đó là những phần mềm hỗ trợ và tiện ích như phần mềm cổng ký phân tán, phần mềm trình ký eBH-Sign có kèm theo tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng.

+ Nên lựa chọn ổ/ file lưu trữ bộ cài phần mềm eBH để thuận tiện cho việc tìm kiếm bộ cài và những phần mềm phụ trợ. Ổ lưu trữ nên có dung lượng trống đủ lớn để đảm bảo được quá trình tải bộ cài về máy tính không bị gián đoạn.

• Vào ổ lưu bộ cài đã tải về máy tính. Sau đó nhấn chọn biểu tượng phần mềm eBH. Nhấn chọn vào file vừa tải về để tự động cài chương trình. Sau khi chạy xong chương trình sẽ hiện ra một thư mục “EBH”.

Bước 2: thực hiện đăng nhập vào phần mềm EBH 

• Để đăng nhập và sử phần mềm eBH, nhấn chọn vào biểu tượng phần mềm eBH trên màn hình. Khi đó, cổng “đăng nhập” sẽ xuất hiện.
• Nhập chính xác “Mã số thuế” và “Đơn vị”. Đơn vị là do cơ quan BHXH cấp cho Doanh nghiệp. Sau đó, thực hiện nhấn chọn “Truy nhập”. Hệ thống sẽ hiển thị bảng “thông tin doanh nghiệp” 
• Nhập đầy đủ, chính xác thông tin doanh nghiệp và Form “Thông tin doanh nghiệp”, sau đó chọn “Ghi” để lưu thông tin, cuối cùng khi hoàn tất thì chọn “Đóng”.

Các lưu ý trước khi sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội EBH: trước khi sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội EBH cần phải đảm bảo những vấn đề sau:

• Máy tính phải có kết nối internet ổn định.
• Máy tính có cấu hình tối thiểu là: CPU: 1GHz, RAM: 512 MB, Ổ cứng HHD: 300 MB còn trống.
• Hệ điều hành máy tính: Windows XP trở lên; có Windows 7, 8 , 10,11
• Những phần mềm hỗ trợ: Office 2007, Net framework 3.5.

2. Các bước cập nhật danh sách người lao động qua phần mềm bảo hiểm xã hội EBH:

Có thể thực hiện cập nhật danh sách người lao động qua phần mềm bảo hiểm xã hội EBH theo 2 cách dưới đây:

Cách 1: Nhập trực tiếp các thông tin của từng người lao động

• Thực hiện đăng nhập vào phần mềm EBH.
• Vào Menu “Quản lý lao động”, nhấn chọn “Thêm mới lao động”. Màn hình hiện ra giao diện thông tin người lao động.
• Nhập vào các chỉ tiêu thông tin của những người lao động, như: Họ và tên, ngày sinh, mã người lao động, giới tính, địa chỉ email, quốc tịch, chỉ tiêu tình trạng, phòng ban (sẽ có thể chọn phòng ban có sẵn trong danh sách hoặc là thêm phòng ban mới). (Lưu ý rằng, những chỉ tiêu có dấu sao thông tin màu đỏ là bắt buộc phải nhập).
• Trường hợp người lao động đã nghỉ việc thì nhấn tích chọn “Đã nghỉ việc” để hiển thị ra những chỉ tiêu: số quyết định, ngày quy định nghỉ, chọn file quyết định nghỉ để đính kèm.
• Ở tab “Thông tin tham gia BHXH, BHYT” nhập những thông tin tham gia bảo hiểm xã hội như: số sổ BHXH, BHYT nếu có, các thông tin hợp đồng lao động, tiên lương và những loại phụ cấp, các thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh của người lao động.
• Đối với những lao động đã có thời gian tham gia BHXH, từng đóng bảo hiểm xã hội tại những nơi khác thì chuyển sang tab “Diễn giải tờ khai TK1 TS” để nhập các thông tin về quá trình tham gia BHXH cho người lao động đó. Khi mà tạo hồ sơ, phần mềm tự động đưa thông tin này vào phần diễn giải của tờ khai TK1 TS (nếu có).
• Khi người lao động có thay đổi về tăng, giảm tiền lương, chức danh, nghỉ ốm, thai sản thì khi đó chọn vào tab Quá trình thay đổi mức lương, chức danh, ốm đau, thai sản để điều chỉnh thông tin. Nhập xong thì nhấn chọn “Ghi” để ghi lại. Nhấn vào “Thêm mới” để nhập thông tin cho lao động tiếp theo.

Cách 2: Nhập danh sách những người lao động từ file excel

• Thực hiện đăng nhập vào phần mềm EBH.
• Từ Menu “Quản lý lao động”, nhấn chọn “Danh sách lao động”, sau đó màn hình hiện ra danh sách người lao động.
• Nhấn chọn vào “Import excel” (file excel dữ liêu phải đảm bảo đúng theo mẫu của chương trình đưa ra).
• Nhấn chọn “Chọn file”, tìm đến file excel danh sách người lao động. Nhấn chọn “Open” để tiến hành cập nhật danh sách lao động từ file excel vào chương trình.
• Kiểm tra lại các thông tin và nhấn nút “Ghi” để hoàn tất.

3. Các gói dịch vụ cơ bản của phần mềm bảo hiểm xã hội EBH hiện nay:

Hiện nay, EBH có nhiều gói dịch vụ cơ bản để phù hợp với nhu cầu và số lượng lao động của những doanh nghiệp. Các gói dịch vụ cơ bản của phần mềm EBH bao gồm có:

• Gói dịch vụ EBH – Express: Đây là gói dịch vụ hỗ trợ dùng thử miễn phí dành cho những doanh nghiệp bước đầu làm quen với hệ thống khai bảo hiểm xã hội điện tử qua mạng.
• Gói dịch vụ EBH Basic 1: Đây là gói cung cấp phần mềm EBH phiên bản Basic với những khoảng thời gian sử dụng là 12 tháng, 24 tháng và 36 tháng.
• Gói dịch vụ EBH Basic 2: Đây là gói dịch vụ cung cấp phần mềm EBH phiên bản Basic với những khoảng thời gian sử dụng là 12 tháng, 24 tháng và 36 tháng.
• Gói dịch vụ EBH Basic 3: Đây là gói dịch vụ cung cấp phần mềm EBH phiên bản Basic với những khoảng thời gian doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng là 12 tháng, 24 tháng và 36 tháng. Gói dịch vụ EBH Basic 3 sẽ phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp có số lượng lao động quy mô nhỏ hơn 500 người.
• Gói dịch vụ EBH Pro 1: Đây là gói dịch vụ cung cấp phần mềm EBH phiên bản Basic với những khoảng thời gian cho phép doanh nghiệp đăng ký sử dụng là 12 tháng, 24 tháng và 36 tháng. Gói dịch vụ này sẽ phù hợp để áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng lao động quy mô nhỏ hơn 1000 người.
• Gói dịch vụ EBH Pro 2: Gói dịch vụ cung cấp phần mềm EBH phiên bản Basic với những khoảng thời gian cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn để đăng ký sử dụng là 12 tháng, 24 tháng và 36 tháng. Gói dịch vụ này sẽ phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp có số lượng lao động lớn hơn 1000 người.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn thủ tục rút tiền bảo hiểm xã hội (BHXH) 1 lần
• Lương tham gia bảo hiểm xã hội là gì? Tiền lương đóng BHXH?
• Bảo hiểm xã hội tự nguyện là gì? Có nên đóng BHXH tự nguyện?