Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công? Thời hạn lập báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công? Xử phạt vi phạm trong lập báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Hiện nay, theo quy định pháp luật hiện hành, việc khai báo tình hình sử dụng lao động trong Công ty, doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc mà các doanh nghiệp, công ty phải lập và gửi đến Sở Lao động – Thương binh và xã hội và Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở công ty, doanh nghiệp hoặc nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, thực tế nhiều công ty, doanh nghiệp chưa thực sự nắm được quy định pháp luật do đó tiến hành thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công. Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công? Doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công khi nào? Báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công bao gồm những nội dung gì?
Cơ sở pháp lý:
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
– Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp;
–
– Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định quản lý khu công nghiệp và kinh tế.
Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
Mục lục bài viết
1. Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công:
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công được thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập trang web Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 2: Quý bạn đọc tiến hành sử dụng thiết bị ký số USB Token để thực hiện thủ tục đăng nhập tài khoản. Đối với các đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.
Lưu ý: Hệ thống dịch vụ công quốc gia yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.
Bước 3: Sau khi quý bạn đọc tiến hành đăng ký và đăng nhập thành công thì quý bạn đọc ấn mục Dịch vụ công trực tuyến.
Bước 4:
Quý bạn đọc tiến hành tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm: Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động. Sau đó bạn Click vào mục Cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Tuy nhiên, cần lưu ý quý bạn đọc chỉ cần gõ cụm: Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc. Bởi khi gõ tìm kiếm tên đầy đủ thủ tục như hướng dẫn nêu trên mà có dấu phẩy nên hệ thống sẽ không tìm kiếm được và màn hình sẽ hiện kết quả không có thủ tục cần tìm kiếm.
Bước 5: Quý bạn đọc tiến hành click vào thủ tục Nộp trực tuyến để thực hiện khai báo thông tin cần thiết.
Bước 6: Quý bạn đọc lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công:
– Phòng Lao động và Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với các doanh nghiệp khác.
– Sở Lao động và Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp.
Bước 7: Quý bạn đọc Click vào nút Đăng ký, sau khi quý bạn đọc ấn nút ghi đăng ký, màn hình hệ thống hiển thị tự ghi nhận thông tin.
Bước 8: Sau khi quý bạn đọc hoàn thành Đăng ký, màn hình hiển thị Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công thì quý bạn bấm nút Thoát.
Lưu ý: Một số nơi cơ quan yêu cầu DN gửi trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua mail. Bạn có thể liên hệ Phòng Lao động hoặc Sở Lao động để hỏi vấn đề này.
2. Thời hạn lập báo cáo tình hình sử dụng lao động qua dịch vụ công:
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định khai trình việc sử dụng lao động, về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp thì khi doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp thì không phải khai trình việc sử dụng lao động do trong mẫu giấy đăng ký này đã bao gồm việc khai trình sử dụng lao động.
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động như sau:
– Lập, sử dụng, cập nhật, quản lý sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
– Công ty phải tiến hành khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Đồng thời theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định Báo cáo sử dụng lao động như sau:
Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
– Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp:
+ Định kỳ 06 tháng phải trước ngày 05 tháng 6;
+ Hằng năm phải trước ngày 05 tháng 12;
+ Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì phải tiến hành nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp lao động làm việc trong các khu kinh tế, khu công nghiệp, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Đồng thời, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
Trường hợp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
Do vậy, trong một năm doanh nghiệp phải tiến hành báo cáo tình hình thay đổi lao động 2 lần định kỳ: Định kỳ 06 tháng trước ngày 05 tháng 6 và hằng năm phải trước ngày 05 tháng 12;
3. Xử phạt vi phạm trong lập báo cáo tình hình sử dụng lao động:
Khi doanh nghiệp không tiến hành báo cáo tình hình sử dụng lao động theo thời hạn quy định hoặc báo cáo sai quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi vi phạm theo quy định tại Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm tuyển, quản lý lao động.
Đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng:
– Thông báo sau 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động hoặc không thông báo công khai kết quả tuyển lao động;
– Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) hoặc phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
– Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
– Thu tiền của người lao động tham gia tuyển lao động;
– Không lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật; không ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động khi
Như vậy, khi doanh nghiệp không tiến hành báo cáo tình hình sử dụng lao động theo thời hạn quy định hoặc báo cáo sai quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
