Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm

1. Các tình huống cần điều chỉnh giảm hóa đơn:

 Hiện nay, cá nhân tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho một hay một số hóa đơn đã lập trước thời điểm 78/2021/TT-BTC có hiệu lực. Theo quy định hiện nay, các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

– Trường hợp 1: Khi hóa đơn viết sai nội dung thông tin

Để chỉnh sửa các thông tin hóa đơn điện tử viết sai thì xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong những cách xử lý tình trạng này. Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP  và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC nếu hóa đơn lập nên có sai sót về thành tiền thuế suất giá trị gia tăng mà nhận thấy số tiền được ghi nhận trên hóa đơn cao hơn trên thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế;

– Trường hợp 2: Trong thời điểm bán hàng hóa có sự điều chỉnh về giá bán cụ thể là giảm giá bán hàng hóa thì hàng hóa sau khi được lập hóa đơn và hạch toán doanh thu mà doanh nghiệp có phát hiện ra hàng lỗi chất lượng thấp và quyết định đưa ra việc giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều trị giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu;

Trường hợp 3: doanh nghiệp hoặc tổ chức quyết định thực hiện chiết khấu thương mại:

Căn cứ trên thực tế, nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng thì nhân viên kế toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm;

 – Trường hợp 4: việc xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm được áp dụng khi điều chỉnh giảm doanh thu do giá trị quyết toán cuối cùng của công ty xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị dự tính trước đó.

Điều chỉnh giảm cho một hay một số hóa đơn đã được lập nên trước đây hoàn toàn có thể diễn ra trên thực tế. Cá nhân giữ vị trí là kế toán sẽ thực hiện trách nhiệm trong việc điều chỉnh này.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm:

Hiện nay, để hỗ trợ cho quá trình điều chỉnh giảm hóa đơn thì cá nhân có thể thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều trị giảm như sau:

– Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

 Cá nhân sau khi truy cập phân hệ lập hóa đơn như bình thường và sau đó lựa chọn đến mục lập hóa đơn điều.

Sau khi chọn mục lập hóa đơn điều chỉnh thì lựa chọn hóa đơn sai sót gốc, các phần mềm sẽ tự cập nhật dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điều chỉnh. Tại mục này, cá nhân cần ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn theo mẫu hướng dẫn ở trên phần mềm điện tử;

 – Bước 2: Tiến hành ghi nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm

Việc thực hiện điều chỉnh nội dung sai sót phải dựa theo đúng nguyên tắc, sai ở chỉ sửa ở đó. Những thông tin về chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn thì chỉ ghi giá trị.

+ Tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất thì chủ thể giữ nguyên các ô đơn giá, khối lượng, thành tiền, chỉ thực hiện thao tác trên ô (%) thuế suất đó là ghi số (%)thuế cần giảm;

+ Trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thành tiền, cá nhân chỉ điền mức giảm (chưa tính thuế) vào ô thành tiền; còn hệ thống sẽ tự động tính mức thuế giảm tương ứng.

Cách ghi nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm như thế này áp dụng tương tự đối với trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá.

– Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Chủ thể thực hiện điều chỉnh giảm phát hành hóa đơn ký số rồi gửi cho người mua (việc làm này chỉ áp dụng trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).

Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì tiến hành gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho người mua.

Đáng lưu ý: Sau khi thực hiện các thao tác xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm trên phần mềm điện tử thì kế toán cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và tiến hành đóng dấu trên phần mềm hợp đồng.

–  Khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cần lưu ý một số vấn đề sau:

+ Việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm không bắt buộc phải thực hiện nếu hóa đơn chỉ sai tên và địa chỉ của người mua;

+ Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo sự hướng dẫn của Nghị định 51/2010 hoặc Nghị định số 04/2014 thì không bắt buộc xuất hóa đơn điều trị giảm mà lập hóa đơn mới thay thế luôn hóa đơn cũ.

3. Nội dung trong hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?

Căn cứ tại điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp nhất định dưới đây:

–  Hóa đơn điện tử đã lập nhưng có sai sót thì bắt buộc phải tiến hành cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc có thể điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định pháp luật. Quá trình hướng dẫn này được hướng dẫn trong Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Sau đó tiến hành gửi thông báo về việc cấp lại hay điều chỉnh bằng văn bản theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Việc thông báo này được gửi lên cơ quan thuế trong bất kỳ thời gian nào nhưng muộn nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nhưng sau đó dẫn đến tình trạng hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán có trách nhiệm tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập. Không chỉ hủy hóa đơn đã lập mà cá nhân này còn có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

– Khi hóa đơn điện tử đã từng bị sai sót và đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP mà vẫn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

– Việc thông báo khi tiến hành kiểm tra hóa đơn đã lập có sai sót phải thể hiện bằng văn bản và tuân thủ theo đúng thời hạn được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc này. Trong nội dung của việc thông báo cần thể hiện rõ căn cứ kiểm tra tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

– Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Với quy định trên, cá nhân khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh thì nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.

4. Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót:

Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có dạng như sau:

Mẫu số: 04/SS-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_______________________

THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

Kính gửi: (Cơ quan thuế)

Tên người nộp thuế:….

Mã số thuế:…

Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

…., ngày…tháng…năm…

NGƯỜI NỘP THUẾ

(Chữ ký số người nộp thuế)

Để lập biểu mẫu, cần lưu ý các thông tin, nội dung điền như sau:

– Kính gửi: Ghi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị;

– Tên người nộp thuế: Tên đơn vị theo Giấy phép đăng ký kinh doanh

– MST: Ghi MST của đơn vị;

– [2] Mã CQT cấp: Chỉ ghi mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế;

– [3] Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ghi theo quy định tại Thông tư 78;

– [4] Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, bổ sung;

– [5] Ngày lập hóa đơn;

– [6] Loại áp dụng hóa đơn điện tử;

– [7] Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình: Ghi “Điều chỉnh”;

– [8] Lý do: Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.