Hỏi về thủ tục cấp bản sao từ bản chính. Thế nào được coi là bản chính.
Hỏi về thủ tục cấp bản sao từ bản chính. Thế nào được coi là bản chính.
Tóm tắt câu hỏi:
Căn cứ quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, xin giải thích giúp tôi:
1. Những giấy tờ nào được coi là bản chính để được thực hiện chứng thực bản sao?
2. Những văn bản là hợp đồng như HĐ kinh tế, HĐ mua bán, cung ứng vật tư, HĐ tư vấn giám sát, HĐ xây dựng..; là biên bản như BB họp HĐQT, cổ đông, BB nghiệm thu, BB bàn giao; là báo cáo như BC thuế, BC tài chính (chưa được cơ quan thuế xác nhận hoặc chưa được tổ chức doanh nghiệp kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán) được thực hiện giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa có doanh nghiệp với nhau thì những văn bản này có được coi là bản chính để thực hiện chứng thực hay không? Nếu được thì có phù hợp với nội dung quy định tại Khoản 5, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hay không? Tại sao?
Luật sư tư vấn:
Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:
1. Cơ sở pháp lý:
2. Nội dung tư vấn:
Thứ nhất, những giấy tờ nào được coi là bản chính để được thực hiện chứng thực bản sao?
Căn cứ Khoản 5, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
''Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.''
Như vậy, có rất nhiều giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại. Ví dụ, bản chính như: Chứng minh thư nhân dân do Trưởng công an cấp tỉnh cấp cho công dân; Giấy khai sinh bản gốc do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp cho công dân, Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn bản gốc…
Các giấy tờ khác cũng được coi là bản chính như: Hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, Biên bản họp đại hội đồng cổ đông,…
Thứ hai, những văn bản là hợp đồng như HĐ kinh tế, HĐ mua bán, cung ứng vật tư, HĐ tư vấn giám sát, HĐ xây dựng..; là biên bản như BB họp HĐQT, cổ đông, BB nghiệm thu, BB bàn giao; là báo cáo như BC thuế, BC tài chính (chưa được cơ quan thuế xác nhận hoặc chưa được tổ chức doanh nghiệp kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán) được thực hiện giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa có doanh nghiệp với nhau thì những văn bản này có được coi là bản chính để thực hiện chứng thực hay không?
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
>>> Luật sư tư vấn pháp luật hành chính qua tổng đài: 1900.6568
– “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
– “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
– “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Thứ nhất, đối với văn bản là hợp đồng như HĐ kinh tế, HĐ mua bán, cung ứng vật tư, HĐ tư vấn giám sát, HĐ xây dựng…, nếu các bên trong hợp đồng có nhu cầu chứng thực chữ ký hay chứng thực nội dung trong hợp đồng thì các bên có thể gửi tới cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục này.
Thứ hai, đối với biên bản như BB họp HĐQT, cổ đông, BB nghiệm thu, BB bàn giao; báo cáo như BC thuế, BC tài chính (chưa được cơ quan thuế xác nhận hoặc chưa được tổ chức doanh nghiệp kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán) được thực hiện giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau: Đây là các văn bản mang tính chất nội bộ của công ty, là bản chính tuy nhiên cơ quan có thẩm quyền không căn cứ vào các bản chính này để cấp bản sao từ các bản chính đó.
Thủ tục cấp bản sao từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, dựa trên các bản chính do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp để cấp bản sao hoặc những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Thủ tục cấp bản sao từ bản chính không áp dụng đối với các trường hợp là hợp đồng, giao dịch hay báo cáo tài chính, biên bản họp đại hội đồng cổ đông,…
