Hướng dẫn cách ghi thông tin trên sổ địa chính điện tử

1. Sổ địa chính điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 21 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT thì ta có thể hiểu sổ địa chính điện tử là sổ địa chính được lập ở dạng số, được Thủ trưởng cơ quan đăng ký đất đai ký duyệt bằng chữ ký điện tử theo quy định và được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính theo mẫu cụ thể.

2. Hướng dẫn cách ghi thông tin trên sổ địa chính điện tử:

2.1. Cách ghi thông tin về thửa đất:

– Số thửa: Số thửa đất là số thứ tự của thửa đất trên mỗi tờ bản đồ hoặc bản trích đo địa chính có thửa đất đó; trường hợp bản trích đo địa chính có một thửa đất thì số hiệu thửa đất được ghi “01”. Dữ liệu số hiệu đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất gồm số tờ bản đồ có đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất;

– Số tờ bản đồ: Số tờ bản đồ là số thứ tự của tờ bản đồ địa chính hoặc bản trích đo địa chính trong phạm vi từng đơn vị hành chính cấp xã. Số hiệu của đối tượng chiếm đất trên từng tờ bản đồ, được đánh số theo quy định về thành lập bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

– Địa chỉ thửa đất: Dữ liệu địa chỉ thửa đất gồm: Số nhà, tên đường phố (nếu có); tên điểm dân cư (thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố,…) hoặc tên khu vực, xứ đồng (đối với thửa đất ngoài khu dân cư); tên đơn vị hành chính các cấp xã, huyện, tỉnh nơi có thửa đất.

– Diện tích thửa đất: Dữ liệu diện tích thửa đất: Được xác định và thể hiện trên hồ sơ địa chính theo đơn vị mét vuông (m²), làm tròn đến một chữ số thập phân.

-Tài liệu đo đạc sử dụng: Dữ liệu về tài liệu đo đạc gồm: Tên tài liệu đo đạc đã sử dụng (bản đồ địa chính hoặc bản trích đo địa chính,…), ngày hoàn thành đo đạc. 

2.2. Cách ghi thông tin người sử dụng đất/Người quản lý đất: 

Theo đó, cần lựa chọn loại đối tượng đăng ký để thể hiện, nếu là người sử dụng đất đăng ký thì thể hiện “Người sử dụng đất”; nếu là người quản lý đất thì thể hiện “Người quản lý đất”.

– Người thứ nhất: Nội dung thông tin lần lượt thể hiện tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó theo quy định  cụ thể là: dữ liệu tên người sử dụng đất, tên chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tên người quản lý đất được xác định và thể hiện theo quy định như sau:

Thứ nhất, đối với cá nhân thể hiện các thông tin: “Ông” hoặc “Bà”; họ và tên, năm sinh được ghi theo Giấy chứng minh nhân dân hoặc Giấy chứng minh quân đội nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác của người đó; trường hợp không có giấy chứng minh hoặc giấy tờ tùy thân khác thì xác định theo sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh của người đó. Cá nhân nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài (kể cả trường hợp nhận thừa kế, tặng cho nhà, đất nhưng không thuộc đối tượng được mua nhà ở tại Việt Nam) phải ghi “Ông” (hoặc “Bà”), sau đó ghi họ tên, năm sinh, quốc tịch theo hộ chiếu của người đó;

Thứ hai, đối với hộ gia đình sử dụng đất thể hiện các thông tin “Hộ ông” (hoặc “Hộ bà”), sau đó ghi họ tên, năm sinh, tên và số giấy tờ nhân thân của chủ hộ gia đình như quy định; địa chỉ thường trú của hộ gia đình;

Thứ ba, đối với hai vợ chồng có chung tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì thể hiện các thông tin: Họ và tên, năm sinh của cả vợ và chồng và quan hệ hôn nhân giữa hai người;

Thứ tư, đối với tổ chức trong nước thì thể hiện tên gọi đầy đủ của tổ chức theo giấy tờ về việc thành lập, công nhận hoặc đăng ký kinh doanh của tổ chức;

