Hồ sơ thuế điện tử là gì? Quy định về hồ sơ thuế điện tử?

1. Hồ sơ thuế điện tử là gì?

Khoản 1 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử, Điều này quy định Chứng từ điện tử gồm:

– Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế; hồ sơ khai thuế; xác nhận về việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát các thông tin nộp thuế; các thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không có tính tiền chậm nộp; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp và tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ và những hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử đã được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

– Chứng từ nộp NSNN điện tử: chứng từ nộp NSNN theo các quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ về các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước (sau đây được gọi là Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) dưới dạng điện tử, trong trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc các tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN chính là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc các tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ những thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN.

– Những thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.

– Các chứng từ điện tử theo quy định trên phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC. Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có những tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang ở dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, theo Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong các hoạt động tài chính (sau đây gọi là Nghị định số 165/2018/NĐ-CP).    

Như vậy, theo quy định trên thì hồ sơ thuế điện từ là một trong những chứng từ điện tử, hồ sơ thuế điện tử bao gồm:

– Hồ sơ đăng ký thuế;

– Hồ sơ khai thuế;

– Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế;

– Tra soát thông tin nộp thuế;

– Thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;

– Hồ sơ hoàn thuế;

– Hồ sơ miễn giảm thuế;

– Miễn tiền chậm nộp;

– Không tính tiền chậm nộp;

– Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ;

– Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt;

– Gia hạn nộp thuế;

– Nộp dần tiền thuế nợ;

– Các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử đã được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

2. Quy định về hồ sơ thuế điện tử?

2.1. Thời gian nộp hồ sơ thuế điện tử:

Người nộp thuế được thực hiện những giao dịch thuế điện tử 24 giờ trong ngày (kể từ 00:00:00 giờ cho đến 23:59:59 giờ) và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả những ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết. Thời gian người nộp thuế nộp hồ sơ sẽ được xác định là trong ngày nếu hồ sơ được ký gửi thành công trong khoảng thời gian từ 00:00:00 giờ cho đến 23:59:59 giờ của ngày.

2.2. Thời điểm xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử:

Thời điểm xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử được xác định như sau:

– Đối với hồ sơ đăng ký thuế điện tử: chính là ngày hệ thống của cơ quan thuế nhận được hồ sơ và được ghi ở trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử của cơ quan thuế gửi cho chính người nộp thuế (theo mẫu số 01-1/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư 19/2021/TT-BTC).

– Đối với hồ sơ khai thuế (trừ những hồ sơ khai thuế thuộc trường hợp cơ quan quản lý thuế tính thuế, thông báo nộp thuế theo các quy định tại Điều 13 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP): chính là ngày hệ thống của cơ quan thuế nhận được hồ sơ và được ghi ở trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử của cơ quan thuế gửi cho chính người nộp thuế (theo mẫu số 01-1/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư 19/2021/TT-BTC) nếu như hồ sơ khai thuế đã được cơ quan thuế chấp nhận tại Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử của cơ quan thuế gửi cho chính người nộp thuế (theo mẫu số 01-2/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư 19/2021/TT-BTC). Riêng đối với hồ sơ khai thuế mà có bao gồm tài liệu kèm theo được nộp trực tiếp hoặc được gửi qua đường bưu chính thì thời điểm xác nhận nộp hồ sơ khai thuế sẽ được tính theo ngày người nộp thuế hoàn thành việc nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

– Đối với những hồ sơ không thuộc quy định vừa nêu trên: chính là ngày hệ thống của cơ quan thuế nhận được hồ sơ và được ghi ở trên Thông báo chấp nhận hồ sơ điện tử của cơ quan thuế gửi cho chính người nộp thuế (theo mẫu số 01-2/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư 19/2021/TT-BTC).

– Thời điểm xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử nêu trên là căn cứ để cơ quan thuế xác định về thời gian nộp hồ sơ thuế; tính thời gian chậm nộp hồ sơ thuế hoặc là tính thời gian để giải quyết hồ sơ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, những văn bản hướng dẫn thi hành và các quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC.

3. Cách giải quyết khi nộp hồ sơ thuế điện tử gặp sự cố:

– Trường hợp giao dịch điện tử không thực hiện được (nộp hồ sơ thuế điện tử gặp sự cố) do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của người nộp thuế thì người nộp thuế phải tự thực hiện khắc phục sự cố. Trong trường hợp đến hạn nộp hồ sơ thuế mà hệ thống hạ tầng kỹ thuật của người nộp thuế chưa có khắc phục được sự cố thì người nộp thuế thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức là nộp hồ sơ thuế bản giấy trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc là gửi qua đường bưu chính.

– Trường hợp giao dịch điện tử không thực hiện được (nộp hồ sơ thuế điện tử gặp sự cố) do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của ngân hàng, của tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải có trách nhiệm thông báo cho người nộp thuế được biết và phải phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời và có những biện pháp khắc phục nhanh nhất sự cố; người nộp thuế hoàn toàn được quyền thực hiện nộp qua ngân hàng/tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán khác hoặc là bằng phương thức nộp thuế trực tiếp tại ngân hàng/KBNN theo các quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP và những văn bản hướng dẫn thi hành.

– Trường hợp do lỗi hạ tầng kỹ thuật của ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán dẫn đến việc sai lệch thông tin chứng từ nộp NSNN của người nộp thuế (các thông tin ngày nộp thuế, số tiền thuế, mã số thuế của người nộp thuế, tài khoản để nộp thuế, tài khoản của KBNN, cơ quan quản lý thu, thông tin do ngân hàng ghi ở tại phần dành cho ngân hàng) hoặc ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán chuyển tiền vào NSNN mà không đúng thời hạn quy định của pháp luật về quản lý thuế có làm ảnh hưởng đến các quyền lợi của người nộp thuế thì thực hiện theo các quy định tại Điều 27 của Luật Quản lý thuế, Điều 30 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.

– Trường hợp giao dịch điện tử không thực hiện được do lỗi của cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ thuế thì:

+ Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo kịp thời thời điểm về sự cố của hệ thống, thời điểm hệ thống tiếp tục hoạt động ở trên Trang thông tin điện tử (www.gdt.gov.vn) và Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

+ Người nộp thuế nộp hồ sơ thuế, chứng từ nộp NSNN điện tử trong ngày tiếp theo liền kề của ngày cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp tục hoạt động, trừ các trường hợp người nộp thuế có yêu cầu và đã thực hiện việc nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại cơ quan thuế, nộp thuế qua những kênh giao dịch điện tử khác theo các quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 19/2021/TT-BTC hoặc bằng phương thức nộp thuế trực tiếp tại ngân hàng/KBNN theo các quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP và những văn bản hướng dẫn thi hành. Hồ sơ thuế, chứng từ nộp NSNN điện tử nộp trong thời gian này là đúng hạn.

+ Trường hợp cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bị lỗi sau giờ hành chính của ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ thuế, nộp thuế nếu như người nộp thuế có yêu cầu nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp ở tại cơ quan thuế, nộp thuế qua những kênh giao dịch điện tử khác theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Thông tư 19/2021/TT-BTC hoặc bằng phương thức nộp thuế trực tiếp tại ngân hàng/KBNN theo các quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP và những văn bản hướng dẫn thi hành thì cơ quan thuế, KBNN, ngân hàng thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết cho người nộp thuế theo quy định pháp luật. Hồ sơ thuế, chứng từ nộp NSNN bằng giấy nộp nêu trên sẽ nộp vào ngày làm việc tiếp theo liền kề ngày cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bị lỗi là đúng hạn.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 19/2021/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế