Hướng dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online

1. Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì hàng quý những doanh nghiệp có sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải báo cáo tình hình sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Báo cáo được thể hiện theo biểu mẫu và điền các thông tin cần có về chứng từ khấu trừ thuế để bảo cáo tới cơ quan có thẩm quyền thu thuế. Việc thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hiện nay được thực hiện theo những quy định, biểu mẫu được quy định tại Quyết định số 440/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế.

2. Cách điền báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mẫu CTT25/AC:

Hiện nay việc điền báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo mẫu bảng kê khai chứng từ được quy định tại mẫu CTT25/AC được ban hành kèm theo Quyết định số 440/QĐ-TCT, mẫu CTT25/AC được thể hiện dưới các nội dung sau: (Tải văn bản để xem nội dung đầy đủ)

Khi thực hiện điền vào bảng kê khai đó, người thực hiện cần chú ý điền các thông tin sau:

– Cột 1: Ghi giống mẫu số trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

– Cột 2: Ghi tên biên lai là “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”;

– Cột 3: Ghi giống ký tự trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

– Cột 4: Chi cụ thể và chi tiết về các số chứng từ đã dùng trong quý;

– Cột 5: Ghi số lượng số đã sử dụng không gồm các số bị xoá bỏ, bị mất…;

– Cột 6: Ghi những số đã bị viết sai và bị xoá bỏ;

– Cột 7: Ghi số chứng từ bị mất hoặc cháy;

– Cột 8: Ghi tổng số đã dùng ở cột 5, cột 6 và cột 7.

3. Các đối tượng phải thực hiện nộp báo cáo Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Theo quy định Quyết định số 440/QĐ-TCT thì những đối tượng sau đây phải thực hiện báo cáo kê khai chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mẫu CTT25/AC được ban hành kèm theo Quyết định trên. Theo đó, các đối tượng cụ thể được quy định như sau:

– Cá nhân hay tổ chức phải trả các khoản thu nhập đã được khấu trừ thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân hay tổ chức bị khấu trừ. Tuy nhiên, đối với trường hợp cá nhân uỷ quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu từ thuế thu nhập cá nhân;

– Đối với cá nhân được tuyển dụng làm người lao động mà không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì cá nhân đó có quyền yêu cầu tổ chức hay cá nhân trả lương cho mình cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi lần được khấu trừ thuế hay cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế theo quy định của pháp luật;

– Đối với cá nhân được tuyển dụng làm người lao động và được ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì tổ chức hay cá nhân chịu trách nhiệm chi trả tiền lương cho cá nhân đó thì chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một kỳ tính thuế.

4. Hướng dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân online:

Trước đây cá nhân hay tổ chức nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải thực hiện nộp tại Cục thuế hoặc Chi cụ Thuế của địa phương nơi quản lý và báo cáo được thể hiện trên giấy. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, để phát triển cùng với nền công nghiệp 4.0 và để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí và công sức di chuyển của người đi nộp báo cáo thì Nhà nước đã cho phép nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thông qua hình thức online- trực tuyến.

Hiện nay, cá nhân trực tiếp nộp báo cáo chứng từ khấu từ thuế thu nhập cá nhân bằng hình thức trực tuyến có thể thực hiện thao tác tại phần mềm HTKK (Phần mềm Hỗ trợ kê khai) và thực hiện thao tác trên website thuedientu.gdt.gov.vn của Nhà nước. Theo đó, để thực hiện nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo hình thức trực tuyến thì người nộp báo cáo cần lưu ý thực hiện các thao tác như sau:

4.1. Lập báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng phần mềm HTKK:

Trước tiên người nộp báo cáo chứng từ cần phải truy cập vào phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) hoặc trang https://htkk.vn/ về Hỗ trợ Kê khai thuế để thực hiện lập báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Sau khi truy cập vào phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) thì người nộp báo cáo cần phải đăng nhập vào phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) bằng mã số thuế của doanh nghiệp. Nếu chưa có tài khoản thì doanh nghiệp cần tạo lập tài khoản với tên đăng nhập là mã số thuế của doanh nghiệp. Sau khi đăng nhập, người nộp báo cáo chọn “Hoá đơn” rồi chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”.

Sau khi thực hiện thao tác trên, người nộp báo cáo lập “Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế” theo mẫu CTT25/AC trên phần mềm HTKK (phần mềm Hỗ trợ kê khai) và điền các thông tin cần có trong bảng kê khai đó. Sau khi khai xong báo cáo, người nộp báo cáo kiểm tra lại thông tin kê khai và kết xuất XML hoặc kết xuất ra Excel để lấy dữ liệu chuyển sang bước nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân online.

4.2. Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên trang web thuế điện tử của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính:

Để thực hiện được bước này và hoàn tất việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế truy cập vào website thuedientu của Tổng cục Thuế để nộp báo cáo. Theo đó, để thực hiện được các thao tác nộp báo cáo thì người nộp cần phải đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp có kèm chữ ký số của doanh nghiệp.

Để nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì người nộp thuế cần phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn quý đó trước. Sau khi nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trong quý thì người nộp báo báo chọn vào mục “Tờ khai” rồi chọn mục “Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn” và tải phần đính kèm phụ lục là bảng kê khai đã lập ở bước 1. Sau khi thực hiện đính kèm xong thì người nộp báo cáo cần thực hiện vực ký điện tử để hoàn tất việc nộp rồi mới chọn phần “Nộp”.

Lưu ý, theo quy định tại điểm 3 Phần thứ 3 của Quyết định số 440/QĐ-TCT của Tổng cục thuế ban hành ngày 14/3/2013 có quy định về hạn nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mẫu CTT25/AC đối với cá nhân của tổ chức phụ trách trả thu nhập là chậm nhất là vào ngày 30 của tháng đầu tiên của quý sau. Do đó, người nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần lưu ý thời hạn này để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý: Quyết định số 440/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế ban hành ngày 14/3/2013 ban hành quy trình quản lý biên lai.