Thứ năm, đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư tại Việt Nam thì thể hiện tên gọi đầy đủ của pháp nhân thực hiện dự án đầu tư theo giấy phép đầu tư hoặc giấy đăng ký kinh doanh của pháp nhân đó;

Thứ sáu, đối với tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao thì thể hiện tên gọi đầy đủ của tổ chức theo văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giao đất, cho thuê đất hoặc về việc thành lập, cho phép hoạt động của tổ chức hoặc theo văn bản đã ký kết giữa hai Chính phủ;

Thứ bảy,đối với cơ sở tôn giáo thì thể hiện tên gọi đầy đủ mà cơ sở tôn giáo đã đăng ký hoạt động được Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan quản lý nhà nước về tôn giáo của địa phương xác nhận;

Thứ tám, đối với cộng đồng dân cư thì thể hiện tên gọi do cộng đồng dân cư xác định, được Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận;

Thứ chín, đối với trường hợp có nhiều tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất (gọi chung là nhóm người sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất) thì thể hiện tên của từng tổ chức, hộ gia đình, cá nhân theo quy định;

Thứ mười, có nhiều người được thừa kế theo pháp luật nhưng chưa xác định được đầy đủ những người đó thì thể hiện tên của những người được nhận thừa kế đã được xác định; tiếp theo phải thể hiện “và một số người thừa kế khác chưa được xác định”;

Mười một, trường hợp nhà chung cư để bán hoặc bán kết hợp cho thuê thì khi đăng ký chuyển nhượng căn hộ đầu tiên phải thể hiện thêm “Cùng với các chủ sở hữu căn hộ chung cư được thể hiện chi tiết tại phần đăng ký căn hộ chung cư”.

2.3. Cách ghi dữ liệu giấy tờ pháp nhân hoặc giấy tờ nhân thân:

– Đối với cá nhân, người đại diện hộ gia đình và vợ hoặc chồng của người đó phải thể hiện các thông tin về giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy chứng minh quân đội nhân dân 

– Đối với cá nhân nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài (mang quốc tịch nước ngoài) sở hữu nhà ở tại Việt Nam thì phải thể hiện các thông tin: Tên giấy tờ; số, ngày cấp hộ chiếu và quốc tịch của người đó.

– Đối với tổ chức trong nước phải thể hiện các thông tin: Loại giấy tờ; số, ngày ký, cơ quan ký giấy tờ làm cơ sở xác định tên gọi của tổ chức đó

– Đối với tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư thì thể hiện các thông tin: Tên giấy tờ pháp nhân; số, ngày ký, cơ quan ký giấy tờ đó.

2.4. Cách ghi dữ liệu địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất:

Theo đó, dữ liệu địa chỉ được thể hiện gồm có: Số nhà hoặc số căn hộ (nếu có); tên ngõ, phố hoặc tên tổ dân phố, thôn, xóm, làng, ấp, bản; tên đơn vị hành chính các cấp xã, huyện, tỉnh. Đối với cá nhân, hộ gia đình thể hiện địa chỉ theo nơi đăng ký thường trú. Còn đối với tổ chức thể hiện địa chỉ theo trụ sở chính mà tổ chức đó đăng ký. Đối với cá nhân nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam thể hiện theo địa chỉ tạm trú của người đó ở Việt Nam. Đối với cộng đồng dân cư thể hiện địa chỉ nơi sinh hoạt chung của cộng đồng dân cư đó.

Nội dung thể hiện lần lượt từng người sử dụng đất (“Người thứ hai:”; “Người thứ ba:”;…) và các thông tin về từng người như quy định đối với người sử dụng đất thứ nhất .Trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng đất mà chưa xác định được hết tên người cùng sử dụng thì thể hiện thông tin của những người đã xác định và tại cuối của điểm này thể hiện: “Còn một số người cùng sử dụng đất chưa xác định”.Quyền sử dụng đất/quyền quản lý đất: lựa chọn một trong hai loại quyền để thể hiện tương ứng với loại đối tượng đăng ký .Nếu đăng ký cho người sử dụng đất thì thể hiện “Quyền sử dụng đất”, nếu đăng ký cho người được Nhà nước giao quản lý đất thì thể hiện “Quyền quản lý đất”.

2.5. Cách ghi thông tin về hình thức sử dụng đất:

– Hình thức sử dụng đất riêng thể hiện đối với trường hợp thửa đất thuộc quyền sử dụng của một người sử dụng đất, kể cả trường hợp quyền sử dụng đất chung của vợ và chồng;

–  Hình thức sử dụng đất chung thể hiện đối với trường hợp thửa đất thuộc quyền sử dụng chung của nhiều người sử dụng đất

2.6. Cách ghi thông tin về loại đất:

– Loại đất được thể hiện bằng tên theo quy định Loại đất thể hiện trên sổ địa chính theo mục đích sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc được Nhà nước giao quản lý đất. Trường hợp đăng ký đất đai lần đầu mà chưa được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất thì xác định và thể hiện theo loại đất hiện trạng đang sử dụng tại thời điểm đăng ký. Các loại đất thể hiện bao gồm:

– Trường hợp thửa đất sử dụng đồng thời vào nhiều mục đích khác nhau  thì thể hiện lần lượt các mục đích sử dụng đó.

– Trường hợp thửa đất sử dụng đồng thời vào nhiều mục đích mà trong đó có mục đích chính, mục đích phụ theo quyết định giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc theo đăng ký của người sử dụng đất thì phải ghi chú thêm “là chính” hoặc “là phụ)” trong ngoặc đơn ( ) sau từng mục đích.

– Trường hợp thửa đất có nhiều mục đích sử dụng khác nhau mà xác định được diện tích theo từng mục đích sử dụng thì thể hiện từng mục đích sử dụng và diện tích kèm theo.

2.7. Cách ghi thông tin về thời hạn sử dụng/quản lý:

– Dữ liệu thời hạn sử dụng đất được xác định và thể hiện thống nhất với Giấy chứng nhận. Trường hợp sử dụng đất có thời hạn thì thể hiện các thông tin: Ngày tháng năm hết hạn sử dụng đất. Trường hợp sử dụng đất ổn định lâu dài thì thể hiện là “Lâu dài”;

– Trường hợp thửa đất được Nhà nước giao, cho thuê hoặc công nhận quyền sử dụng đất đồng thời vào nhiều mục đích mà từng mục đích sử dụng có thời hạn khác nhau thì thể hiện lần lượt thời hạn sử dụng tương ứng với từng mục đích;

– Trường hợp thửa đất có vườn, ao gắn liền với nhà ở thuộc khu dân cư và diện tích đất ở được công nhận nhỏ hơn diện tích thửa đất thì thời hạn sử dụng đất đối với đất ở là “Lâu dài”; thời hạn sử dụng đối với đất vườn, ao không được công nhận là đất ở được xác định thời hạn theo quy định của Luật Đất đai đối với loại đất nông nghiệp hiện đang sử dụng;

– Trường hợp đăng ký đất đai mà chưa có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận nhưng có giấy tờ về quyền sử dụng đất thì xác định và ghi thời hạn sử dụng đất theo giấy tờ đó; trường hợp không có giấy tờ hoặc có giấy tờ về quyền sử dụng đất nhưng chưa xác định thời hạn thì thể hiện là “Chưa xác định”. Trường hợp đăng ký đất đai mà không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện là “Tạm sử dụng”;

– Trường hợp thửa đất có nhiều phần diện tích có thời hạn sử dụng đất khác nhau thì phải xác định và thể hiện thời hạn sử dụng tương ứng với từng phần diện tích đó;

– Trường hợp đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý thì thể hiện theo văn bản giao quản lý đất; trường hợp không có văn bản giao quản lý đất hoặc văn bản giao quản lý đất không thể hiện thời hạn thì thể hiện là “Không xác định”.

