Hóa đơn tự in là hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học. Đây là xu hướng hóa đơn hiện đại đang được áp dụng ở rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu về hóa đơn tự in. Vậy hóa đơn tự in là gì? Hóa đơn đặt in được sử dụng đến bao giờ và có cần đóng dấu không?
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn tự in là gì?
Hóa đơn tự in được hiểu là hình thức hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự in ra trên thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy bán hàng, cung ứng dịch vụ khác.
2. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in:
Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 11/VBHN-BTC về hóa đơn bán hàng thì đối tượng được tạo hóa đơn tự in gồm:
Nhóm 1: Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế
Nhóm này gồm các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp sau:
– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng.
Nhóm 2: Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng.
Đây là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 01 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
– Đã được cấp mã số thuế;
– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Là đơn vị kế toán theo quy định Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế giá trị gia tăng gửi cơ quan thuế.
Đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị sau đây và có lập báo cáo tài chính:
+ Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.
+ Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
+ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.
Như vậy, so với trước đối tượng được tạo hóa đơn tự in không có “cá nhân kinh doanh”.
Lưu ý: Doanh nghiệp được tự in hóa đơn trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.
*Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
– Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;
– Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc.
– Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế và không mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in dưới hình thức sau:
Doanh nghiệp vào trang thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế) và sử dụng phần mềm tự in hóa đơn của cơ quan thuế để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in đã lập của doanh nghiệp.
3. Nguyên tắc khi tự in hóa đơn:
Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 11/VBHN-BTC tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải tuân theo 02 nguyên tắc sau:
– Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 02 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
– Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Như vậy, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn tự in thì phải đáp ứng những điều kiện tự in hóa đơn nhất định và khi xuất hóa đơn thì phải tuân thủ theo 02 nguyên tắc trên. Nếu không đủ điều kiện tự in hóa đơn thì doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn đặt in.
4. Hóa đơn tự in, đặt in có cần đóng dấu không?
Với câu hỏi hóa đơn tự in có cần đóng dấu hay không thì câu trả lời sẽ là: Hóa đơn tự in cũng cần phải có đóng dấu của người mua và ký tên của người bán, ngoại trừ một số trường hợp không cần thiết theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, quy định một số trường hợp hóa đơn tự in không cần đóng dấu như sau:
– Trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được uỷ nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm. Lưu ý việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
– Tổ chức kinh doanh có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải dấu của người bán trong trường hợp: Hóa đơn điện; HĐ nước; HĐ dịch vụ viễn thông; HĐ dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định.
– Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.
– Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, đóng dấu của người bán.
– Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn về hóa đơn không nhất thiết phải có dấu của người bán.
– Một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Thông thường, các hóa đơn không đủ chỉ tiêu sẽ được xem như không hợp lệ và sẽ bị xuất toán khi kiểm tra thuế. Do đó, doanh nghiệp cần phải kiểm tra kỹ và hết sức lưu ý xem hóa đơn tự in đang dùng có cần đóng dấu hay không để tránh vi phạm.
Đối với hóa đơn đặt in
– Hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in tự quyết định mẫu hóa đơn đặt in.
– Tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hóa đơn.
– Trường hợp tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.
– Đối với hóa đơn do Cục Thuế đặt in, tên Cục Thuế được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
5. Phân biệt hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử:
5.1. Hóa đơn đặt in là gì?
Hiểu được hóa đơn đặt in là gì thì bạn mới có thể dễ dàng và nhanh chóng phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử.
Theo đó, hóa đơn đặt in được hiểu là hình thức hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp/bán cho các đơn vị kinh doanh hoặc sẽ do các đơn vị kinh doanh tự đặt in theo mẫu để sử dụng, phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Bộ Tài chính đã quy định các đối tượng được tạo hóa đơn đặt in như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.
5.2. Hóa đơn điện tử là gì?
Khi phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử chính là hóa đơn khác hẳn với hai loại hình hóa đơn còn lại.
Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành khác của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Hóa đơn điện tử được sử dụng, khởi lập, lập, xử lý trên trên hệ thống máy tính của tổ chức, đơn vị kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo đúng như quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Do đó, mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể sử dụng loại hình hóa đơn điện tử này, chỉ cần đáp ứng đúng quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của các cơ quan có thẩm quyền.
5.3. Điểm giống nhau và khác biệt lớn nhất giữa ba loại hóa đơn:
Sau khi đã hiểu bản chất của mỗi hình thức hóa đơn là gì, được áp dụng cho những đối tượng vào thì bạn đã có thể dễ dàng phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử, về sự giống và khác nhau của chúng.
– Đặc điểm giống nhau:
Thứ nhất, căn cứ theo quy định pháp luật thì nhìn chung cả 03 loại hình hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử đều phải đảm bảo các tiêu thức cơ bản về mặt nội dung theo Khoản 3, Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế.
Thứ hai, dù là loại hóa đơn nào thì đều có chung mục đích phục vụ cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của các đơn vị kinh doanh.
– Điểm khác nhau:
Khi phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử, điểm khác nhau nổi bật nhất có thể dễ dàng nhận thấy ở các loại hình hóa đơn này chính là phương thức tạo lập, sử dụng và thời hạn sử dụng.
Theo đó, nếu hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in được gọi chung là hóa đơn giấy, được tạo lập, lưu trữ trên văn bản dạng giấy thì hóa đơn điện tử lại khác hẳn, nó được tạo lập, sử dụng và lưu trữ hoàn toàn trên các phương tiện điện tử. Thông thường, các đơn vị kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
Điểm khác biệt thứ hai giữa các loại hình hóa đơn trên chính là thời hạn sử dụng hóa đơn. Theo như Thông tư 68/2019/TT-BTC được ban hành mới nhất bởi Bộ Tài chính thì từ ngày 01/11/2020 các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi sang loại hình hóa đơn điện tử là chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Như vậy, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp chỉ được sử dụng duy nhất một loại hình hóa đơn là: Hóa đơn điện tử.
*Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
– Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013, Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013, Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 và Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính để cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2014.
– Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại
– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
– Thông tư 11/VBHN-BTC ngày 09 tháng 5 năm 2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành
