Hồ sơ chuyển trường tiểu học, THCS, THPT gồm những gì?

1. Hồ sơ và trình tự thủ tục chuyển trường tiểu học:

Căn cứ theo Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT ngày 04/9/2020 (có hiệu lực thi hành từ ngày 20/10/2020) thì hồ sơ và trình tự thủ tục chuyển trường tiểu học được quy định cụ thể như sau:

1.1. Hồ sơ chuyển trường tiểu học:

Trường có học sinh chuyển đi có trách nhiệm hướng dẫn việc hoàn thiện và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ. Trường nhận học sinh chuyển đến có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ.

Hồ sơ chuyển trường của học sinh bao gồm: 

– Đơn xin chuyển trường của bậc cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ của học sinh theo mẫu (tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 28/2020);

– Học bạ của học sinh;

– Các thông tin về tài liệu học tập (tại trường học sinh đang học), tiến độ thực hiện chương trình (tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 28/2020), bảng tổng hợp kết quả đánh giá rèn luyện và kết quả học tập của học sinh theo quy định;

– Kế hoạch giáo dục cá nhân đối với trường hợp có học sinh khuyết tật.

1.2. Trình tự thủ tục chuyển trường tiểu học trong nước:

– Cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ học sinh cần phải nộp đơn xin chuyển trường cho nhà trường nơi học sinh chuyển đến bằng các hình thức như nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công (nếu có). Kể từ ngày tiếp nhận đơn, trong khoảng thời gian không quá 03 ngày làm việc thì hiệu trưởng trường nơi chuyển đến sẽ đồng ý hoặc không đồng ý tiếp nhận học sinh. Nếu đồng ý sẽ có ý kiến về việc tiếp nhận học sinh vào đơn, nếu không đồng ý thì phải ghi rõ lý do vào đơn và trả lại đơn cho cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ học sinh theo đúng hình thức đã tiếp nhận đơn. 

– Khi có ý kiến đồng ý tiếp nhận học sinh của nơi chuyển đến, cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ học sinh gửi đơn xin chuyển trường cho nhà trường nơi chuyển đi. Kể từ ngày tiếp nhận đơn trong thời gian không quá 03 ngày làm việc, hiệu trưởng trường nơi chuyển đi có trách nhiệm trả lại hồ sơ cho học sinh theo quy định tại khoản 1 Điều này. 

– Cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ học sinh phải nộp toàn bộ hồ sơ học sinh cho nhà trường nơi chuyển đến tại Mục 1. Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ học sinh, trong thời gian không quá 03 ngày làm việc, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến sẽ tổ chức việc trao đổi, khảo sát, cũng như tư vấn và tiếp nhận xếp học sinh vào lớp.

1.3. Thủ tục chuyển trường tiểu học từ nước ngoài về nước:

– Cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ học sinh nộp đơn đề nghị (tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 28/2020) cho nhà trường nơi chuyển đến bằng các hình thức như nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công (nếu có). 

– Kể từ ngày tiếp nhận đơn, trong thời gian không quá 03 ngày làm việc, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến sẽ đồng ý hoặc không đồng ý. Nếu đồng ý sẽ có ý kiến về việc tiếp nhận học sinh vào đơn, nếu không đồng ý thì phải ghi rõ lý do vào đơn và trả lại đơn cho cha mẹ học hoặc người giám hộ học sinh theo đúng hình thức đã tiếp nhận đơn. 

– Trong trường hợp đồng ý tiếp nhận học sinh, kể từ ngày tiếp nhận đơn trong thời gian không quá 07 ngày làm việc, hiệu trưởng trường tiểu học tổ chức việc khảo sát trình độ của học sinh, xếp học sinh vào lớp phù hợp với năng lực học của học sinh, cũng như tiếp nhận và quản lý hồ sơ học sinh theo quy định.

