Nhận cha mẹ con 2023: Hồ sơ, thẩm quyền, trình tự thủ tục?

1. Quy định về nguyên tắc chung khi đăng ký hộ tịch:

Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.

Theo quy định tại Điều 5 Luật hộ tịch năm 2014, đăng ký hộ tịch được thực hiện theo nguyên tắc sau đây:

– Tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân.

– Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.

– Đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định

Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.

– Mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

– Nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

– Bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch.

Trong đăng ký hộ tịch, pháp luật nghiêm cấm các hành vi sau đây:

– Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; làm hoặc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ của người khác để đăng ký hộ tịch;

– Đe dọa, cưỡng ép, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch;

– Can thiệp trái pháp luật vào hoạt động đăng ký hộ tịch;

– Cam đoan, làm chứng sai sự thật để đăng ký hộ tịch;

– Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

– Đưa hối lộ, mua chuộc, hứa hẹn lợi ích vật chất, tinh thần để được đăng ký hộ tịch;

– Lợi dụng việc đăng ký hộ tịch hoặc trốn tránh nghĩa vụ đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi, hưởng chính sách ưu đãi của Nhà nước hoặc trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào;

– Người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình;

– Truy cập trái phép, trộm cắp, phá hoại thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Lưu ý: 

– Giấy tờ hộ tịch được cấp cho trường hợp đăng ký hộ tịch vi phạm quy định đều không có giá trị và phải thu hồi, hủy bỏ.

– Cá nhân thực hiện hành vi vi phạm thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trường hợp cán bộ, công chức vi phạm quy định khi đăng ký hộ tịch, ngoài bị xử lý như trên còn bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật về cán bộ, công chức.

2. Quy định về thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con:

Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con được xác định như sau:

2.1. Về thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã:

Theo quy định tại Điều 7 Luật hộ tịch năm 2014 và Hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền thực hiện thủ tục nhận cha, mẹ, con trong các trường hợp sau:

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước

– Ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới thực hiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú tại địa bàn xã đó với công dân của nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam, tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới của Việt Nam nơi công dân Việt Nam thường trú.

2.2. Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện:

Theo quy định tại Điều 43 Luật hộ tịch năm 2014, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con trong các trường hợp:

– Giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài

– Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;

– Giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau;

– Giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài; giữa người nước ngoài với nhau mà một hoặc cả hai bên thường trú tại Việt Nam.

3. Trình tự thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con:

3.1. Thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con cho công dân trong nước:

Theo quy định tại Điều 25 Luật hộ tịch năm 2014, thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con cho công dân trong nước được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị nhận cha, mẹ, con theo quy định

Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con nộp tờ khai theo mẫu quy định và chứng cứ chứng minh quan hệ cha con hoặc mẹ con cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết yêu cầu

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người đăng ký nhận cha, mẹ, con ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 05 ngày làm việc.

3.2. Thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con tại khu vực biên giới:

Theo quy định tại Điều 19 Luật hộ tịch năm 2014, trường hợp nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam thường trú tại địa bàn xã đó với công dân của nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam, tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới của Việt Nam nơi công dân Việt Nam thường trú sẽ được thực hiện theo trình tự sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật

Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân và trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân xã; hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con gồm các giấy tờ sau đây:

– Tờ khai nhận cha, mẹ, con theo mẫu quy định;

– Giấy tờ, tài liệu chứng minh quan hệ cha – con hoặc quan hệ mẹ – con;

– Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân, chứng minh nơi thường trú ở khu vực biên giới của công dân nước láng giềng.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết yêu cầu theo quy định

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định. Trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 12 ngày làm việc.

Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, cùng người có yêu cầu ký, ghi rõ họ tên vào Sổ hộ tịch; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký cấp cho mỗi bên 01 bản chính trích lục hộ tịch.

3.3.Thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài:

Theo quy định tại Điều 44 Luật hộ tịch năm 2014, với trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật

Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quan hệ cha con hoặc mẹ con cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc giữa người nước ngoài với nhau thì người nước ngoài phải nộp thêm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu để chứng minh về nhân thân.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết yêu cầu theo quy định

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định, công chức làm công tác hộ tịch xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp huyện trong thời gian 07 ngày liên tục, đồng thời gửi văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con niêm yết trong thời gian 07 ngày liên tục tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã.

Phòng Tư pháp báo cáo và đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc đăng ký nhận cha, mẹ, con, nếu thấy đủ điều kiện thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết.

Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt; công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng các bên ký vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trích lục cho các bên.

Theo Hướng dẫn bởi Điều 14, 15, và 16 Thông tư 04/2020/TT-BTP, việc đăng ký nhận cha, mẹ, con, bổ sung hộ tịch trong một số trường hợp đặc biệt được thực hiện như sau:

Thứ nhất, trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Nếu có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ. Nếu không có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp; người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.

Thứ hai, trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh nhưng không có thông tin về người cha, nay vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục nhận cha, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con.

Thứ ba, trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, con.

Thứ tư, trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng vợ hoặc chồng không thừa nhận là con chung hoặc người khác muốn nhận con thì do Tòa án nhân dân xác định theo quy định pháp luật.

Trường hợp Tòa án nhân dân từ chối giải quyết thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha hoặc đăng ký nhận cha, con, hồ sơ phải có văn bản từ chối giải quyết của Tòa án và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con theo quy định