2.8. Cách ghi thông tin về nguồn gốc sử dụng đất:

– Trường hợp được Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất thì thể hiện tên gọi “Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất” và bằng mã “DG-KTT”;

– Trường hợp được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất thì thể hiện tên gọi “Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất” và bằng mã “DG-CTT”;

– Trường hợp được Nhà nước cho thuê đất trả tiền một lần cho cả thời gian thuê  thì thể hiện tên gọi “Nhà nước cho thuê đất trả tiền một lần” và bằng mã “DT-TML”;

– Trường hợp được Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm thì thể hiện tên gọi “Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm” và bằng mã “DT-THN”;

– Trường hợp được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất theo chế độ giao đất có thu tiền sử dụng đất (kể cả trường hợp hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất ở và đất sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp mà không phải nộp tiền sử dụng đất khi cấp Giấy chứng nhận) thì thể hiện tên gọi “Công nhận quyền như giao đất có thu tiền sử dụng đất” và bằng mã “CNQ-CTT”;

– Trường hợp được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất theo chế độ giao đất không thu tiền thì thể hiện tên gọi “Công nhận quyền như giao đất không thu tiền sử dụng đất” và bằng mã “CNQ-KTT”;

– Trường hợp tách thửa, hợp thửa, cấp lại hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận thì thể hiện nguồn gốc sử dụng đất như đã đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu

– Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất thì lần lượt thể hiện hình thức nhận chuyển quyền hoặc thể hiện “Nhận chuyển quyền” và căn cứ nhận chuyển quyền; tiếp theo thể hiện nguồn gốc sử dụng đất như trên Giấy chứng nhận đã cấp lần đầu và được thể hiện theo quy định tại Thông tư này. Các trường hợp nhận chuyển quyền được thể hiện mã chung “NCQ” kèm theo mã nguồn gốc như trên Giấy chứng nhận đã cấp lần đầu.

– Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất mà phải nộp tiền sử dụng đất thì thể hiện như quy định đối với trường hợp Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất mà phải nộp tiền thuê đất thì thể hiện như quy định đối với trường hợp Nhà nước cho thuê đất; trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất mà không phải nộp tiền sử dụng đất và không phải chuyển sang thuê đất thì thể hiện như đã đăng ký, cấp Giấy chứng nhận trước khi chuyển mục đích sử dụng đất;

–  Trường hợp thuê đất, thuê lại đất trả tiền thuê một lần của chủ đầu tư xây dựng hạ tầng trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao và khu kinh tế thì thể hiện “Thuê đất khu công nghiệp trả tiền một lần” và bằng mã “DT-KCN-TML”.

– Trường hợp thửa đất gồm nhiều phần diện tích có nguồn gốc sử dụng đất khác nhau thì lần lượt thể hiện từng loại nguồn gốc và diện tích đất theo nguồn gốc đó;

– Trường hợp đăng ký đối với đất đang sử dụng mà người sử dụng đất không có giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất và không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận hoặc không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện nguồn gốc theo thực tế sử dụng gồm các thông tin: Thời điểm bắt đầu sử dụng đất vào mục đích đăng ký và lý do có đất sử dụng.

– Trường hợp đăng ký đất được Nhà nước giao để quản lý thì thể hiện “Nhà nước giao đất để quản lý” và bằng mã “DG-QL”.

2.9. Cách ghi thông tin về nghĩa vụ tài chính:

– Trường hợp đã thực hiện nghĩa vụ tài chính thể hiện thông tin gồm: Loại nghĩa vụ tài chính phải nộp; số tiền phải nộp, số tiền đã nộp và ngày tháng năm nộp. Trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm thì chỉ thể hiện: “Nộp tiền thuê đất hàng năm”;

– Trường hợp được miễn nghĩa vụ tài chính thì thể hiện loại nghĩa vụ tài chính phải nộp; số tiền phải nộp; tiếp theo thể hiện “được miễn nộp tiền theo… 

– Trường hợp không phải thực hiện nghĩa vụ tài chính thì thể hiện loại nghĩa vụ tài chính không phải nộp; tiếp theo thể hiện “theo quy định tại… 

 – Trường hợp được giảm nghĩa vụ tài chính thì thể hiện loại nghĩa vụ tài chính phải nộp; số tiền phải nộp; số tiền được giảm và căn cứ pháp lý ; số tiền đã nộp, ngày tháng năm nộp;

– Nội dung dữ liệu đối với trường hợp được nợ nghĩa vụ tài chính với Nhà nước cần thể hiện gồm: Loại nghĩa vụ tài chính được nợ; số tiền nợ (và văn bản pháp lý xác định số tiền nợ đối với trường hợp đã được cơ quan có thẩm quyền thu nghĩa vụ tài chính xác định