2. Hồ sơ và trình tự thủ tục chuyển trường THCS:

Căn cứ theo quyết định 51/2002/QĐ-BGDĐT và Nghị quyết 66/NĐ-CP thì hồ sơ và trình tự thủ tục chuyển trường THCS được quy định cụ thể như sau:

2.1. Hồ sơ chuyển trường THCS:

– Đơn xin chuyển trường phải có dấu xác nhận của Hiệu trưởng trường nơi học sinh chuyển đến; 

– Học bạ THCS hợp lệ; 

– Giấy khai sinh của học sinh; 

– Sổ hộ khẩu của học sinh; 

– Đối với trường hợp học sinh chuyển đi có giấy giới thiệu của trường THCS. Đối với trường hợp học sinh chuyển đến có giấy giới thiệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo nơi chuyển đi.

2.2. Trình tự thủ tục chuyển trường THCS:

– Chuyển trường THCS trong cùng tỉnh, cấp huyện: 

+ Học sinh có nhu cầu chuyển trường cần phải làm đơn gửi đến Ban giám hiệu nhà trường nơi mà học sinh xin chuyển đến;

+ Hiệu trưởng nhà trường nơi học sinh chuyển đến tiếp nhận hồ sơ và xem xét giải quyết dựa theo quy định của Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo;

+ Học sinh chuyển trường cần phải nộp toàn bộ hồ sơ của mình đến trường mới tiếp nhận.

– Chuyển trường THCS đến từ tỉnh, cấp huyện khác: 

+ Học sinh có nhu cầu chuyển trường cần phải làm đơn gửi đén Phòng Giáo dục và đào tạo nơi mà học sinh xin chuyển đến;

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo nơi học sinh xin chuyển đến trao đổi với trường mà học sinh đang có nguyện vọng muốn chuyển đến;

+ Trường học mà học sinh xin chuyển đến cần phải làm văn bản chấp thuận;

+ Học sinh hoàn thiện hồ sơ gửi đến cho phòng Giáo dục và Đào tạo nơi mà học sinh chuyển đến;

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo nơi đến tiếp nhận hồ sơ và giới thiệu về trường theo nơi cư trú, kèm theo đó hồ sơ của học sinh đã được kiểm tra.

3. Hồ sơ và trình tự thủ tục chuyển trường THPT:

3.1. Hồ sơ chuyển trường THPT:

a, Đối với học sinh trong nước:

– Đơn xin chuyển trường do cha mẹ học sinh hoặc do người giám hộ của học sinh ký và có ý kiến tiếp nhận của trường chuyển đến. 

– Hồ sơ học tập của học sinh chuyển trường bao gồm: 

+ Học bạ (bản chính) của học sinh;

+ Bản sao giấy khai sinh của học sinh; 

+ Bằng tốt nghiệp THCS của học sinh;

+ Giấy giới thiệu chuyển trường do trường học cũ của học sinh đó cấp. Nếu học sinh tỉnh ngoài chuyển đến thì phải có: Giấy giới thiệu chuyển trường; giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp, học sinh chuyển trường vào hệ A của trường công lập cần phải xuất trình hộ khẩu thường trú hoặc những loại giấy tờ khác có giá trị tương đương và kèm theo đó là một bản photocopy;

+ Các loại giấy tờ hợp lệ để học sinh có nhu cầu chuyển trường được hưởng chế độ ưu tiên, khuyến khích trong quá trình học tập thi tuyển sinh và thi tốt nghiệp (nếu có);

+ Học sinh xin học lại cần phải có giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường về việc học sinh đó chấp hành chính sách và pháp luật tại địa phương trong thời gian nghỉ học. 

b, Đối với học sinh Việt Nam ở nước ngoài về nước: 

– Văn bằng: 

+ Văn bằng hoặc chứng chỉ tốt nghiệp THCS có giá trị tương đương với bằng tốt nghiệp THCS của Việt Nam. 

