Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

Trong cuộc sống thường ngày cũng như trong các hoạt động dân sự, kinh tế, thương mại khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự hay có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ nhằm mục đích để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương. Xuất phát từ thực tế đó, để giúp phòng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế thương mại mà các bên tham gia phải cần đến công chứng. Theo quy định pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. trong trường hợp nếu không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được xem là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giúp người đọc tìm hiểu quy định về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn trong hệ thống pháp luật Việt Nam.

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Quy định về hồ sơ yêu cầu công chứng:

Các văn bản công chứng trong những năm gần đây đã trở thành công cụ hiệu quả để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, phòng ngừa tranh chấp, tạo nên sự ổn định trong quan hệ dân sự, tài sản. Không những thế, còn tạo ra chứng cứ xác thực, kịp thời khiến không thể chối bỏ trừ trường hợp bị Tòa tuyên vô hiệu.

Việc công chứng, chứng thực đang dần trở nên phổ biến khi mà trong nhiều văn bản pháp luật hiện hành quy định rằng việc công chứng, chứng thực là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng hay các giao dịch khác. Điều đó đồng nghĩa với việc việc công chứng, chứng thực đòi hỏi phải được  quy chuẩn hóa một cách thống nhất. Chính vì vậy, Luật Công chứng 2014 đã quy định việc công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn theo quy định tại Điều 40, Luật Công chứng 2014.

Theo Điều 40, Khoản 1, Luật Công chứng 2014 thì hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

– Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

– Dự thảo hợp đồng, giao dịch.

– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.

– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó.

– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Lưu ý: Bản sao quy định tại Khoản 1, Điều 40,  Luật Công chứng 2014 là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực (Điều 40, Khoản 2, Luật Công chứng 2014).

2. Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn:

Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014 thì trình tự thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn được thực hiện như sau:

– Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng (Điều 40, Khoản 3, Luật Công chứng 2014).

– Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch (Điều 40, Khoản 4, Luật Công chứng 2014).

– Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng (Điều 40, Khoản 5, Luật Công chứng 2014).

– Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng (Điều 40, Khoản 6, Luật Công chứng 2014).

– Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (Điều 40, Khoản 7, Luật Công chứng 2014).

– Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40,  Luật Công chứng 2014 để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch (Điều 40, Khoản 8, Luật Công chứng 2014).

Cụ thể, trình tự thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn sẽ bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ:

Công chứng viên có thẩm quyền sẽ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

Bước 3:

– Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch.

– Công chứng viên giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

Bước 4:

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định

Trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng theo đúng quy đinh của pháp luật hiện hành.

Bước 5:

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch:

– Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.

– Còn đối với trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Bước 6:

– Các chủ thể là người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

– Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

– Các công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng nêu trên để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Cách thức thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn:

Các chủ thể có yêu cầu sẽ nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Thời hạn giải quyết đối với thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn:

Thời hạn công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành sẽ không quá 02 ngày làm việc. Còn đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Công chứng viên là người thực hiện toàn bộ trình tự thủ tục trên, đồng thời là người hướng dẫn, trợ giúp người có yêu cầu công chứng.

Thời gian thực hiện thủ tục công chứng nói trên khá đơn giản và nhanh gọn nếu người có yêu cầu công chứng chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ hợp lệ.

Mong rằng, với những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp cho bạn đọc có thêm những vốn kiến thức pháp lý cần thiết trong việc thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực một hợp đồng hay một giao dịch có sẵn.