– Trường hợp đăng ký đất đai mà chưa đề nghị cấp Giấy chứng nhận hoặc không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện là “Chưa xác định”;

– Trường hợp đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý thì thể hiện “Không xác định”

2.10. Cách ghi thông tin về hạn chế quyền sử dụng đất:

Dữ liệu về hạn chế quyền sử dụng đất được thể hiện phạm vi đất bị hạn chế và nội dung hạn chế quyền sử dụng đất như sau:

– Trường hợp trong quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất hoặc các giấy tờ nhận chuyển quyền sử dụng đất có nội dung hạn chế quyền sử dụng đất thì thể hiện: “Thửa đất… theo… 

– Trường hợp thửa đất hoặc một phần thửa đất thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình thì thể hiện: “Thửa đất (hoặc Thửa đất có… m² thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình… 

– Trường hợp đăng ký đất đai mà không được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất thì thể hiện “Phải giữ nguyên hiện trạng sử dụng đất cho đến khi Nhà nước có quyết định xử lý”;

– Trường hợp cá nhân hoặc hai vợ chồng hoặc một trong hai người  là người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thừa kế hoặc tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất nhưng không thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam và người đó chưa chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì khi đăng ký đất cho người đó phải thể hiện hạn chế 

2.11. Cách ghi thông tin về quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề:

– Đối với phần đăng ký của thửa đất được quyền sử dụng hạn chế trên thửa đất khác phải thể hiện “Được quyền…  trên thửa đất số… theo… ngày …/…/..”;

– Đối với phần đăng ký của thửa đất bị hạn chế quyền sử dụng phải thể hiện: “Cho người sử dụng thửa đất số… được… trên thửa đất…  theo…  ngày …/…/…”;

– Trường hợp có giới hạn quyền sử dụng hạn chế trên một phần diện tích thửa đất thì ngoài việc thể hiện nội dung hạn chế trên sổ địa chính còn phải thể hiện vị trí, diện tích được quyền sử dụng hạn chế trên bản đồ, sơ đồ thửa đất;

– Trường hợp thửa đất không có hạn chế đối với thửa đất liền kề thì thể hiện: “-/-”.

2.11. Cách ghi thông tin về tài sản:

– Trường hợp nhà ở thì thể hiện loại nhà: Nhà ở riêng lẻ; Nhà chung cư;

– Trường hợp công trình xây dựng thì thể hiện tên công trình theo quyết định giao đất hoặc quy hoạch xây dựng chi tiết hoặc dự án đầu tư hoặc giấy phép đầu tư hoặc giấy phép xây dựng của cấp có thẩm quyền;

– Đối với nhà ở riêng lẻ thì thể hiện các thông tin gồm: Diện tích xây dựng: Thể hiện diện tích mặt bằng chiếm đất của nhà ở tại vị trí tiếp xúc với mặt đất theo mép ngoài tường bao của nhà bằng số Ả Rập theo đơn vị m², được làm tròn số đến một chữ số thập phân; Số tầng: Thể hiện tổng số tầng của nhà; Diện tích sàn: Thể hiện bằng số Ả Rập theo đơn vị m², được làm tròn số đến một chữ số thập phân. Đối với nhà ở một tầng thì thể hiện diện tích mặt bằng sàn xây dựng của nhà đó. Đối với nhà ở nhiều tầng thì thể hiện tổng diện tích mặt bằng sàn xây dựng của các tầng;Kết cấu nhà ở: Thể hiện loại vật liệu xây dựng (gạch, bê tông, gỗ…), các kết cấu chủ yếu là tường, khung, sàn, mái; Cấp hạng: Xác định và thể hiện theo quy định phân cấp nhà ở của pháp luật về nhà ở, pháp luật về xây dựng;

– Đối với nhà chung cư, nhà hỗn hợp của một chủ sở hữu đăng ký khi chưa bán căn hộ thì thể hiện như nhà ở riêng lẻ trong đó diện tích sàn thể hiện tổng diện tích sàn xây dựng của nhà chung cư.