+ Học sinh đã học tập ở Việt Nam, sau thời gian học sinh học tập ở nước ngoài, khi về nước cần phải có bằng tốt nghiệp bậc đã học tập ở Việt Nam. 

– Đơn xin học do cha mẹ học sinh hoặc do người giám hộ của học sinh ký và học bạ (bản chính và bản đã được dịch sang tiếng Việt). 

– Giấy chứng nhận tốt nghiệp lớp dưới hoặc bậc học cấp dưới của học sinh tại nước ngoài (bản chính và bản đã được dịch sang tiếng Việt). 

– Bằng tốt nghiệp bậc học cấp dưới ở Việt Nam trước khi học sinh đó đi nước ngoài (nếu có). 

– Bản sao giấy khai sinh và hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn của cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ của học sinh. 

c, Đối với học sinh người nước ngoài 

– Văn bằng: phải có văn bằng hoặc có giấy chứng nhận tốt nghiệp có giá trị tương đương với bằng tốt nghiệp của Việt Nam được quy định tại Luật Giáo dục Việt Nam đối với từng bậc học, cấp học. 

– Giấy chứng nhận sức khỏe: Học sinh cần phải được kiểm tra sức khỏe trước khi nhập học tại trường mới theo quy định của Bộ Y tế Việt Nam. 

– Về độ tuổi: Học sinh được gia hạn có thêm 1 tuổi so với quy định của cấp học. 

– Hồ sơ chuyển trường của học sinh gồm có: 

+ Đơn xin học do cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ của học sinh ký; 

+ Bản tóm tắt lý lịch của học sinh, bản sao và bản đã được dịch sang tiếng Việt các loại giấy tờ chứng nhận cần thiết (có công chứng hoặc có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của quốc gia gửi đào tạo); 

+ Học bạ của học sinh; 

+ Giấy chứng nhận sức khỏe (cơ quan y tế có thẩm quyền của quốc gia gửi đào tạo cấp cho học sinh trước khi đến Việt Nam), kích thước ảnh 4×6 cm.

3.2. Trình tự thủ tục chuyển trường THPT:

– Phụ huynh học sinh làm đơn xin chuyển trường (theo mẫu 2) và ghi đầy đủ các thông tin có liên quan; 

– Nộp đơn xin chuyển trường đến cho văn phòng trường nơi chuyển đến, sau đó văn phòng trường đó sẽ trình lên cho Ban giám hiệu nhà trường để xem xét hồ sơ. Nếu như Ban giám hiệu trường nơi chuyển đến đồng ý tiếp nhận hồ sơ của học sinh thì Ban giám hiệu nhà trường sẽ phải ký vào đơn đồng ý tiếp nhận học sinh; 

– Sau đó phụ huynh học sinh mang đơn chuyển trường có ý kiến tiếp nhận của Ban giám hiệu nhà trường về lại trường chuyển đi để rút hồ sơ và làm các thủ tục chuyển hồ sơ của học sinh qua Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh mà học sinh đang học; 

– Trường hợp Sở Giáo dục và Đào tạo đồng ý cho học sinh chuyển trường thì phụ huynh học sinh mang tất cả hồ sơ nộp cho Sở Giáo dục và Đào tạo chuyển đến; 

– Sau khi hồ sơ qua Sở Giáo dục đã được hoàn tất thì phụ huynh học sinh mang tất cả hồ sơ nộp đến cho văn phòng trường mà học sinh sẽ chuyển đến để làm thủ tục nhập học cho học sinh; 

– Sau đó văn phòng trường chuyển đến sẽ tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ có đầy đủ theo yêu cầu, thì sẽ nhận học sinh đó vào học.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Quyết định 51/2002/QĐ-BGDĐT quy định về việc chuyển trường và tiếp nhận học sinh;

– Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT về Điều lệ trường tiểu học;

– Nghị quyết 66/NQ-CP năm 2010 về đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo do Chính phủ ban hành.