Một số quy định về chứng từ kế toán? Hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu giữ trong bao lâu?
Ngày nay, các loại hoá đơn, chứng từ, sổ sách là căn cứ quan trọng để quyết toán khi có quyết định của cơ quan quản lý thuế cũng như các cơ quan ban ngành khác. Trên thực tế, chứng từ, sổ sách kế toán được sử dụng rất phổ biến đối với hoạt động của doanh nghiệp và mang đến những lợi ích quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp đó. Pháp luật nước ta cũng đã ban hành các văn bản pháp luật quy định về chứng từ, sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giúp người đọc tìm hiểu về hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán và hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu giữ trong bao lâu theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Luật sư
1. Một số quy định về chứng từ kế toán:
1.1. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán được hiểu như sau:
Theo quy định của pháp luật, chứng từ kế toán được định nghĩa là những loại giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi lên sổ kế toán.
Hay ta có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.
Có một số loại chứng từ kế toán khá thông dụng có thể kể đến ở gia đoạn hiện nay đó là:
– Bảng chấm công.
– Phiếu nhập, xuất kho.
– Phiếu thu, phiếu chi.
– Biên lai thu tiền.
– Giấy đề nghị thanh toán.
– Biên bản giao nhận tài sản cố định.
– Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.
– Hóa đơn giá trị gia tăng.
– Hóa đơn bán hàng.
– Một số loại chứng từ kế toán khác.
1.2. Phân loại chứng từ kế toán:
Có nhiều căn cư để thực hiện việc phân loại chứng từ, kế toán. Ta có thể phân loại chứng từ kế toán dựa trên những căn cứ sau:
– Thứ nhất: Căn cứ theo công dụng của chứng từ kế toán:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Đây là một loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.
+ Chứng từ chấp hành: Đây là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành.
+ Chứng từ thủ tục: Đây là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu.
+ Chứng từ liên hợp: Đây là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc cả ba loại chứng từ nói trên.
– Thứ hai: Căn cứ theo trình tự lập chứng từ, ta có hai loại chứng từ sau:
+ Chứng từ ban đầu (hay còn gọi là chứng từ gốc): Đây là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành.
+ Chứng từ tổng hợp: Đây là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ.
– Thứ ba: Căn cứ theo phương thức lập chứng từ, ta có các loại chứng từ kế toán sau:
+ Chứng từ một lần: Đây là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ nhiều lần: Đây là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.
– Thứ tư: Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ thì ta sẽ có các loại chứng từ kế toán sau:
Theo cách phân loại này, đối với mỗi nội dung nghiệp vụ phát sinh thì sẽ ứng với một loại chứng từ liên quan, cụ thể:
+ Chỉ tiêu lao động và tiền lương
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho
+ Chỉ tiêu bán hàng
+ Chỉ tiêu tiền tệ
+ Chỉ tiêu tài sản cố định.
– Thứ năm: Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ, ta có cá loại chứng từ kế toán sau đây:
+ Chứng từ bình thường: Đây là một loại chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử
+ Chứng từ điện tử: Đây là loại chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin ví dụ như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…
1.3. Nội dung chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau đây:
– Thông tin về tên và số hiệu của chứng từ kế toán đó.
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
– Thông tin về tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
2. Hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu giữ trong bao lâu?
Tài liệu kế toán của doanh nghiệp phải được bảo quản đầy đủ và an toàn trong quá trình sử dụng lưu trữ, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Theo quy định tại Điều 41
“Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập
b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.”
Như vậy, tùy thuộc vào giấy tờ, tài liệu là gì thì sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau, bạn nên chọn lọc giấy tờ để lưu lại sao cho phù hợp, phòng tránh kiểm tra không xuất trình được sẽ bị xử phạt hành chính.
Đối với tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm các loại sau:
– Thứ nhất: Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
– Thứ hai: Các loại tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Thứ ba: Trong trường hợp tài liệu kế toán quy định nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Đối với tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm các loại sau:
– Thứ nhất: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Thứ hai: Các loại tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
– Thứ ba: Các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
– Thứ tư: Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
– Thứ năm: Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
– Thứ sáu: Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.
Cần lưu ý đối với trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Đối với tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các loại sau đây:
– Thứ nhất: Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.
+ Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn.
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia.
+ Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Cần lưu ý rằng việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
– Thứ hai: Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Cần lưu ý rằng đối với việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Chứng từ kế toán là một phương tiện có ý nghĩa to lớn nhằm để chứng minh và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, nó còn là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán. Việc lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong đời sống ngày nay. Tài liệu kế toán được lưu trữ phải là bản chính để đảm bảo cho việc kiểm tra, rà soát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi cần thiết. Tùy vào từng loại chứng từ kế toán và giá trị của chúng mà thời hạn lưu trữ cũng được quy định khác nhau để phòng trong trường hợp khi các cơ quan thuế hoặc các phòng ban khác, cơ quan có thẩm quyền cần đối chiếu hoặc soát xét, thanh tra thì có thể thực hiện một cách nhanh chóng hơn.