– Đối với công trình xây dựng khác không phải là nhà ở thì thể hiện các thông tin theo từng hạng mục công trình chính như sau: Diện tích xây dựng: Thể hiện diện tích mặt bằng chiếm đất của công trình tại vị trí tiếp xúc với mặt đất theo mép ngoài tường bao công trình bằng số Ả Rập theo đơn vị m², được làm tròn số đến một chữ số thập phân. Đối với công trình ngầm thì thể hiện diện tích mặt bằng xây dựng của công trình; Diện tích sàn (hoặc công suất) được thể hiện theo quy định như sau:

– Đối với công trình dạng nhà thì thể hiện như quy định đối với nhà ở riêng lẻ

– Đối với công trình kiến trúc khác thì thể hiện công suất của công trình theo quyết định đầu tư hoặc dự án đầu tư được duyệt hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư.

– Kết cấu: Thể hiện loại vật liệu xây dựng các kết cấu chủ yếu là tường, khung, sàn, mái.

– Số tầng: Thể hiện tổng số tầng đối với công trình dạng nhà; trường hợp công trình không phải dạng nhà thì thể hiện bằng dấu “-/-”;

– Đối với tài sản là rừng sản xuất là rừng trồng thể hiện như sau: Loại cây rừng: Thể hiện loại cây rừng được trồng chủ yếu; trường hợp trồng hỗn hợp nhiều loại cây thì ghi lần lượt từng loại cây chủ yếu;  Diện tích có rừng: Thể hiện diện tích có rừng thuộc quyền sở hữu của người được cấp Giấy chứng nhận bằng số Ả Rập theo đơn vị m²; Nguồn gốc tạo lập thể hiện như sau:Trường hợp rừng được Nhà nước giao có thu tiền thì thể hiện “Được Nhà nước giao có thu tiền, theo hồ sơ giao rừng số… Trường hợp rừng được Nhà nước giao cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư không thu tiền thì thể hiện “Được Nhà nước giao không thu tiền, theo hồ sơ giao rừng số… Trường hợp rừng do người đề nghị cấp Giấy chứng nhận tự trồng bằng nguồn vốn không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước thì thể hiện “Rừng tự trồng”. Trường hợp rừng có nhiều nguồn gốc đối với từng phần diện tích khác nhau thì lần lượt thể hiện từng loại nguồn gốc và diện tích rừng theo từng nguồn gốc kèm theo;

– Đối với tài sản là cây lâu năm thể hiện như sau:Loại cây trồng: Thể hiện loại cây lâu năm được trồng; trường hợp trồng hỗn hợp nhiều loại cây lâu năm thì thể hiện lần lượt các loại cây lâu năm chủ yếu;Diện tích: Thể hiện diện tích trồng cây lâu năm thuộc quyền sở hữu của người được cấp Giấy chứng nhận bằng số Ả Rập theo đơn vị m².

2.12. Cách ghi thông tin về chủ sở hữu tài sản:

– Đối với chủ sở hữu tài sản thứ nhất: Nội dung thông tin chủ sở hữu tài sản lần lượt thể hiện tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó theo quy định. Trường hợp chủ sở hữu tài sản đồng thời là người sử dụng đất thì thể hiện thêm: “Đồng thời là người sử dụng đất”.Trường hợp nhà chung cư để bán hoặc bán kết hợp cho thuê thì khi đăng ký bán căn hộ đầu tiên phải thể hiện thêm: “Của các chủ sở hữu căn hộ chung cư được thể hiện chi tiết tại phần đăng ký căn hộ chung cư”.

– Đối với chủ sở hữu tài sản thứ hai thì chỉ thể hiện đối với trường hợp tài sản có nhiều chủ cùng sở hữu; Nội dung thông tin của các chủ sở hữu được thể hiện lần lượt như đối với chủ sở hữu thứ nhất tại. Trường hợp tài sản có nhiều chủ cùng sở hữu mà chưa xác định được hết tên người cùng sở hữu thì thể hiện thông tin của những người đã xác định được; tại điểm cuối cùng thể hiện: “Còn một số người khác cùng sở hữu tài sản nhưng chưa xác định được”.

2.13. Cách ghi thông tin về tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất:

– Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: thể hiện ngày tháng năm cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu hợp lệ;

– Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: thể hiện ngày tháng năm cơ quan đăng ký nhập thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào sổ địa chính;

– Các loại giấy tờ pháp lý gồm: Giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất gồm quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, gia hạn sử dụng đất; quyết định giao quản lý đất hoặc giấy tờ pháp lý khác ; Giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sở hữu tài sản gắn liền với đất quy định; Hợp đồng hoặc văn bản về chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật;Văn bản về việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại về đất đai, tài sản gắn liền với đất của cơ quan có thẩm quyền đã có hiệu lực thi hành; văn bản về trúng đấu giá quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận về quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề;Giấy chứng nhận cũ đã cấp đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận;

–  Dữ liệu về giấy tờ pháp lý gồm tên loại giấy tờ; số, ký hiệu và ngày ký, tên cơ quan ký đối với giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp hoặc một trong các bên liên quan là cơ quan nhà nước ký;

– Trường hợp đăng ký có nhiều loại giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất và sở hữu tài sản gắn liền với đất thì thể hiện loại tài liệu làm căn cứ trực tiếp để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận hoặc đăng ký biến động;

– Trường hợp không có giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất thì thể hiện “Không có giấy tờ pháp lý về nguồn gốc”.

– Các loại giấy tờ pháp lý thể hiện phải được liên kết (có đường dẫn) với hồ sơ quét.

– Nội dung dữ liệu gồm số phát hành (số seri của Giấy chứng nhận) và số vào Sổ cấp Giấy chứng nhận;

– Trường hợp không được cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Không đủ điều kiện cấp giấy”. Trường hợp người sử dụng đất chưa có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Chưa đề nghị cấp giấy”.

– Trường hợp đất được giao quản lý thì thể hiện: “Không thuộc trường hợp cấp Giấy chứng nhận”.Số seri phát hành của Giấy chứng nhận phải được liên kết (có đường dẫn) với bản lưu Giấy chứng nhận (bản quét).

– Hồ sơ thủ tục đăng ký số: thể hiện số thứ tự của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định : Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu; số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập;

– Số hồ sơ đăng ký phải được liên kết với hồ sơ quét quy định : Địa phương đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai nhưng chưa thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký dạng số thì các giấy tờ quy định được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai;

– Trường hợp biến động tách thửa để tạo thành các thửa đất mới thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” của trang đăng ký thửa đất trước khi tách ghi “Tách thành các thửa đất số … (ghi lần lượt số thứ tự thửa đất được tách ra từ thửa đất cũ), theo hồ sơ số … (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

– Lập trang sổ mới để đăng ký cho các thửa đất mới tách theo quy định và tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” của các trang sổ địa chính mới thể hiện “Tách từ thửa đất số… (ghi số thửa đất trước khi tách ra) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

– Trường hợp tách thửa đồng thời với chuyển quyền sử dụng đất thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký đối với thửa đất mới tách ghi “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,…) của… (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền); tách từ thửa đất số… (ghi số thửa đất trước khi tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

–  Trường hợp hợp thửa để tạo thành thửa đất mới thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” của trang đăng ký các thửa đất trước khi hợp thửa ghi “Hợp với thửa đất số …, …, …, thành thửa đất số… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;

– Lập trang sổ mới để đăng ký cho thửa đất mới hợp theo quy định và tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” thể hiện “Hợp từ các thửa đất số… theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”.

– Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất đồng thời với hợp thửa đất thì tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký đối với thửa đất mới hợp thành ghi “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế, … hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất) và hợp nhất thửa đất từ các thửa số … của… (ghi lần lượt số thửa và tên của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”.

– Trường hợp đăng ký biến động mà không tạo thành thửa đất mới thì cập nhật thông tin mới thay đổi vào nội dung tương ứng trên trang đăng ký của thửa đất có biến động để thay thế các thông tin cũ theo quy định; tại phần “Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất” thể hiện như sau:

– Thời điểm đăng ký: thể hiện thông tin ngày tháng năm cập nhật, chỉnh lý biến động vào sổ địa chính.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về hồ sơ địa chính